Belegnachweise

Ausfuhren und Lieferungen zwischen Unternehmen

Allgemeine Voraussetzungen für die Steuerfreiheit

Bitte beachten Sie, dass Großbritannien seit dem BREXIT als Drittland behandelt wird. Es müssen für diese Waren die Ausfuhrförmlichkeiten eines Drittlandes beachtet werden. Der Exporteur erstellt eine Nettorechnung.
Ein deutscher Unternehmer, der Waren von der Bundesrepublik Deutschland an einen Unternehmer in einem anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union liefert, ist regelmäßig von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Im Einzelnen müssen hierzu folgende Voraussetzungen vorliegen:
  • die gelieferte Ware ist physisch in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt
  • der Abnehmer ist ein Unternehmer (diese Voraussetzung wird durch die Verwendung einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) eines anderen Mitgliedstaates dokumentiert)
  • der Abnehmer hat den Gegenstand für sein Unternehmen erworben
  • der Erwerb des Gegenstandes der Lieferung unterliegt beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung, d. h. der Abnehmer ist verpflichtet, in einem anderen EU-Staat die Erwerbsbesteuerung durchzuführen.
Die gesetzliche Grundlage für die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht findet sich in §§ 4 Nr. 1b und 6a UStG.
Hinweis: Kann nur eine der oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt werden, darf die Rechnung nicht netto ausgestellt werden. Verfügt der Abnehmer z. B. nicht über eine gültige USt-IdNr., so muss mit deutscher Umsatzsteuer umgerechnet werden.

Rechnungsstellung bei Steuerbefreiung

Unternehmen, deren Warenlieferungen aufgrund der vorstehend genannten Voraussetzungen umsatzsteuerbefreit sind, müssen auf ihren Rechnungen über die steuerfreien Umsätze neben den allgemein üblichen Angaben zusätzlich folgende Punkte vermerken:
  • Hinweis auf Steuerbefreiung der Lieferung (es genügt die umgangssprachliche Umschreibung), z. B. "steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung"
  • eigene USt-IdNr.
  • USt-IdNr. des Abnehmers: Die vom Lieferanten und vom Abnehmer verwendeten USt-IdNrn. müssen für den Regelfall von jeweils unterschiedlichen Mitgliedstaaten erteilt worden sein.

Erteilung einer USt-IdNr.

Die Erteilung einer USt-IdNr. erfolgt grundsätzlich auf Antrag durch das Bundeszentralamt für Steuern unter folgender Anschrift
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
Ahornweg 1-3
66740 Saarlouis
Referat St I 3
Tel.: +49-(0)6831-456-444
Fax: +49-(0)6831-456-120, -146, -147
Bei der steuerlichen Neuaufnahme kann der Unternehmer die Erteilung einer Ust-IdNr. auch beim zuständigen Finanzamt beantragen. Dieser Antrag wird dann zusammen mit den erforderlichen Angaben über die umsatzsteuerliche Erfassung an das Bundeszentralamt für Steuern weitergeleitet. Der Antrag kann auch digital gestellt werden.

Nachweispflichten

a) Belegmäßiger Nachweis

Der Lieferant ist grundsätzlich verpflichtet, durch Belege nachzuweisen, dass die gelieferte Ware tatsächlich in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist. Hierbei unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwischen Warenbewegungen im Wege der Beförderung und Warenbewegungen im Wege der Versendung.

(1) Beförderung

Eine Beförderung liegt vor, wenn die Ware vom Lieferanten oder vom Abnehmer selbst in den anderen EU-Mitgliedstaat verbracht wird, z. B. durch eigene Werk-Lkws von Lieferer oder Abnehmer. In diesem Fall sind in der Regel folgende Belege erforderlich:
Bei der Gelangensbestätigung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 64 KB) handelt es sich um einen oder einen zusammengesetzten Beleg, der folgende Angaben enthält:
  • Name und Anschrift des Abnehmers (d. h. in der Regel Vertragspartners),
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstands; ist der Liefergegenstand ein Fahrzeug auch die Fahrzeug-Identifikationsnummer,
  • Ort und Monat (nicht Tag genau erforderlich) des Erhalts des Gegenstands im Gemeinschaftsgebiet bzw., wenn die Ware vom Abnehmer selbst verbracht wird, des Endes der Beförderung im Gemeinschaftsgebiet. Der Ort muss nach Land und Gemeinde genau angegeben werden.
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten, wie z. B. ein zuständiger Mitarbeiter oder bei Ablieferung in einem Lager auch der Lagerhalter.

(2) Versendung

Eine Versendung liegt vor, wenn die Ware durch einen vom Lieferanten oder vom Kunden beauftragten selbstständigen Dritten (z. B. Spediteur, Kurierdienst bzw. Post oder Bahn) in den anderen Mitgliedstaat verbracht wird. In diesen Konstellationen sind in der Regel folgende Belege erforderlich:
Alternative Versendungsbelege zur Gelangensbestätigung können sein:
  • von Auftraggeber des Frachtführers und Empfänger unterschriebene handelsrechtliche Frachtbriefe
  • Spediteursbescheinigungen
  • elektronische oder schriftliche Auftragserteilung an einen Kurierdients und Sendungsprotokoll
  • Posteinlieferungsschein und Zahlungsnachweis.

b) Buchmäßiger Nachweis

Der Lieferer muss weiterhin buchmäßig die Voraussetzungen der Steuerbefreiung einschließlich USt-IdNr. des Abnehmers nachweisen. Hierzu hat er Folgendes aufzeichnen:
  • ausländische UStIdNr. des Abnehmers
  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Name und Anschrift des Beauftragten des Abnehmers bei einer Lieferung, die im Einzelhandel oder in einer für den Einzelhandel gebräuchlichen Art und Weise erfolgt
  • Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers
  • handelsübliche Bezeichnung und Menge des Liefergegenstandes inklusive Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen.
  • Tag der Lieferung
  • vereinbartes Entgelt oder bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung
  • Art und Umfang einer Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung
  • Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet
  • Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet.

Sonstige Erklärungs- und Meldepflichten

a) Der Lieferant muss die Bemessungsgrundlagen seiner steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung jeweils in der Umsatzsteuervoranmeldung und in der Umsatzsteuererklärung gesondert anführen.
b) Zusammenfassende Meldung
Für jeden Kunden separat muss er zudem die Bemessungsgrundlagen nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck in der zusammenfassenden Meldung angeben. Innergemeinschaftliche Lieferungen sind grundsätzlich monatlich bis 25. Tag des Folgemonats der Lieferung zu melden. Eine quartalsweise Abgabe der zusammenfassenden Meldung bis zum 25. Tag nach Ablauf des Quartals ist möglich, soweit die Bagatellgrenze von 50.000 Euro nicht überschritten wird. Dies ist der Fall, wenn die Summe der innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reihengeschäfte weder für das laufende Kalendervierteljahr noch für eines der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre 50.000 Euro beträgt. Natürlich ist unter diesem Betrag auch eine freiwillige monatliche Meldung möglich.
Vorsicht: Bitte melden Sie die Umsätze rechtzeitig beim Bundeszentralamt für Steuern. Die verspätete Meldung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die das Bundeszentralamt in jüngster Zeit verstärkt verfolgt. Zudem ist die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung Voraussetzung für die Steuerbefreiung.
c) Zusätzlich muss der Unternehmer seine innergemeinschaftlichen Lieferungen monatlich im Rahmen der Intrastat-Meldungen dem statistischen Bundesamt in Wiesbaden mitteilen, sofern der Wert der Lieferungen im Vorjahr 500.000 Euro und der Erwerbe im Vorjahr 800.000 Euro überschritten hat. Die Auskunftspflicht tritt auch bei Überschreiten dieser Schwelle im laufenden Kalenderjahr ein. Die Intrstat-Meldung muss dann ab dem Monat, der auf die Überschreitung der Schwelle folgt, abgegeben werden.

Zweifel an der USt-IdNr.

Nach dem geltenden Umsatzsteuerrecht ist der Unternehmer verpflichtet, die Angaben des Abnehmers mit der "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" zu prüfen. Aufgrund der insoweit strikten Handhabung der Finanzverwaltung muss der Unternehmer, um sich so weit als möglich vor Haftungsrisiken zu sichern, die Angaben des Erwerbers überprüfen. Hierzu wendet er sich an das Bundeszentralamt für Steuern. Dieses bestätigt auf Anfrage die Gültigkeit einer USt-IdNr. sowie den Namen und die Anschrift der Person, der die USt-IdNr. von einem anderen Mitgliedstaat erteilt wurde. Das Bestätigungsverfahren kann per Internet eingeleitet werden. Bitte beachten Sie dabei, dass Vertrauensschutz nur über die qualifizierte Bestätigungsabfrage erhalten können. Das System leitet sie dorthin selbsterklärend.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der einzelnen Mitgliedstaaten

Quelle: Bundeszentralamt für Steuern
EU-Mitglied-
staat
Bezeichnung der USt-IdNr. in der Landessprache
Abkürzung
Aufbau der USt-IdNr.
Länder-code
weitere Stellen
Belgien
Numéro T.V.A.
BTW-Nummer
N° TVA
BTW-Nr.
BE
bis 31.3.2005: 9
ab 1.4.2005: 10
Bulgarien
Dank dobaweha stoinost
DDS
BG
9 oder 10, nur Ziffern
Dänemark
Varemodtagers moms-nr
SE-nr
DK
8, nur Ziffern
Deutschland
Umsatzsteuer-
Identifikationsnummer
Ust-IdNr.
DE
9, nur Ziffern
Estland
Käibemaksukohustuslase
registreeri-misnumber
KMKR-number
EE
9, nur Ziffern
Finnland
Arvonlisäveronumero
ALV-nro
FI
8, nur Ziffern
Frankreich
Numéro d'identification TVA
ID.TVA
FR
11, nur Ziffern, die erste und/oder zweite Stelle kann ein Buchstabe sein
Griechenland
Arithmos Forologikou Mitroou
(Tax Rax Registration No.)
A.Æ.M.

(Alpha, Phi,.My)

EL
9, nur Ziffern
Irland
VAT REGISTRATION NUMBER
VAT REG NO
IE
8, die zweite Stelle kann und die letzte Stelle muss ein Buchstabe sein
Italien
CODICE IVA

(NUMERO DI PARTITA IVA)

P.IVA
IT
11, nur Ziffern
Kroatien
HR
11, nur Ziffern
Lettland
PVN registracijas numrus
PVN-numurus
LV
11, nur Ziffern
Litauen
Pridetines vertes mo-kescio
moketojo kodas
PVM moketojo kodas
LT
9 oder 12, nur Ziffern
Luxemburg
Numéro d'identification TVA
ID.TVA
LU
8, nur Ziffern
Malta
MT
8, nur Ziffern
Niederlande
Omzetbelastingnummer
BTW-Nr.
NL
12, die drittletzte Stelle mus der Buchstabe B sein
Polen
Numer identyfikacji podatko-wej
NIP
PL
10, nur Ziffern
Portugal
Número de identificacao fiscal
NIPC
PT
9, nur Ziffern
Österreich
Umsatzsteuer-
Identifikationsnummer
UID
AT
neun, die erste Stell mus der Buchstabe U sein
Rumänien
RO
2 bis maximal 10, nur Ziffern
Schweden
Moms Registrerings Nommer
Moms Reg. No.
SE
12, nur Ziffern
Slowakei
Dan z pridanej hodnoty
DPH
SK
10, nur Ziffern
Slowenien
davcna stevilka
SI
8, nur Ziffern
Spanien
Für juristische Personen und Personengesell-
schaften: Número de identificación fiscal
Für Einzelpersonen:
Número de documento nacional de identidad
N.I.F.
DNI
ES
9, die erste und/oder die letzte Stelle kann ein Buchstabe sein
Tschechien
danové identifikacní císlo
DIC
CZ
8/9/10, nur Ziffern
Ungarn
közösségi adózám
HU
8, nur Ziffern
Zypern
CY
9, die letzte Stelle muss ein Buchstabe sein