Dokumentation der Ausbildung

Ausbildungsnachweis

Warum muss ein Ausbildungsnachweis geführt werden?

Ziel der Führung eines Ausbildungsnachweises ist es, dass Auszubildende und Ausbildende über die Inhalte und den Verlauf der Ausbildung zur Reflexion angehalten werden sollen.
Der zeitliche und sachliche Ablauf der Ausbildung im Betrieb und in der Berufsschule soll für die an der Berufsausbildung Beteiligten sowie die zur Überwachung der Berufsausbildung zuständigen Stellen in einfacher Form nachvollziehbar und nachweisbar gemacht werden.

Welche Mindestanforderungen gelten?

Unabhängig von der Form der Ausbildungsnachweise muss gewährleistet sein, dass die Nachweise der IHK im Rahmen der Überwachung der Ausbildung bzw. der Zulassung zur Abschlussprüfung zur Verfügung gestellt werden können.
  • Die Ausbildungsnachweise sind täglich oder wöchentlich in möglichst einfacher Form (stichwortartige Angaben, ggf. Loseblattsystem) schriftlich oder elektronisch (§ 13 Nummer 7 BBiG) von Auszubildenden selbständig zu führen (Umfang: ca. 1 DIN A 4-Seite für eine Woche).
  • Jede Tages-/ Wochenübersicht des Ausbildungsnachweises ist mit dem Namen des/der Auszubildenden, dem Ausbildungsjahr und dem Berichtszeitraum zu versehen.
  • Die Ausbildungsnachweise müssen mindestens stichwortartig den Inhalt der betrieblichen Ausbildung wiedergeben. Dabei sind betriebliche Tätigkeiten einerseits sowie Unterweisungen, betrieblicher Unterricht und sonstige Schulungen andererseits zu dokumentieren.
  • In die Ausbildungsnachweise müssen darüber hinaus die Themen des Berufsschulunterrichts aufgenommen werden.
  • Die zeitliche Dauer der Tätigkeiten sollte aus dem Ausbildungsnachweis hervorgehen.
  • In jedem Fall muss die tägliche Ausbildungszeit ersichtlich sein oder der zuständigen Stellen über eine elektronische bzw. schriftlich geführte Arbeitszeiterfassung nachgewiesen werden können.

Wann sind die Ausbildungsnachweise zu führen und wer kontrolliert sie?

  • Auszubildende müssen die Möglichkeit bekommen, die Ausbildungsnachweise während der Ausbildungszeit am Arbeitsplatz zu führen (§ 14 Absatz 2 BBiG).
  • Ausbildende sollen sie zum Führen der schriftlichen oder elektronischen Nachweisen anhalten und diese durchsehen (§ 14 Absatz 2 BBiG).
  • Mindestens monatlich prüfen Ausbildende bzw. Ausbilderinnen/Ausbilder die Eintragungen in den Ausbildungsnachweisen.
Bei schriftlichen Ausbildungsnachweisen bestätigen Ausbildender oder Ausbilder die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen mit Datum und Unterschrift.
Bei elektronisch erstellten Ausbildungsnachweisen kann die Bestätigung auch auf andere Weise elektronisch (z. B. durch Austausch von bestätigenden E-Mails mit einfacher elektronischer Signatur oder durch elektronische Freigaben) dokumentiert werden.
Bei minderjährigen Auszubildenden soll eine gesetzliche Vertreterin / ein gesetzlicher Vertreter in angemessenen Zeitabständen von den Ausbildungsnachweisen Kenntnis erhalten und diese unterschriftlich oder in sonstiger geeigneter Weise bestätigen.

Wer übernimmt die Kosten für die Anschaffung der erforderlichen Unterlagen?

Die erforderlichen Nachweishefte, Formblätter, IT-Programme o. ä. werden den Auszubildenden kostenlos vom Ausbildenden, also dem Betrieb, zur Verfügung gestellt (§ 14 Absatz 1 Nummer 3 BBiG).
Mit dem Serviceportal Bildung bietet die IHK Elbe-Weser Mitgliedsunternehmen eine kostenfreie Lösung für ein Online-Berichtsheft.

Was ist bei der Abschlussprüfung zu beachten?

Mit der Anmeldung zur Abschlussprüfung bestätigen Ausbilder und Auszubildender, dass der schriftliche oder elektronische Ausbildungsnachweis ordnungsgemäß geführt wurde.
Mit der Einladung zur mündlichen/praktischen Abschlussprüfung erfahren die Auszubildenden, ob und wie die Ausbildungsnachweise einzureichen sind.

Besonderheiten bei elektronischen Ausbildungsnachweisen

Im Rahmen der Überwachung der Ausbildung bzw. der Zulassung zur Abschlussprüfung muss der IHK ein PDF-Dokument zur Verfügung gestellt werden.
Zusätzlich ist eine formlose Erklärung beizufügen, in der Ausbildende/Ausbilder und Auszubildende namentlich unterschreiben und die Richtigkeit des Inhalts versichern.
Diese Erklärung kann per E-Mail mit eingescannten Unterschriften übermittelt werden oder per qualifizierter elektronischer Signatur. Die Übermittlung per E-Mail ohne eingescannte Unterschrift ist mit einfacher elektronischer Signatur möglich, wenn durch den Verteiler sichergestellt ist, dass sowohl der Auszubildende als auch der Ausbildende/Ausbilder Kenntnis von dem Versand haben. Die IHK kann im Einzelfall Originalunterschriften anfordern.

Vorlagen zum Download