International

FAQ zum eUZ

Die IHK Düsseldorf hat nachfolgend einige Fragen und Antworten zu den Voraussetzungen und der Vorgehensweise zur Beantragung und dem Erhalt eines elektronischen Ursprungszeugnisses (eUZ) zusammengestellt.

Was brauche ich alles für die Nutzung des eUZweb-Portals?

Sie benötigen Ihre Zugangsdaten (siehe nächste Frage), sowie Formulare für den Ausdruck von Ursprungszeugnissen im Unternehmen.
Sowohl Originale als auch Durchschriften können Sie entweder bei einem Formularverlag oder auch einfach bei uns bestellen.
Senden Sie uns dazu einfach eine E-Mail mit dem gewünschten Formular und der entsprechenden Anzahl an awd@duesseldorf.ihk.de.
Wir versenden die Formulare grundsätzlich auf Rechnung per Post. Sollten Sie diese schneller benötigen und abholen wollen, teilen Sie uns dies bitte ebenfalls in Ihrer E-Mail mit.
Die Abholung ist jederzeit während unserer Öffnungszeiten möglich:
Montag bis Donnerstag:
8:00 bis 16:30 Uhr
Freitag:
8:00 bis 16:00 Uhr
IHK Düsseldorf
Ernst-Schneider-Platz 1
40212 Düsseldorf
Informationen zu den technischen Voraussetzungen erhalten Sie über die:

Wie erhalte ich die Zugangsdaten zum eUZweb-Portal?

Jedes Unternehmen benötigt zunächst (mindestens) einen sogenannten UZ-Administrator.
Diesen können Sie mit dem nachfolgenden Formular bei uns anmelden:
Der Administrator ist erster Ansprechpartner für die IHK und für die Benutzerpflege im Unternehmen verantwortlich. Er erhält seine Registrierungsinformationen von der IHK und kann sich dann im eUZweb-Portal anmelden. Weitere Unternehmensmitarbeiter oder Dienstleister erhalten ihre Zugangsdaten dann vom UZ-Administrator.
Achtung: Jeder Nutzer kann alle Anträge eines Unternehmens einsehen. Berücksichtigen Sie dies insbesondere bei Dienstleistern.

Ich bin UZ-Administrator für mein Unternehmen und möchte selbst auch Anträge einreichen, wie funktioniert das?

Um selbst ebenfalls Anträge einreichen zu können, müssen Sie sich auch selbst als Benutzer anlegen und in der Benutzerpflege „mit Nutzerkennung“ ankreuzen.
Nach wenigen Minuten und einem erneuten Login im eUZweb-Portal stehen Ihnen die neuen Funktionen zur Verfügung.

Mein UZ-Administrator hat mir ein Benutzerkonto erstellt, ich kann aber trotzdem keine Anträge einreichen, woran liegt das?

Möglicherweise fehlt Ihnen die korrekte Berechtigung in der Benutzerpflege.
Bitten Sie den UZ-Administrator, Ihnen die Berechtigung „Darf Anträge stellen ... mit Nutzerkennung“ freizuschalten.

Ich habe bereits ein Benutzerkonto, kann mich aber trotzdem nicht anmelden. Woran liegt das?

Möglicherweise haben Sie ein falsches Passwort eingegeben, oder sich zuletzt vor August 2022 eingeloggt.
Dann müssten Sie Ihr Passwort einmal über „Passwort vergessen“ zurücksetzen.
Sollte das nicht helfen, haben Sie sich möglicherweise vor über zwei Jahren zuletzt eingeloggt.
Das System setzt Ihr Benutzerkonto dann auf „inaktiv“. Wenden Sie sich bitte an die IHK GfI unter euzweb.support@gfi.ihk.de, um Ihr Konto wieder aktivieren zu lassen.

Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich jetzt tun?

Setzen Sie Ihr Passwort über „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite des eUZweb-Portals zurück.

Unser UZ-Administrator ist aus dem Unternehmen ausgeschieden. Was ist jetzt zu tun?

Im besten Fall hat sich der UZ-Administrator noch vor seinem Austritt um seine Nachfolge bemüht und die IHK informiert.
Der neue Administrator ist der IHK zu melden über das Formular:
Der ausgeschiedene Administrator wird dann von der IHK gelöscht und der neue entsprechend hinzugefügt.
Sofern der neue Administrator vorher selbst schon als Benutzer angelegt war, erhält er keine neue Registrierungsdaten, sondern kann die neu freigeschalteten Funktionen nach wenigen Minuten und einem neuen Login im eUZweb-Portal nutzen.

Ich nutze ein Gerät von Apple. Funktioniert die Anwendung damit auch?

Zum Teil.
Natürlich können Sie sich im eUZweb-Portal anmelden und Anträge einreichen.
Problematisch wird es dann beim Ausdruck. Der dazu notwendige Signatur- und Druckclient benötigt zur Ausführung das .NET Framework von Microsoft. Hierzu könnte eine Emulator-Software eingesetzt werden, die den Einsatz von .NET Anwendungen ermöglicht.
Alternativ kann der Ausdruck des Ursprungszeugnisses / der Bescheinigungen in der IHK erfolgen. Sie können die gedruckten Dokumente dann abholen oder per Post erhalten.

Ich bin Dienstleister und arbeite für mehrere Unternehmen. Brauche ich mehrere verschiedene Zugangsdaten?

Nein.
Wenn UZ-Administratoren verschiedener Unternehmen Sie in der Benutzerpflege unter der gleichen E-Mailadresse anlegen, haben Sie beim Klick auf die Kachel „Ursprungszeugnisantrag erfassen“ immer eine Auswahlmöglichkeit, für welches Unternehmen Sie gerade tätig werden möchten.
So ist es auch möglich, für Unternehmen aus unterschiedlichen Kammerbezirken tätig zu werden. Der jeweilige Antrag wird immer der jeweils örtlich zuständigen IHK übermittelt.

Die Warenliste ist so lang, dass nicht alles in Feld 6 untergebracht werden kann. Was kann ich tun?

Verwenden Sie doch einen zusammenfassenden Oberbegriff und verweisen Sie dann auf ein weiteres Handelsdokument, zum Beispiel die zugehörige Rechnung oder einen Lieferschein.
Dieses Dokument laden Sie dann als „Warenliste“ im Bereich „Nachweise“ hoch. Bei verschiedenen Ursprungsländern, sollte dann spätestens auch in diesem Handelsdokument eine eindeutige Zuordnung der Ursprünge erfolgen.

Die Größe meiner Nachweisdateien übersteigt das Limit (10 MB). Was kann ich tun?

Versuchen Sie zunächst die Dateien zu komprimieren.
Hinweis: Eine Zusendung der Nachweise per E-Mail ist leider nicht möglich, da alle zum Ursprungszeugnis gehörenden Dokumente in der Anwendung zur Archivierung vorliegen müssen.
Sollte die Komprimierung nicht zum Erfolg führen, wäre ein zusätzlicher Antrag zu stellen. Hierzu können Sie eine Kopie des ersten Antrags erstellen und möglichst in beiden Anträgen einen Querverweis auf den jeweils anderen unter „Bemerkungen zur Antragsstellung“ einfügen.
Der zusätzliche Antrag kann auch gerne mit dem Haken bei „Antrag zu Testzwecken“ versehen werden. Er wird im Anschluss von uns „abgelehnt“, während der erste Antrag bewilligt wird. So ist trotzdem sichergestellt, dass alle Dokumente jederzeit abrufbar sind.

Kann ich meinen Antrag nochmal abändern, obwohl er schon an die IHK gesendet wurde?

Solange die IHK den Antrag noch nicht bewilligt hat, können Sie ihn jederzeit zurückziehen.
Öffnen Sie dazu den Antrag und klicken auf „Antrag ändern“. Damit ziehen Sie diesen in den Entwurfsstatus zurück und können Ihn nochmal korrigieren.
Hinweis: Nach der Bewilligung durch die IHK sind Korrekturen nur noch durch die IHK möglich. Kontaktieren Sie uns dazu gerne telefonisch 0211 3557 123 oder per Mail an awd@duesseldorf.ihk.de.

Mein Kunde hat weitreichende Änderungen im Ursprungszeugnis angefordert, das Dokument ist aber bereits bescheinigt worden. Was kann ich jetzt tun?

Kleine Korrekturen wie zum Beispiel Zahlendreher oder eine falsche Mengenangabe kann die IHK korrigieren. Kontaktieren Sie uns dazu telefonisch unter 0211 3557 123 oder per Mail an awd@duesseldorf.ihk.de.
Bei größeren Korrekturen in der Warenbeschreibung oder bei Adressänderungen, erstellen Sie bitte einen neuen Antrag und teilen uns über die „Bemerkungen zur Antragstellung“ mit, dass es sich um einen Ersatz für das ursprüngliche Dokument mit der Nummer … handelt, welches dann von uns für ungültig erklärt wird.
Achtung: Wurde das ursprüngliche Dokument von der IHK ausgedruckt und im Original bescheinigt, muss es zwingend wieder an die IHK zurückgegeben werden.

Mein Kunde fordert zusätzliche Erklärungen auf dem Ursprungszeugnis, die auf der Vorderseite nicht untergebracht werden können. Was kann ich tun?

Für zusätzliche Erklärungen, die zum Beispiel länderspezifisch gefordert werden, bietet die Rückseite ausreichend Platz. Im Ursprungszeugnisantrag finden Sie dazu zwei Freifelder, je nachdem ob die Erklärung bescheinigt werden soll oder nicht.
In jedem Fall ist die Erklärung nach dem Ausdruck vom Unternehmen zu unterschreiben und mit einem Firmenstempel zu versehen.
Gleiches gilt auch für zu bescheinigende Dokumente, sofern diese nicht ohnehin bereits inklusive Unterschrift hochgeladen wurden.

Können auch Handelspapiere (Rechnungen, Packlisten, Erklärung IHK…) digital bescheinigt werden?

Ja.
Im direkten Zusammenhang mit einem Ursprungszeugnis können zu bescheinigende Handelsdokumente direkt im Ursprungszeugnisantrag unter „zu bescheinigende Dokumente“ als pdf-Datei hochgeladen werden. Das Bescheinigungssiegel enthält dann auch einen Querverweis auf die UZ-Nummer.
Soll ein Handelsdokument unabhängig von einem Ursprungzeugnis bescheinigt werden, steht Ihnen auf der Startseite des eUZweb-Portals die Kachel „Bescheinigungsantrag erfassen“ zur Verfügung. Auch hier finden Sie den Bereich „zu bescheinigende Dokumente“, in dem Sie die Datei hochladen können.
Nach dem Ausdruck ist das Handelsdokument noch vom Unternehmen mit Firmenstempel und Unterschrift zu versehen, sofern das Dokument nicht ohnehin schon inklusive Unterschrift hochgeladen wurde.

Mein Kunde / Das Konsulat fordert einen Nassstempel und eine originale Unterschrift – geht das?

Auch Ursprungszeugnisse oder Handelsdokumente, die im Original bescheinigt werden sollen, können über das eUZweb-Portal digital beantragt werden.
Verzichten Sie dabei einfach auf den Haken für den Ausdruck im Unternehmen mit Siegeln. Das Dokument wird dann in der IHK ausgedruckt und kann entweder von Ihnen abgeholt werden oder wir senden es Ihnen per Post zu.
Die Abholung ist jederzeit während unserer Öffnungszeiten möglich:
Montag bis Donnerstag:
8:00 bis 16:30 Uhr
Freitag:
8:00 bis 16:00 Uhr
IHK Düsseldorf
Ernst-Schneider-Platz 1
40212 Düsseldorf

Mein Kunde fordert nachträglich die Bescheinigung einer Rechnung. Muss ich jetzt ein neues Ursprungszeugnis beantragen?

Nein.
Sie können hierzu die Kachel „Bescheinigungsantrag erfassen“ auswählen und das zu bescheinigende Dokument entsprechend hochladen. Sofern das Dokument Ursprungsangaben enthält, verweisen Sie bitte im Feld „Hinweise“ auf das bereits bewilligte Ursprungszeugnis.

Mein Kunde hat die Bestellung storniert, was mache ich nun mit dem schon bewilligten Ursprungszeugnis?

Bitte informieren Sie die IHK telefonisch unter 0211 3557 123 oder per Mail an awd@duesseldorf.ihk.de.
Die IHK kennzeichnet das Ursprungszeugnis dann als ungültig, so dass es im Verifizierungsportal nicht mehr auffindbar ist.
Achtung: Wurde das Dokument von der IHK ausgedruckt und im Original bescheinigt, muss es zwingend wieder an die IHK zurückgegeben werden.

Es gab Probleme beim Ausdruck des Ursprungszeugnisses. Was kann ich jetzt tun?

Das Formular war falsch eingelegt oder es gab einen Papierstau?
Sie können jederzeit einen neuen Ausdruck des Ursprungszeugnisses freischalten. Klicken Sie dazu im Ursprungszeugnisantrag auf „Fehldrucke melden“ und geben Sie eine kurze Begründung für den neuen Ausdruck an.
Eine Information über den erneuten Druck geht per E-Mail an die IHK.

Das Ursprungszeugnis ist auf dem Weg zum Kunden verlorengegangen. Kann ich das Dokument nochmal neu ausdrucken?

Nein.
Das Ursprungszeugnis ist eine öffentliche Urkunde, die nur einmal im Original vorliegen darf.
Eine entsprechende Hinweismeldung gibt Ihnen das System auch, wenn Sie im Ursprungszeugnisantrag auf „Fehldrucke melden“ klicken.
In diesem Fall ist ein neuer Antrag zu stellen, in dem in Feld 5 darauf hinzuweisen ist, dass es sich um einen Ersatz handelt: „Replacement for COO No. … dated …“. Zusätzlich hinterlassen Sie uns bitte in den „Bemerkungen zur Antragstellung“ einen entsprechenden Hinweis. Das verloren gegangene Ursprungszeugnis wir dann von uns ungültig erklärt.
Achtung: Wurde das ursprüngliche Dokument von der IHK ausgedruckt und im Original bescheinigt, muss zusätzlich eine Verpflichtungserklärung erfolgen, das Dokument umgehend an die IHK zurückzugeben, sofern es wieder auftaucht.

Wie kann ich überprüfen, ob die monatliche Rechnung korrekt ist?

Sie können sich über die Kachel „Einzelnachweis erstellen“ alle Anträge eines ausgewählten Zeitraums anzeigen lassen.
Berücksichtigen Sie dabei, dass lediglich die Anträge angezeigt werden. Bei der Anzahl an in Rechnung gestellten Originalen, kann es hier zu Differenzen kommen, wenn Sie einem Ursprungszeugnisantrag weitere zu bescheinigende Dokumente beigefügt haben. Diese Anzahlen sowie auch die Anzahl beantragter Kopien finden Sie weiter rechts in der Auflistung.
Auch ungültig erklärte Dokumente fließen in die Abrechnung mit ein, da diese im Vorfeld von uns bewilligt und entsprechend bearbeitet wurden.

Wie lange bleiben die gestellten Anträge im System sichtbar?

Die Aufbewahrungsfrist für Ursprungszeugnisse und andere Bescheinigungen beträgt 2 Jahre mit Ablauf des Jahres der Ausstellung.
Zu Beginn eines jeden Jahres werden alle Anträge, die älter als 2 Jahre sind, entsprechend aus dem System gelöscht. Sie können sich bei Bedarf rechtzeitig vorher Vorlagen für zukünftige Anträge anlegen oder den Antrag zur Ablage im Unternehmen ausdrucken.
Gern helfen wir bei weiteren Fragen weiter. Sprechen Sie uns an!
Stand: 5. Januar 2024