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Internationale Zahlungen im Online-Geschäft - Vertrag zur Zahlungsabwicklung

In den letzten Jahren hat der grenzüberschreitende Online-Handel über Websites und mobile Geräte sowie die Anzahl an weltweiten Zahlungsmethoden ein starkes Wachstum erlebt.
Unternehmen benötigen einen soliden Mix an Zahlungsmethoden für ihre internationalen Zielgruppen. Einer der häufigsten Gründe für den Kaufabbruch ist ein unpassendes Angebot an Bezahlverfahren.
Bevor Sie Zahlungen über Ihren Online-Shop abwickeln können, brauchen Sie einen Vertrag mit einem Zahlungsdienstleister.
Hier finden Sie einen ersten Überblick über wesentliche Punkte, die Sie bei Vertragsabschluss bedenken sollten.

1. Welche Zahlungsmethoden werden in welchen Ländern benötigt?

Sie müssen nicht alle Zahlungsarten anbieten, sondern den passenden Mix für
  • Ihre internationale(n) Zielgruppe(n),
  • das eingesetzte Medium (zum Beispiel Website, mobiles Gerät) und
  • das Geschäftsmodell sowie den Bedarf Ihres Unternehmens.
Die möglichen Zahlungsoptionen sind bereits europaweit sehr vielfältig und je Land unterschiedlich.
Hierzu zählen Rechnung, Vorkasse, Lastschrift, Kredit- und Debitkarten, zahlreiche alternative Zahlmethoden, Ratenzahlung, Guthabenkarten, Überweisungen in Echtzeit per Online-Banking, E-Gutscheine oder digitale Wallets.
Online-Zahlarten für das Vor-Ort-Geschäft oder eine Zahlungslösung über das Versenden eines Links per SMS, E-Mail, Social-Media oder Messenger-Nachricht können ebenfalls Optionen sein.
Neben allgemeinen Marktstudien zur Betrachtung der möglichen Bezahlverfahren für Ihren Onlineshop sollten Sie abhängig von Ihrem Unternehmen und dem Geschäftsmodell weitere Aspekte bei der Auswahl der Zahlungsoptionen und des Zahlungsdienstleisters einbeziehen, wie zum Beispiel der Marktanteil des jeweiligen Bezahlverfahrens in Ihrer Branche, die technische Integration des Bezahlverfahrens in Ihre Systeme oder eine künftige Geschäftserweiterung in zusätzliche Länder und der dafür erforderlichen Zahlmethoden. Manche Zahlungsdienstleister unterstützen auch darin, die relevantesten Zahlungsarten auf sinnvolle Weise zusammenzustellen.

2. Reicht ein Vertrag oder benötigt das Unternehmen mehrere Verträge mit unterschiedlichen Zahlungsdienstleistern?

Viele Unternehmen nutzen – wenn möglich – einen Zahlungsdienstleister.
In der Regel bieten Online-Zahlungsdienstleister eine große Anzahl unterschiedlicher lokaler und grenzüberschreitender klassischer sowie alternativer Zahlungsoptionen.
Die gewählten Zahlungsarten und die technische Integration der Bezahlfunktion in Ihre Webseite werden dann zwischen Ihnen und dem Zahlungsdienstleister vereinbart. Häufig reicht dann der Abschluss eines Vertrages mit einem Zahlungsdienstleister aus.
Abhängig vom Umfang Ihres Geschäfts und vom Angebot sowie des räumlichen Lizenz- und Tätigkeitsbereichs der Zahlungsdienstleister können aber durchaus mehrere Verträge mit unterschiedlichen Zahlungsdienstleistern erforderlich sein. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn:
  • der Zahlungsdienstleister nicht alle gewünschten Zahlungsarten in den Zielländern anbietet,
  • Sie etwa verschiedene Debit- oder Kreditkartenarten anbieten wollen, zum Beispiel ist für die Akzeptanz von American Express Karten bereits in Deutschland ein separater Vertrag nötig, oder
  • für die technische Einbindung der Bezahlfunktion in Bezug auf die Zahlungsmethoden in den Online-Shop unterschiedliche technische Lösungen erforderlich sind.
Unternehmen sollten wissen, dass Verträge mit Zahlungsdienstleistern – auch abhängig von der Art und dem Umfang der vereinbarten Zahlungsmethoden – in der Regel umfangreich sind.
Sowohl die Vertragsstruktur (wie zum Beispiel Vertragsformular, Allgemeine Geschäftsbedingungen, gegebenenfalls Zusatzbedingungen für bestimmte Zahlungsarten oder Zusatzleistungen, Preislisten, Leistungsbeschreibungen, Anlagen zum wirtschaftlich Berechtigten des Unternehmens), als auch die vom Unternehmen zu machenden Angaben sowie die einzureichenden Unterlagen können sich abhängig von Leistung, Zahlungsdienstleister und Rechtsordnung am Sitz des Zahlungsdienstleisters sowie dem Zielmarkt unterscheiden.
Gleiches gilt für die Formulierung der Vertragsklauseln.
Achten Sie insbesondere auf wichtige vertragliche Regeln, wie zum Beispiel:
  • Vereinbarung der Bezahlung in der lokalen Währung Ihrer Kunden,
  • Auszahlungswährung,
  • Währungsumrechnung,
  • Auszahlungszyklus, gegebenenfalls Sicherheitseinbehalt des Zahlungsdienstleisters,
  • Laufzeiten / Kündigungsrechte,
  • Haftung,
  • Aufwendungsersatz,
  • Entgelte,
  • Preisanpassungsklauseln sowie
  • grenzüberschreitende Rechtsfragen.
Sollten Sie mit einem Zahlungsdienstleister aus einem anderen EU-Mitgliedstaat oder einem Drittland einen Vertrag schließen wollen, finden Sie allgemeine Informationen zu den wesentlichen Aspekten internationaler Verträge hier über die Webseite der IHK Düsseldorf.

3. Welche Währungen sollte das Unternehmen vereinbaren?

Wenn Sie ausländische Märkte online erschließen wollen, ist es wichtig, dass Sie die Bezahlung in der lokalen Währung (Transaktionswährung) anbieten und mit Ihrem Zahlungsdienstleister vereinbaren.
Klären und vereinbaren Sie auch, in welcher Währung Sie die Zahlungsbeträge ausgezahlt bekommen wollen (Auszahlungswährung). Sollten Sie mehrere Auszahlungswährungen vereinbaren, benötigen Sie gegebenenfalls auch mehrere Auszahlungskonten. Manche Zahlungsdienstleister bieten Ihnen für die Auszahlung der Zahlungsbeträge als Zusatzleistung Geschäftskonten für verschiedene Auszahlungswährungen an; anderenfalls sollten Sie die erforderlichen Konten mit Ihrer Hausbank abklären.
Prüfen und vereinbaren Sie mit Ihrem Zahlungsdienstleister auch das Verfahren sowie die Kosten für eine erforderliche Währungsumrechnung der Transaktionswährung in die Auszahlungswährung.
Bestenfalls prüfen Sie auch bereits vor Abschluss des Vertrages, ob der Zahlungsdienstleister weitere Zahlungsmethoden und Währungen in den potentiell für Sie relevanten Ländern im Falle Ihrer Geschäftsausweitung anbietet.
In der nachfolgenden Tabelle (Stand: April 2023) sind alle EU-Länder mit Euro beziehungsweise EU-Länder mit eigener lokaler Währung aufgeführt.
EU-Staaten mit Euro als Währung:
Belgien, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Portugal, Slowakei, Slowenien, Spanien, Zypern
EU-Staaten mit anderer Währung:
Bulgarien, Dänemark, Polen, Rumänien, Schweden, Tschechien, Ungarn

4. Benötigt das Unternehmen Zusatzleistungen?

Bei der Wahl des Zahlungsdienstleisters können – abhängig von Ihrem konkreten Bedarf und den damit insgesamt verbundenen Kosten – Zusatzleistungen eine wichtige Rolle spielen.
Zahlungsdienstleister bieten oft eine Palette an Zusatzleistungen, wie zum Beispiel Mahn- und Forderungsmanagement, transparente Online-Übersichten der Transaktionen und der mit den Leistungen verbundenen Entgelte/Kosten, Unterstützung Ihrer Buchhaltung durch Einreichung von Datensätzen über die Zahlungstransaktionen und etwaigen Rückbuchungen/Rückbelastungen/Stornierungen/Entgelte in den erforderlichen technischen Formaten, Geschäftskonten für mehrere Auszahlungswährungen.
Berücksichtigen Sie auch, wie die Zahlungssicherheit für die einzelnen Zahlungsarten konkret ausgestaltet ist, ob diese im Preis inkludiert ist oder bestimmte Leistungskomponenten zusätzlich vereinbart werden sollten. Hierzu zählen zum Beispiel eine Bonitätsprüfung, Betrugsabwehr oder Adressverifizierung der Kunden. Mit manchen Zahlungsdienstleistern kann die Übernahme des Zahlungsausfallrisikos gegen Entgelt vereinbart werden.

5. Welche Entgelte und Kosten erhebt ein Zahlungsdienstleister?

Die Preise eines Zahlungsdienstleisters sind von einigen Variablen abhängig und können unterschiedlich hoch ausfallen.
Es können zum Beispiel folgende Entgelte anfallen:
  • einmalige Einrichtungsentgelte je Zahlart,
  • jährlich oder monatlich wiederkehrende Bereitstellungsentgelte je Zahlart,
  • fixe und/oder prozentuale (oft als „Disagio“ bezeichnet) Entgelte für die Zahltransaktionen und für weitere Bearbeitungsvorgänge, wie für Stornierung, Rückbelastung,
  • Kosten für Währungsumrechnungen,
  • Entgelte für Zusatzdienstleistungen oder
  • Aufwendungen des Zahlungsdienstleisters
    (wie zum Beispiel Interchange-Gebühren)
Nicht jede dieser Preiskomponenten wird von jedem Zahlungsdienstleister erhoben. Zudem variieren die Entgelte je nach Zahlungsmethode, Art der von Ihnen angebotenen Produkte/Dienstleistungen, Anzahl der monatlichen Transaktionen sowie Höhe der Bestellung. Auch der vereinbarte Auszahlungszyklus, also wann der Zahlungsdienstleister Ihnen die Zahlbeträge überweist, und etwaig vereinbarte Sicherheitseinbehalte können Einfluss auf die Preisgestaltung haben und Ihre Liquidität schmälern.
Nehmen Sie sich vor der Zusammenarbeit ausreichend Zeit für das Einholen und Vergleichen mehrerer Angebote und sämtlicher Preiskomponenten. Entgelte des Zahlungsdienstleisters für die Zahlarten und Zusatzleistungen sollten transparent und abschließend, unter Berücksichtigung der jeweiligen Preisliste und etwaiger Preisanpassungsklauseln vereinbart werden.
Stand: April 2023