Umsatzsteuer

Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Die gesetzliche Grundlage wurde im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes gelegt.
FAQ zur Umsetzung der E-Rechnung
Das Bundesministerium der Finanzen stellt eine Liste zu häufig gestellten Fragen rund um die Einführung der E-Rechnungspflicht zur Verfügung:
FAQ (BMF) zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025
E-Rechnungen kostenfrei sichtbar machen
Die Finanzverwaltung reagiert auf die Forderung der Wirtschaft und veröffentlicht ein neues Tool zur Visualisierung von E-Rechnungen. Der Viewer ist über das Onlineportal der Finanzverwaltung unter ELSTER.de erreichbar. Mit dem kostenfreien Online-Tool können E-Rechnungen im XML-Format nach dem Upload sichtbar gemacht werden.
Erleichterungen für Kleinunternehmer (Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz)
Durch das Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) werden mit Wirkung zum 1. Januar 2025 Kleinunternehmer künftig ausdrücklich von der Ausstellung von E-Rechnungen befreit. WICHTIG: Die Empfangspflicht für E-Rechnungen ab 1. Januar 2025 bleibt bestehen.

Warum kommt die verpflichtende E-Rechnung für Unternehmen?

Mit dem Beschluss für das Wachstumschancengesetz (27. März 2024; BGBl I 2024 Nr. 108) hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung bereits zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr machen.
Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist zusätzlich die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) geplant, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist wird. Als vorbereitende Maßnahme wurde zunächst die E-Rechnung eingeführt. Im nächsten Schritt sollen sowohl das nationale als auch das EU-weite Meldesystem implementiert werden. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 in der Diskussion. Nach derzeitigem Stand ist der Start des deutschen Meldesystems nicht vor der Umsetzung der europäischen Lösung angedacht.

Was wird sich ändern?

Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen: Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.

Die elektronische Rechnung

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist zukünftig eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format sowie andere nicht nach der genannten Norm strukturierte Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung.
Das strukturierte elektronische Daten-Format muss also verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen aktuell zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. Gleichwohl sind weitere Formate, wie beispielsweise die „französische“ Factur-X – zulässig, wenn sie die technischen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 umsetzen.
Ein technisches Detail für Spezialisten: Das strukturierte elektronische Daten-Format der elektronischen Rechnung wird zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich dann allerdings die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der oben genannten europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Ist dies gegeben, sind beispielsweise auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, befristet noch zulässig.

Die sonstige Rechnung

Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden.

Wichtig: Eine im PDF-Format ausgestellte Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung sondern als sonstige Rechnung!

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Hinweis: Die Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland; existiert kein Sitz, reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit würde demnach keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auslösen.
Wichtig: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Das Bundesfinanzministerium veröffentlichte mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 erste Einzelheiten über die zukünftige Umsetzung der E-Rechnung im unternehmerischen Alltag und geht auf Fragen zur Rechtsanwendung ein.

Übersicht - Übergangsfristen (Versand) der E-Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland

2025 2026 2027 2028
Sonstige Rechnungen, in Papierform oder nach Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auch im elektronischen Format, z.B. als PDF, JPG, etc. Ja Ja Nein Nein
Vorjahresumsatz < 800.000 Euro: Sonstige Rechnungen, in Papierform oder nach Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auch im elektronischen Format, z.B. als PDF, JPG, etc. Ja Ja Ja Nein
Rechnungen im EDI-Format; vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers Ja Ja Ja Nein
E-Rechnung (konform zu EN 16931); ohne Zustimmung des Empfängers möglich Ja Ja Ja Ja

Bis Ende 2026…

… dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig - wie bisher, ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Was sich jedoch ändert ist der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die E-Rechnung ein, weshalb alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen müssen.

Bis Ende 2027…

Sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von nicht mehr als 800.000 EURO erwirtschaftet, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien mit Zustimmung des Empfängers), bleiben in diesem Zeitraum zulässig.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm (CEN-Norm EN 16931) entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

Ab 2028…

… sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Lieferungen und sonstige Leistungen (B2B-Umsätze) einzuhalten.

Was gilt für den Rechnungsempfänger?

Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 1. Januar 2025.
Der Empfang der E-Rechnung ist von allen Unternehmen einzurichten!
Sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die oben genannten Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische unternehmerisch tätige Rechnungsempfänger bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, nach den neuen Vorgaben elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten sicherstellen, dass zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann.
Im Gegensatz zu den bisherigen Regelungen ist die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung nicht mehr an die Zustimmung des Rechnungsempfängers gebunden. Eine Zustimmung ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien) oder in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Wie wird die E-Rechnung zukünftig zugestellt?

Rechnungsersteller und -empfänger sollten sich im Idealfall vorab auf einen Übermittlungsweg einigen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise …
  • der Versand per E-Mail,
  • die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle,
  • der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes
  • oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.
Alternativ steht Unternehmen frei, zur Erstellung und / oder Übermittlung von E-Rechnungen einen externen Dienstleister zu beauftragen. In diesem Fall hat jedoch der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus dem Umsatzsteuergesetz ergebenden formalen Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Rechnung gewährleistet.
Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte demnach zunächst ein E-Mail-Postfach durchaus ausreichen.
Hinweis: Mit dem vermehrten Empfang von Dateianhängen per E-Mail steigt die Gefahr von Cyberattacken. E­-Rechnungsdaten sollten daher vor dem Import auf mögliche Schadsoftware geprüft werden.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Die Ausstellung einer E-Rechnung ist nicht in jedem Fall verpflichtend. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können weiterhin als “sonstige Rechnungen” übermittelt werden, beispielsweise in Papierform. Dies gilt auch für Fahrausweise. Ebenso sind Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach Paragraf 4 Nr. 8 bis 29 (Umsatzsteuergesetz) ausgenommen.
Kleinunternehmer (Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz)
Durch die neuen Regelungen des Jahressteuergesetzes 2024 sind mit Wirkung zum 1. Januar 2025 die Umsätze von Kleinunternehmern umsatzsteuerbefreit (ohne das Recht auf Vorsteuerabzug). Daher sind sie nicht verpflichtet, E-Rechnungen in dem neuen Format auszustellen. Es können weiterhin Rechnung in Papierform oder einem sonstigen elektronischen Format (beispielsweise PDF) ausgestellt werden.
WICHTIG: Für Kleinunternehmer bleibt die Empfangspflicht für E-Rechnungen weiterhin bestehen.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

In Bezug auf die Fristen der Aufbewahrung ändert sich durch die “neue” E-Rechnung nur wenig. So verbleibt nach derzeitiger Rechtslage weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind ebenfalls die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten. Wichtig, die E-Rechnung ist im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format aufzubewahren, auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit müssen beim Speichern erfüllt sein.
Hinweis: Einigen sich Rechnungsaussteller und -empfänger bei der Übermittlung, neben der E-Rechnung im strukturierten Daten-Format, auf ein inhaltsgleiches, digitales Dokument in einem für das menschliche Auge lesbaren Bildformat (zum Beispiel PDF-Dokument), besteht dennoch die Archivierungspflicht für das Ursprungsformat der strukturierten E-Rechnung.

Marktübersicht: Anbieter und Lösungen für E-Rechnungen und Buchhaltung

Die Umsetzung der Anforderungen der E-Rechnung im Unternehmen erfordert zumindest den Einsatz einer Visualisierungssoftware. Softwareanbieter haben sich auf die E-Rechnungspflicht eingestellt und bieten die erforderlichen Programme und Schnittstellen an. Jedoch unterscheiden sich die Anforderungen an die Softwarelösungen aufgrund von Branche, Größe und der betriebsinternen Rechnungsprozesse. Aus diesem Grund stellen die Kollegen der IHK München beispielhaft eine - nicht abschließende - Übersicht von Software-Anbietern zusammen, die unterschiedliche Lösungen für die Erstellung und Verwaltung elektronischer Rechnungen sowie für die Buchhaltung bereitstellen - auch kostenfreie Lösungen sind hier zu finden. Es handelt sich hierbei um eine Auswahl potenzieller Anbieter.
Marktübersicht der IHK München: Softwareanbieter für E-Rechnungen
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