Steuerliche Aufbewahrungsfristen und Datenzugriff

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen sechs bzw. zehn Jahre aufzubewahren. Die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten werden in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Handelsgesetzbuch (HGB) finden sich entsprechende Vorschriften. Die folgenden Informationen geben Ihnen einen Überblick über die steuerrechtlichen Vorgaben, die handelsrechtlichen Regelungen finden Sie in unserem Artikel Aufbewahrungsfristen nach den handelsrechtlichen Bestimmungen.

Wer muss die Aufbewahrungspflichten beachten?

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht, die in der Abgabenordnung (AO) geregelt wird.
Nach §§140 fortfolgende Abgabenordnung sind alle, die die nach der Abgabenordnung oder nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig sind. Der §141 Absatz 1 AO enthält eine Auflistung derjenigen Betriebe, die nach der Abgabenordnung einer Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht unterliegen. Mit "anderen Gesetzen" ist nicht nur das HGB gemeint, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben. Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- beziehungsweise Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt nach §141 Absatz 1 Nummer 1 AO derzeit bei 800.000 Euro, die Gewinngrenze nach §141 Abatz 1 Nummer 4, 5 AO bei 80.000 Euro.
Zur Aufbewahrung der Unterlagen sind folgende Personen verpflichtet:
  • Einzelunternehmen: Geschäftsinhaber
  • stillen Gesellschaften: Inhaber des Handelsgeschäfts
  • BGB-Gesellschaften und OHG's Gesellschafter
  • KG: persönlich haftenden Gesellschafter
  • AG, Vereine, Stiftungen und Genossenschaften: Vorstände
  • GmbH: Geschäftsführer

Was ist aufzubewahren?

Es sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Aufzählung des §147 Absatz 1 AO ist fast identisch mit den Aufzählungen des §257 Absatz 1 HGB. Um Wiederholungen zu vermeiden wird auf die handelsrechtliche Aufzählung der Unterlagen verwiesen, die für das Steuerrecht ebenfalls aufzubewahren sind. Der §147 Absatz 1 AO nennt darüber hinaus noch folgende Unterlagen, die aufzubewahren sind:

Was fällt unter diese Begriffe?

Nach Artikel 163 UZK müssen alle nach den Vorschriften über das Zollverfahren, zu dem die Waren angemeldet werden, erforderlichen Unterlagen zum Zeitpunkt der Abgabe der Zollanmeldung im Besitz des Anmelders sein und für die Zollbehörden bereitgehalten werden; ergänzend hierzu der Artikel 15 Absatz 1 UZK.
Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen.
Speziell geregelt ist in § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer bzw. den Leistungsempfänger verlagert ist.

Wie lange ist aufzubewahren?

Ein Verzeichnis mit den einzelnen Aufbewahrungsfristen finden Sie hier. Steuerrechtlich sind nach §147 Absatz 2 AO folgende Aufbewahrungsfristen zu beachten:

Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

Für Unterlagen, die nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 UZK für die Besteuerung von Bedeutung sind

Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren

Für sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist.
Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Absatz 3 AO). Für Zwecke der Besteuerung weiterhin, das heißt nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist, aufzubewahren sind daher insbesondere Unterlagen, die
  • für eine begonnene Betriebsprüfung,
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
  • für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
  • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen
von Bedeutung sind.

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden müssen nach § 147 Absatz 2 Seite 1 AO
auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind.
Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung nach einer Verfügung des Bundesfinanzministeriums vom 8. März 2004 wesentlich erleichtert worden. Sie können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Außerdem müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Absatz 2 AO). Für bestimmt Zolldokumente gelten Sondervorschriften.
Erfolgt eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen auf Bild- oder Datenträger, können die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden. Dies gilt jedoch nicht für Originalunterlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, wie zum Beispiel nach § 62 Absatz 2 UStDV „Belegnachweis im Vorsteuervergütungsverfahren”. Sie dürfen nicht vernichtet werden.
Wichtig: Für Ausfuhrbelege, bei denen die Originale mit Dienststempelabdrucken versehen sind, wird eine Aufbewahrung im Original verlangt, da nach Auffassung der Finanzverwaltung die originalgetreue Wiedergabe technisch nicht darstellbar ist. Dies gilt auch für Stempelabdrücke, die keine speziellen Pigmentierungen enthalten. Details regelt eine im Einvernehmen mit dem Bundesfinanzministerium und den obersten Finanzbehörden der Länder veröffentlichte Verfügung der OFD Koblenz vom 7. Mai 2007, Aktenzeichen S 7134 A – St 442.

Aufbewahrung im Original

Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst. Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss.

Aufbewahrung durch bildliche Wiedergabe

Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wieder hergestellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, zum Beispiel bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt.

Aufbewahrung durch inhaltliche Wiedergabe

Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das magnetische Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.

Beweiskraft

Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15 UStG notwendig sind. Nach dieser Vorschrift muss die Rechnung nämlich entweder in Papierform vorliegen oder – wenn sie als elektronische Abrechnung vorliegt – mit elektronischer Signatur mit Anbieter Akkreditierung nach Art. 25, 28 Absatz 1, Anhang I eIDAS-Verordnung versehen sein. Nur diese beiden Varianten erfüllen den Tatbestand einer ordnungsgemäßen Rechnung.
Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Als Urkundenbeweise gelten nur schriftliche Äußerungen. Elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstellbar sind.

Wo muss aufbewahrt werden?

Nach den steuerrechtlichen Vorschriften (§ 146 Absatz 2 AO) sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben.
Gemäß § 146 Absatz 2a AO kann die zuständige Finanzbehörde auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon im Ausland geführt und aufbewahrt werden können. Voraussetzung ist, dass
  • der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
  • der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 AO ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
  • der Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 in vollem Umfang möglich ist und
  • die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im Übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

Besonderheiten für originär digitale Daten durch den EDV-Zugriff der Finanzverwaltung

Bei originär digitalen Daten hat die Finanzbehörde das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Einzelheiten ergeben sich aus dem BMF-Schreiben vom 14. November 2014 zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Der aufbewahrungspflichtigen Unternehmer muss also originär digitale Daten immer in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahren und bereitstellen. Dabei sind als "originär digital" die Daten anzusehen, die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehen oder im Datenverarbeitungssystem erzeugt werden. Maschinell auswertbar sind Unterlagen, wenn sie maschinell gelesen, maschinell sortiert und maschinell selektiert/gefiltert werden können.
Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen: Die Oberfinanzdirektion Koblenz hat in einer Verfügung vom 13. Dezember 2005 speziell für elektronisch empfangene Kontoauszüge nochmals explizit klargestellt, dass die Aufbewahrung elektronisch empfangener Kontoauszüge eine elektronische Archivierung voraussetzt. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform entsprechende nicht den Anforderungen der Abgabenordnung. Anderes könne nur gelten, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet.

Formen des Datenzugriffs

Die Finanzverwaltung kann in folgenden drei Varianten auf die Daten des Steuerpflichtigen Zugriff nehmen:
  • Nur-Lese-Zugriff
  • Mittelbarer Datenzugriff
  • Datenträgerüberlassung
Im Rahmen des Nur-Lese-Zugriffs greift die Finanzbehörde selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen in der Form zu, dass sie Einsicht in die gespeicherten Daten nimmt und die vorhandene Hard- und Software zu Prüfung der Daten nutzt. Der Nur-Lese-Zugriff umfasst das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten, eine Fernabfrage (Online-Zugriff) durch den Betriebsprüfer ist nicht möglich.
Beim mittelbaren Datenzugriff kann die Finanzbehörde verlangen, dass Daten nach ihrer Vorgabe maschinell ausgewertet werden, um den Nur-Lese-Zugriff durchführen zu können. Dabei kann die Finanzbehörde nur solche Auswertungen verlangen, wie sie das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen ermöglicht.
Bei der Datenträgerüberlassung kann die Finanzbehörde verlangen, dass ihr die steuerlich relevanten Unterlagen auf einem maschinell lesbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden.

Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

Für den Unternehmer bedeuten diese Vorschriften ein erhebliches Mehr an Kosten und organisatorischem Aufwand. Um den Aufwand für den Steuerpflichtigen im Rahmen zu halten, hat das Bundesministerium für Finanzen in dem BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit formuliert. Danach kann die Finanzbehörde beim mittelbaren und unmittelbaren Datenzugriff beispielsweise nicht verlangen, dass vor dem 1. Januar 2002 archivierte Daten nochmals in das Datenverarbeitungssystem eingespeist werden, wenn dies nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich wäre. Darüber hinaus ist es im Falle eines Systemwechsels nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard-/Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit der Altdaten (Daten, die nach dem 31. Dezember 2001 archiviert wurden) auch durch das neue System gewährleistet ist.

Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen

Die Abgabenordnung verpflichtet den Steuerpflichtigen zur Mitwirkung bei der Feststellung der für die Besteuerung erheblichen Sachverhalte. Die GDPdU definieren speziell für den Fall des EDV-Zugriffs der Finanzverwaltung die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen. So muss dieser beim unmittelbaren Datenzugriff dem Prüfer die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, ihn in das System einweisen und die Zugangsberechtigung des Prüfers so gestalten, dass er auf alle steuerlich relevanten Daten zugreifen und die vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten nutzen kann. Beim mittelbaren Datenzugriff gehört zur Mitwirkungspflicht insbesondere das zur Verfügungsstellen einer mit dem Datenverarbeitungssystem vertrauten Person.

Fragen- und Antworten-Katalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung

Das BMF stellt eine regelmäßig aktualisierte Übersicht über Fragen zusammen, zu denen die Finanzverwaltung bereits Stellung genommen hat. Der Katalog gibt unter anderem Auskünfte darüber, welche Möglichkeiten des Datenzugriffs bestehen und welche Daten steuerlich relevant sind. Der Katalog wurde zuletzt am 22. Januar 2009 aktualisiert und ist hier abrufbar.

Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten

Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen.
Werden durch höhere Gewalt, zum Beispiel Hochwasser, Feuer oder sonstige Katastrophen, Unterlagen vernichtet, dürfen Ihnen diese Folgen grundsätzlich nicht angelastet werden.

Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Rückstellung kann nach zwei Methoden berechnet werden. Details zu der Rückstellung dem Grunde nach sowie zu den berücksichtigungsfähigen Kosten enthält eine Verfügung der OFD Hannover vom 27. Juni 2007 (Aktenzeichen S 2137-106-StO 222/221).

Verzeichnis zu den Aufbewahrungsfristen

Die Übersicht listet in alphabethischer Reihenfolge wesentliche Arten von Unterlagen auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat.

Schriftgut
Aufbewahrungsfrist
Abrechnungsunterlagen
10 Jahre
Abtretungserklärung
6 Jahre
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
10 Jahre
Akkreditive
6 Jahre
Angebote mit Auftragsfolge
6 Jahre
Angestelltenversicherung (Belge)
10 Jahre
Anlagevermögensbücher und- karteien
10 Jahre
Arbeitsanweisung für EDV-Buchführung
10 Jahre
Betriebliche EDV-Dokumentation
10 Jahre
Ausgangrechnung
10 Jahre
Außendienstabrechnung
10 Jahre
Bankbelege
10 Jahre
Bankbürgschaften
6 Jahre
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlage
10 Jahre
Betriebskostenrechnung
10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte
6 Jahre
Bewertungsgrundlage
10 Jahre
Bewirtungsgrundlage
10 Jahre
Bilanzen
10 Jahre
Buchungsbelege
10 Jahre
Darlehensverträge (nach Ablauf des Vertrages)
6 Jahre
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
10 Jahre
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlagen)
10 Jahre
Einfuhrunterlagen
6 Jahre
Eingabenbeschreibung der EDV-Buchführung
10 Jahre
Eingabedatenformate
10 Jahre
Eingangsrechnungen
10 Jahre
Einheitswertunterlagen
6 Jahre
Essensmarkenabrechnung
10 Jahre
Exportunterlagen
10 Jahre - soweit steuerlich relevant (insb. Ausfuhrnachweise
Fahrtkostenerstattungsunterlagen
10 Jahre
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen der EDV-Buchführung
10 Jahre
Frachtbriefe
6 Jahre
Gehaltslisten
10 Jahre
Geschäftsberichte
10 Jahre
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
6 Jahre
Geschenknachweise
6 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung
10 Jahre
Grundbuchauszüge
10 Jahre - soweit Inventurunterlagen
6 - zur Kreditsicherung (nach Vertragsablauf)
Grundstückverzeichnis (soweit Inventar)
10 Jahre
Gutschriften
10 Jahre
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
6 Jahre
Handelsbücher
10 Jahre
Hauptabschlussübersicht
10 Jahre
Investitionszulage (Unterlagen)
6 Jahre
Inventare und Inventurnachweise
10 Jahre - soweit Bilanzunterlagen
Jahresabschlusserläuterung
10 Jahre
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent
10 Jahre
Kalkulationsunterlagen
6 Jahre
Kassenberichte
10 Jahre
Kassenbücher/- blätter
10 Jahre
Kassenzettel
10 Jahre - soweit Tagessummenbons aufbewahrt werden: 0 Jahre
Kontenpläne und Kontenplanänderung
10 Jahre
Kontenregister
10 Jahre
Kontokorrentbelege
10 Jahre
Kreditunterlagen
10 Jahre - soweit Buchungsbeleg
6 Jahre - soweit Korrespondenz
Lagerbuchführungen
10 Jahre
Lieferscheine
6 Jahre- sofern als Belegnachweise
(v. a. im Zusammenhang mit einer Rechnung: 10 Jahre)
Lohnbelege
10 Jahre
Lohnlisten
10 Jahre
Magnetbänder mit Buchfunktionen
10 Jahre
Mahnbescheide
6 Jahre
Mietunterlagen
10 Jahre**
Nachnahmebelege
10 Jahre
Nebenbücher
10 Jahre
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
10 Jahre
Pachtunterlagen
6 Jahre**
Postgiroauszüge mit Grundbuchfunktion
10 Jahre
Preislisten
10 Jahre - soweit Bewertungsanlagen
Prozessakten
10 Jahre nach Abschluss des Prozesses
Rechnungen
10 Jahre
Rechnungen
10 Jahre
Reisekostenabrechnungen
10 Jahre
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
10 Jahre
Sachkonten
10 Jahre
Saldenbilanzen
10 Jahre
Schadensunterlagen
10 Jahre - soweit Bilanzunterlagen (sonst: 6 Jahre)
Scheckunterlagen
6 Jahre
Schriftwechsel extrem
6 Jahre
Spendenbescheinigung
10 Jahre
Sozialsversicherungsbeitragskonten
6 Jahre
Überstundenliste
10 Jahre - soweit Lohnbelege
0 Jahre - soweit Kontrollunterlagen
Verbindlichkeiten (Zusammenstellung)
10 Jahre - soweit Bilanzunterlagen
Verkaufsbücher
10 Jahre
Vermögensverzeichnis
10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)*
6 Jahre
Versandunterlagen allgemein
10 Jahre - soweit Buchungsbelege
Versicherungspolicen
6 Jahre - nach Ablauf der Versicherung
Verträge
6 Jahre**
Vollmachten
6 Jahre - nach Erlöschen
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher
10 Jahre
Wechsel (eingelöst)
10 Jahre
Zahlungsanweisungen
10 Jahre
Zugriffsregelungen der EDV-Buchführung
10 Jahre
Zwischenbilanz bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres
10 Jahre
* Bei Buchungsbelegen gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, bei Handels- und Geschäftsbriefen die 6-jährige.
** Nach Vertragsende, soweit handels- und steuerrechtlich relevant.

Die Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftlicheverwaltung e.V. (AWV) hat hierzu einen Praxisleitfaden (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 2504 KB)für Unternehmen erstellt.