Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen

Elektronische Rechnungen (E-Rechnung) sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. Die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen wurden im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen. Das BMF-Schreiben zur E-Rechnung ist seit dem 15. Oktober 2024 veröffentlicht.
Veranstaltungshinweis
Die Industrie- und Handelskammer Bodensee-Oberschwaben plant in diesem Jahr mehrere Informationsveranstaltungen zur E-Rechnung im Unternehmen. Die bisherigen Veranstaltungen fanden am Mittwoch, den 10. Juli 2024 von 10:00 bis 11:30 Uhr sowie am 17. September 2024 von 10:00 bis 11:30 Uhr als kostenlose Webinare statt.

Über die Termine kommender Veranstaltungen sowie die Möglichkeit zur Anmeldung informieren wir rechtzeitig hier sowie über unseren Newsletter.

Warum kommt die verpflichtende E-Rechnung für alle Unternehmen?

Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) geplant, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden soll. In Vorbereitung auf das geplante Meldesystem wurde im ersten Schritt die E-Rechnung beschlossen. Im nächsten Schritt sollen das nationale sowie das EU-weite Meldesystem auf den Weg gebracht werden. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 in der Diskussion. Nach aktuellem Stand ist der Start des deutschen Meldesystems nicht vor der Umsetzung der europäischen Lösung angedacht.
Verschiedene Wirtschaftsverbände , darunter die Deutsche Industrie- und Handelskammer haben im Juli 2024 zum Entwurf eines BMF-Schreibens zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehen ab dem 01. Januar 2025 Stellung genommen und auf die große Herausforderung der Umsetzung für alle Unternehmen hingewiesen. Im Anschreiben wird nochmals deutlich darauf hingewiesen, dass die Einführung mit weiteren Maßnahmen flankiert werden muss. Dazu zählen ein staatliches Tool sowie die aktive Unterstützung der Unternehmen durch die Finanzverwaltung.

Was wird sich ändern?

Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen: Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.

Die elektronische Rechnung

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. Doch Vorsicht, bei hybriden Rechnungsformaten soll künftig nur der strukturierte Teil der führende sein.

Die sonstige Rechnung

Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (zum Beispiel PDF, JPG) übermittelt werden.
Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Und, spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) E-Rechnungen (B2B) stellen. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Hinweis: Die Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland; existiert kein Sitz, reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit würde demnach keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auslösen.
Wichtig: Von der Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen, wären nach derzeitigem Stand künftig auch beispielsweise Vermieter betroffen, die mittels Option steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Bisher konnte beispielsweise der Mietvertrag als Rechnung genutzt werden.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ist ohne vorherige Zustimmung bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.

Übersicht - Übergangsfristen für den Versand der E-Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland

2025 2026 2027 2028
Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch zum Beispiel als PDF, JPG (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) Ja Ja Nein Nein
Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch zum Beispiel als PDF, JPG (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) und einem Vorjahresumsatz < 800.000 Euro Ja Ja Ja Nein
Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers Ja Ja Ja Nein
E-Rechnung (konform zu EN 16931) Ja Ja Ja Ja

Bis Ende 2026…

… dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist für diese (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Was sich jedoch ändert ist der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die E-Rechnung ein, weshalb alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen müssen.

Bis Ende 2027…

Sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 EURO erwirtschaftet, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, auch für diese ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 beziehungsweise 2027 ausgeführt wurden, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

Ab 2028…

… sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im B2B-Bereich einzuhalten. Ab diesem Zeitpunkt sollen ebenfalls die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem beziehungsweise für die EU-seitig geplanten ViDA-Maßnahmen geschaffen sein, mit denen der Umsatzsteuerbetrug EU-weit eingedämmt werden soll.

Was gilt für den Rechnungsempfänger?

Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 1. Januar 2025.
Der Empfang der E-Rechnung ist von allen Unternehmen einzurichten!
Sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die oben genannten Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können.

Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten dringend prüfen, ob zum Jahreswechsel 2024 / 2025 zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann, zum Beispiel weil deren Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden möchten.
Anders als bisher ist die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben (beispielsweise PDF-Dateien) entsprechen beziehungsweise in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Wie wird die E-Rechnung zukünftig zugestellt?

Aktuell enthält die neue gesetzliche Regelung keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Ausnahmen Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise

Nicht in jedem Anwendungsfall ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend. So können Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) weiterhin als "sonstige Rechnungen" im oben genannten Sinne übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform. Ebenso nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfreie Umsätze. Gleiches gilt für Fahrausweise.
Quelle: IHK Darmstadt, Stand: August 2024

BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 - wesentliche Änderungen zum Entwurf

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Datum vom 15. Oktober 2024 ein Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für inländische Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 vorgelegt. Die IHK-Organisation und weitere Verbände hatten zum Vorentwurf des Schreibens (vom 13. Juni 2024) Stellung genommen.
  • Wesentliche Inhalte des BMF-Schreibens (Auswahl): Neufassung durch Wachstumschancengesetz: Ab dem 1. Januar 2025 wird die obligatorische Verwendung von elektronischen Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Umsätze) eingeführt (Rn. 1).
  • Rechnungen für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von dieser Pflicht ausgenommen (vgl. Rn. 1, 22, 23).
  • Eng verbunden mit der Einführung der E-Rechnung ist die zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehene Einführung eines Meldesystems (Rn. 1).
  • Die bisherigen steuerlichen Regeln werden an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst, wobei die Bedeutung einer Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne unverändert bleibt (Rn. 2).
  • Die Finanzverwaltung berücksichtigt – in der von Übergangsregelungen begleiteten Einführungsphase – den Umstand des Transformationsprozesses in angemessenen Umfang (Rn. 2).
  • Rechtslage bis zum 31. Dezember 2024: Bis Ende 2024 können neben Papierrechnungen auch elektronische Rechnungen in Formaten wie PDF oder E-Mail ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt (Rn. 3). Diese Formate sind jedoch ab 2025 bei inländischen B2B-Umsätzen nur noch für Übergangszeiträume zulässig (Rn. 3, 62-65).
  • Rechnungsarten ab dem 1. Januar 2025: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein zwischen den Vertragsparteien vereinbartes Format sein, das eine vollständige Extraktion der erforderlichen Daten ermöglicht (Rn. 4).
  • Wie bisher muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Bei der Übermittlung einer E-Rechnung mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder einem zulässigem EDI-Verfahren (Rn. 33) gelten die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet. Beides kann auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden (Rn. 5).
  • „Lesbarkeit“ bedeutet, dass der strukturierte Datensatz maschinell auswertbar sein muss. Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich, aber optional möglich (vgl. im Einzelnen Rn. 6).
    Sonstige Rechnungen: Hierzu zählen Rechnungen in Papierform oder in nicht-strukturierten elektronischen Formaten wie zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails (vgl. Rn. 7).
  • Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen: Unternehmer sind verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn der Umsatz nicht steuerfrei ist und eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht wird (vgl. Rn. 8).
    Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht auch bei Leistungen an eine unternehmerisch tätige juristische Person für deren nichtwirtschaftliche Tätigkeiten i. e. S. (vgl. Rn. 9).
    Zukünftig ist zwischen der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und der Möglichkeit zur Ausstellung einer sonstigen Rechnung zu unterscheiden (Rn. 10).
  • Die sechsmonatige Frist zur Ausstellung einer Rechnung nach Ausführung der Leistung bleibt unverändert (Rn. 11).
  • Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung auszustellen. Es bedarf keiner Zustimmung des Empfängers mehr, dieser muss jedoch die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen (Rn. 12-14).
    Ein Rechnungsaussteller kann sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen. Die Verwendung der USt-IdNr. oder – soweit vergeben – der W-IdNr. kann ein Indiz dafür sein, dass der Empfänger als Unternehmer handelt (Rn. 15).
  • E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden (vgl. im Einzelnen Rn. 24). Welches – zulässige – Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist (Rn. 27).
    Beispiele für zulässige nationale elektronische Rechnungsformate sind insbesondere Rechnungen nach dem XStandard und nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Beispiele für zulässige europäische elektronische Rechnungsformate sind Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing (Rn. 26).
  • Rein strukturierte Formate: Diese müssen der Normenreihe EN 16931 entsprechen und sind in erster Linie maschinell verarbeitbar (vgl. im Einzelnen Rn. 28-29).
  • Hybride Formate: Diese bestehen aus einem maschinenlesbaren Teil (z. B. XML-Datei) und einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument). Der maschinenlesbare Teil hat im Fall von Abweichungen Vorrang (Rn. 30-31). Enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben, z.B. aufgrund manipulativer Eingriffe eine andere Leistungsbeschreibung oder einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag, stellt der Bildteil ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind (Rn. 32).
  • Andere Formate: Es können auch andere Formate vereinbart werden, solange diese eine vollständige und korrekte Datenextraktion ermöglichen (vgl. Rn. 33-34). Unter diesen Voraussetzungen ist auch die Weiternutzung von etablierten elektronischen Rechnungsformaten (z.B. EDI-Verfahren) möglich (Einzelheiten vgl. Rn. 33).
  • Umfang einer E-Rechnung (Einzelheiten vgl. Rn. 35): Die E-Rechnung muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen; ergänzende Informationen können im Anhang stehen.
  • Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen (Einzelheiten vgl. Rn. 36-43): Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Die elektronische Übermittlung ist beispielsweise möglich per E-Mail, elektronischer Schnittstelle, gemeinsamem Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder per Download über ein Internetportal. Externe Dienstleister dürfen genutzt werden, wenn die formalen Anforderungen eingehalten werden. Mehrfache Übersendung ist zulässig, wenn identisch.
    Ab 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können (Empfangspflicht, Rn. 40, 62).
  • Meldesystem: Die technisch möglichen und rechtlich zulässigen Übertragungswege werden im Rahmen des zu einem späteren Zeitpunkt gesetzlich einzuführenden Meldesystems neu zu definieren sein (vgl. im Einzelnen Rn. 41).
  • Verträge als Rechnung (Einzelheiten vgl. Rn. 44-46): Verträge können als Rechnung angesehen werden, wenn sie die erforderlichen Angaben enthalten. Bei Dauerschuldverhältnissen ist es ausreichend, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, in welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten ist, oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
  • Regelungen zum Vorgehen bein einer End- oder Restrechnung bei zuvor erteilten Voraus- und Anzahlungsrechnungen (vgl. Rn. 47-48).
    Berichtigung (Einzelheiten vgl. Rn. 49-51): E-Rechnungen können berichtigt werden, mit Rückwirkung auf den ursprünglichen Zeitpunkt. Die Änderung der Bemessungsgrundlage erfordert keine Berichtigung des Steuerbetrags in der ursprünglichen Rechnung.
  • Bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind Besonderheiten zu beachten (vgl. im Einzelnen Rn. 52-54).
  • Vorsteuerabzug (vgl. im Einzelnen Rn. 55-59): Wenn eine E-Rechnung verpflichtend ist, berechtigt dem Grunde nach nur diese zum Vorsteuerabzug. Eine falsch ausgestellte Rechnung kann nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Während des Übergangszeitraums wird der Vorsteuerabzug allein wegen des falschen Formats nicht beanstandet, wenn der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen von der Inanspruchnahme der Übergangsregelung durch den Rechnungsaussteller ausgehen konnte.
  • Aufbewahrung (vgl. im Einzelnen Rn. 60-61): Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllen. Falls zusätzliche Dokumente, wie Buchungsvermerke, die für die Besteuerung relevant sind, mit der E-Rechnung übersandt wurden, müssen auch diese unverändert und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Regelungen der GoBD sind zu beachten.
  • Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnungen (Papier oder nicht-strukturierte elektronische Formate) ausgestellt werden (vgl. Rn. 63). Für Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro im Vorjahr gilt diese Möglichkeit bis Ende 2027 (Rn. 64). Elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) können bis Ende 2027 genutzt werden, wenn sie die Anforderungen der neuen Regelungen nicht vollständig erfüllen (Rn. 65).
Quelle: IHK München, Stand Oktober 2024

FAQ

Q: Warum führt Deutschland die E-Rechnung und die digitale Meldepflicht nicht gleichzeitig ein?
A: Als Entlastung für die Wirtschaft kommt die Digitalisierung an dieser Stelle Schritt für Schritt und nicht alle Maßnahmen auf einmal
Q: Kann später das Digital Reporting durch ein Steuerbüro erledigt werden, welches man bereits eingeschaltet hat?
A: Ein klassisches Steuerbüro bietet sich eher nicht an. Die Umsetzung ist aber grundsätzlich auch per Dienstleister möglich. Es bietet sich allerdings ein digitaler Dienstleister an, wie zum Beispiel SAP.
Q. Ist die Verknüpfung mit DATEV möglich?
A. Voraussichtlich ja.
Q: Wird die Instrastat Meldung wegfallen?
A: Perspektivisch gut möglich.
Q: Wird die Umsatzsteuervoranmeldung wegfallen?
A: Da alles digitalisiert werden soll, ist auch dies gut möglich. In anderen Ländern ist das Reporting bereits „umgedreht“ und auch in Deutschland sind die Weichen in Richtung Real Time Reporting gestellt.
Q: Wie sieht es mit EDI-Verfahren aus?
A: EDI bleibt zulässig, aber muss interoperabel sein.
Q: Ist EN 16931 frei zugänglich?
A: Bisher sind nur Teil 1 und 2 frei zugänglich. Die Aufforderung an das BMF zur Zugänglichmachung der anderen Teile ist bereits über die DIHK erfolgt.
Q: Was mache ich, wenn ein Kunde keine technischen Möglichkeiten hat?
A: Theoretisch muss der Kunde empfangsbereit sein. Es gibt jedoch keine Sanktionen. Hier bietet sich ZUGFerD als Lösung an.
Q: Wie wird die Grenze von 800.000 Euro ermittelt?
A: Es ist für die Grenze nur der unternehmerische Bereich ausschlaggebend.
Q: Sind ab 2028 dann zwei Rechnungsformate im Umlauf? Eins für B2B und eins für B2C?
A: Ja. Im B2C kann das Rechnungsformat weiter gewählt werden wie man will. Es ist Papierform und reine PDF möglich. Wenn Unternehmen die Rechnungen für B2B und B2C vereinheitlichen wollen, ist das ZUGFerD Format empfehlenswert.
Q: Wie erkenne ich beim ZUGFerD Format, dass eine XML Datei enthalten ist?
A: Am Büroklammer- beziehungsweise Anhang Symbol.
Q: Ist ein Verein ein B2B Kunde?
A: Ja, wenn eine Unternehmereigenschaft vorliegt (umsatzsteuerlicher Unternehmer oder umsatzsteuerrechtlicher Bereich).
Q: Wird es kostenlose Anbieter für die Formatumwandlung in E-Rechnungen geben? Falls nein, wie sollen sich sehr kleine Unternehmen die Umstellung leisten?
A: Es gibt bereits entsprechende Tools für sehr kleines Geld. Voraussichtlich werden auch von staatlicher Seite Plattformen bereitgestellt werden, die das Problem für kleine Unternehmen lösen.
Q: Wieviel wird die Umstellung für ein kleines Unternehmen voraussichtlich kosten?
A: Je höher das Rechnungsaufkommen eines Unternehmens, desto teurer wird die Umstellung, da andere IT Lösungen benötigt werden. Ein kleines Unternehmen kann bei geringem Rechnungsaufkommen gegebenenfalls auf eine kostspielige IT Lösung verzichten und die Rechnung manuell umwandeln. Für dem reinen Empfang der E-Rechnung gibt es zudem bereits kostenlose Lösungen auf dem Markt. Das Institut für Digitalisierung im Steuerrecht wird eine Liste mit kostenlosen Lösungen zur Lesbarmachung von XML Dateien veröffentlichen. Diese werden wir hier verlinken.
Q: Wie ist es bei Zahlungen mit Kreditkarten, zum Beispiel über Reisekosten oder im Baumarkt.
A: Auch hier ist eine E-Rechnung erforderlich.
Q: Gilt die 250 Euro Grenze brutto oder netto?
A: Die Grenze gilt brutto
Q: Betrifft die E-Rechnungspflicht auch einen Vermittler, der steuerfreie Umsätze hat?
A: Es muss in diesem Fall keine E-Rechnung versendet werden, der Empfang muss aber möglich sein.
Q: Wie versende ich eine E-Rechnung?
A: Derzeit gibt es keine Vorgaben, über welchen Kanal E-Rechnungen ausgetauscht werden müssen. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit die E-Rechnung per Mail oder über ein Netzwerk zu versenden.
Q: Wie steht es mit der Fälschbarkeit von xml Rechnungen. Sind diese in gleicher Weise fälschbar wie eine pdf-Datei?
A: Konzentriert sich die Betrugsmasche auf den Übertragungsweg der Rechnung, bestehen grundsätzlich auch im XML-Format Sicherheitsbedenken beim Versand von E-Rechnungen via E-Mail. Die E-Mail und die XML-Datei können auf dem Weg manipuliert werden und diese Manipulationen sind nur schwer zu erkennen. Elektronische Rechnungen im XML Format als solche können aber sicherer sein als papierbasierte Rechnungen, da Sie digitale Signaturen und Verschlüsselungstechnologien verwenden können um die Authentizität und Integrität der Daten zu gewährleisten. Da zum Öffnen der Rechnungsdatei dann zwei Passwörter nötig sind, kann das Risiko von Betrug und Fälschungen verringert werden. Dennoch ist nicht auszuschließen, dass sich auch in diesem Bereich neue Betrugsmaschen und Fälschungsarten ergeben werden.
Q: Was ändert sich bei der Archivierung von Rechnungen?
A: Bei der Archivierung wird sich nichts ändern. Da nach wie vor nur das abgespeichert werden muss, was bei Ihnen ankommt, ist hierfür auch keine neue IT-Lösung erforderlich.
Q: Kann ich einem Unternehmer in Italien bereits jetzt eine E-Rechnung schicken?
A: Nein. Auch wenn in Italien die Verpflichtung zur E-Rechnung bereits umgesetzt wurde, handelt es sich derzeit noch um ein geschlossenes System. Es ist also eine diesbezügliche individuelle Vereinbarung erforderlich.
Q: Was passiert mit Rechnungen, die mich in Papierform nach dem 01. Januar 2025 erreichen? Gelten diese als erhalten?
A: Kleinunternehmer können bis einschließlich 2027 weiter Papierrechnungen versenden. Diese gelten als erhalten. Sollten nach diesem Zeitpunkt noch Papierrechnungen bei Ihnen eingehen, sollten Sie mit dem Unternehmen das Gespräch suchen.