Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Die Anwendbarkeit der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) seit 25. Mai 2018 bringt eine europaweite Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten mit sich.
In folgenden Fällen muss ein Datenschutzbeauftragter nach der DS-GVO benannt werden:
  • Die Kerntätigkeit des Unternehmens besteht in Verarbeitungsvorgängen, welche aufgrund Art, Umfang und/oder Zweck eine umfangreiche regelmäßige und systematische Beobachtung personenbezogener Daten erforderlich machen. Eine regelmäßige (also nicht nur einmalige, sondern wiederholte) und systematische Überwachung (methodischer Technikeinsatz) kann beispielsweise sein: datengesteuerte Marketingaktivitäten wie verhaltensbasierte Werbung, Scoring zu Zwecken der Kreditvergabe oder Versicherungsprämien, Standortverfolgung, künstliche Intelligenz, die Daten in Alltagsgegenständen (zum Beispiel Haushaltsgeräte, Autos) verarbeitet.
  • Es werden besonders sensible Daten (vergleiche hierzu Artikel 9 DS-GVO) verarbeitet. Zum Beispiel das Erfassen und Auswerten von Gesundheitsdaten über integrierte Geräte (sogenannte Wearables).
Die DS-GVO lässt den Mitgliedstaaten die Befugnis, weitere Bestellpflichten zu regeln, solange der nationale Gesetzgeber nicht von den oben beschriebenen Rechten und Aufgaben abweicht. Hiervon hat der deutsche Gesetzgeber im Rahmen der Änderung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) Gebrauch gemacht.
Früher musste ab der Anzahl von zehn Personen, die im Betrieb in der Regel ständig automatisiert Daten verarbeiten, verpflichtend ein Datenschutzbeauftragter benannt werden. Jetzt gilt hierfür die Grenze von 20 Personen. Die freiwillige Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist jederzeit möglich.

Wichtig:

Alle anderen Pflichten, die sich durch die DS-GVO ergeben, fallen durch die Anhebung der Grenze von zehn auf 20 Personen nicht weg.
Keinen Datenschutzbeauftragten zu bestellen muss nicht weniger Arbeit bedeuten. Prüfen Sie deshalb genau, ob ein freiwillig bestellter Datenschutzbeauftragter für Entlastung im Unternehmen sorgen kann, indem er sich um die Pflichten, die sich aus der DS-GVO ergeben, kümmert.
Die Position des Datenschutzbeauftragten kann innerhalb des Betriebs durch einen eigenen Mitarbeiter besetzt werden (auch als „Teilzeit“-Tätigkeit neben seinen eigentlichen Aufgaben), wenn er die persönlichen und fachlichen Voraussetzungen dafür besitzt. Es kann auch ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Für eine Unternehmensgruppe kann ein gemeinsamer Datenschutzbeauftragter benannt werden. Dieser muss jedoch von jeder Niederlassung aus leicht erreichbar sein.

Personenanzahl richtig bestimmen

Die Merkmale, wann die Personengrenze erreicht ist, müssen richtig interpretiert werden.
  • Beim Begriff „Personen” kommt es nicht auf deren arbeitsrechtlichen Status als Arbeitnehmer an. Es sind also Voll- und Teilzeitkräfte, Leiharbeitnehmer, Auszubildende, freie Mitarbeiter und Praktikanten sowie Beschäftigte im Home-Office oder in Tele-Arbeit hinzuzuzählen.
  • „In der Regel“ heißt, dass Schwankungen in der Anzahl der Personen, die automatisiert Daten verarbeiten, nicht berücksichtigt werden. Sinken die Personen im Unternehmen kurzzeitig auf eine Anzahl unterhalb der Grenze abführt dies nicht zum Wegfall der Bestellpflicht. Entscheidend ist der , durchschnittliche Personalbestand innerhalb eines Geschäftsjahres
  • „Ständig“ heißt, dass Personen mitzurechnen sind, die regelmäßig mit entsprechenden Aufgaben betraut sind. Nicht mitzurechnen sind Personen, die nur gelegentlich (zum Beispiel Urlaubsvertretung) beschäftigt sind.
  • Es zählen nur die Personen, die „automatisiert Daten verarbeiten“, also wenn für die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten Datenverarbeitungsanlagen wie PCs, Tablets oder Smartphones verwendet werden. Nicht hinzuzuzählen sind Personen, die keine oder personenbezogenen Daten verarbeiten oder nur nicht-automatisiert Daten verarbeiten (zum Beispiel Handwerker, Reinigungskräfte, LKW-Fahrer, oder Lager-Mitarbeiter, die ihre Aufträge nur auf Papier bekommen). Eine genaue Abgrenzung kann im Einzelfall schwierig sein und sollte konkret betrachtet werden.
Im Folgenden werden die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, die persönlichen und sachlichen Anforderungen sowie seine Rechte und Pflichten beschrieben.

Anforderungen an Bestellung, Stellung und Aufgaben

Bestellpflicht

  • Nicht bestellt werden darf eine Person, die in einen Interessenkonflikt geraten könnte oder für die eine Gefahr der Selbstkontrolle besteht (insbesondere Mitglieder der Unternehmensleitung, IT- und Personalleiter sowie IT- Administratoren).
  • Der Datenschutzbeauftragte muss aufgrund der beruflichen Qualifikation und des Fachwissens benannt werden. Zu den Fachkundevoraussetzungen gehört ein Verständnis der allgemein datenschutzrechtlichen und spezialgesetzlichen datenschutzrechtlichen Vorschriften, die für das eigene Unternehmen relevant sind, sowie technisch-organisatorische Kenntnisse, insbesondere Kenntnisse der Informations- und Telekommunikationstechnologie und der Datensicherheit. Diese Mindestkenntnisse müssen bereits zum Zeitpunkt der Bestellung vorliegen.
  • Eine Form und bestimmte Dauer für die Bestellung besteht nicht; die Bestellung sollte aus Nachweisgründen in Textform erfolgen (siehe Muster unten).
  • Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind zu veröffentlichen (zum Beispiel auf der Unternehmenshomepage) und sind der jeweiligen Landesdatenschutzbehörde zu melden (hierfür soll es ein elektronisches Formular bei den Aufsichtsbehörden geben).

Stellung

  • Der Datenschutzbeauftragte ist weisungsunabhängig bezüglich seiner Aufgabenerfüllung und er berichtet unmittelbar der höchsten Managementebene des Verantwortlichen.
  • Er darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben weder abberufen noch benachteiligt werden.
  • Es besteht ein Anspruch auf ordnungsgemäße und frühzeitige Einbindung in alle datenschutzrechtlichen Fragen. Zur Aufgabenerfüllung ist das notwendige Zeitbudget sowie die nötige Unterstützung (Fortbildung, finanzielle, materielle und personelle Ausstattung) zu gewähren.
  • Dem Datenschutzbeauftragten ist Zugang zu allen personenbezogenen Daten und damit zusammenhängenden Verarbeitungsvorgängen zu geben.
  • Der Datenschutzbeauftragte ist zur Wahrung der Geheimhaltung und Vertraulichkeit bei der Erfüllung seiner Aufgaben verpflichtet. Dies gilt insbesondere in Bezug auf die Identität von betroffenen Personen, die sich an den Datenschutzbeauftragten gewandt haben. Ein gesetzliches Zeugnisverweigerungsrecht steht ihm zu, soweit der Leitung oder einer bestimmten Person des Verantwortlichen ein solches Recht zusteht. Akten oder Schriftstücke des Datenschutzbeauftragten unterliegen insoweit einem Beschlagnahmeverbot.
Nach dem neuen BDSG besteht – wie bereits nach der bisherigen Fassung des BDSG – ein besonderer Kündigungsschutz. Das Arbeitsverhältnis darf während der Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter und nach Beendigung für ein Jahr nicht gekündigt werden, es sei denn die Kündigung erfolgt aus wichtigem Grund.

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte hat schwerpunktmäßig die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften und den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten im Betrieb zu überwachen.
In diesem Zusammenhang hat er gemäß Artikel 39 DS-GVO die folgenden Aufgaben zu erfüllen:
  • Unterrichtung über die bestehenden datenschutzrechtlichen Pflichten und Beratung bei der Lösung datenschutzrechtlicher Fragen.
  • Überwachung und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften (DS-GVO, BDSG sowie weitere Rechtsvorschriften) sowie der unternehmenseigenen Datenschutzbestimmungen inklusive Zuweisung von Zuständigkeiten, Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitern.
  • Auf Anfrage Beratung bei der Datenschutz-Folgenabschätzung (Artikel 35 DS-GVO) und Überwachung ihrer Durchführung.
  • Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde und Zuständigkeit für die vorherige Konsultation datenschutzrechtlicher Fragen an die Aufsichtsbehörde.
  • Ansprechpartner für betroffene Personen und Mitarbeiter zu allen mit der Verarbeitung ihrer Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte zusammenhängenden Vorgänge.
Über diese Mindestaufgaben hinaus nimmt er eine beratende und unterstützende Funktion ein.

Insbesondere sind hier zu nennen:

  • Unterstützung des Verantwortlichen bei der Etablierung von Prozessen beziehungsweise Dokumentationen zur Erfüllung der umfassenden Nachweispflicht, Unterstützung bei der Melde- und Benachrichtigungspflicht bei Datenschutzverletzungen sowie die Erfüllung der Betroffenenrechte (Recht aus Auskunft, Berichtigung, Einschränkung oder Löschen von Daten).
  • Die Pflicht, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen, liegt grundsätzlich beim Verantwortlichen, kann aber – unter der Verantwortung des Verantwortlichen – auf den Datenschutzbeauftragten übertragen werden.
  • Bei der Erfüllung seiner Aufgaben entscheidet der Datenschutzbeauftragte selbst, welche Verarbeitungsvorgänge er aufgrund des damit jeweilige verbundenen Risikos vorrangig prüft.

Haftung

Nach den Leitlinien der sogenannten Artikel-29-Datenschutzgruppe (unabhängiges Beratungsgremium der Europäischen Kommission in Fragen des Datenschutzes) vom April 2017 trägt der Datenschutzbeauftragte im Falle der Nichteinhaltung der DS-GVO keine persönliche Verantwortung. Aus der DS-GVO gehe klar hervor, dass es Sache des Verantwortlichen sei, sicherzustellen und nachweisen zu können, dass die Verarbeitung im Einklang mit der DS-GVO erfolgen.

Folgen bei Nichtbestellung

Die vorsätzliche oder fahrlässige Versäumnis einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten nicht oder nicht rechtezeitig zu bestellen, kann nach bisherigem BDSG mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 50.000 Euro belegt werden. Die DS-GVO sieht hier höhere Bußgelder von bis zu zehn Millionen Euro oder zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Veröffentlichungs-/Mitteilungspflichten

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (sowohl wenn dieser betrieblich oder extern bestellt ist) sind beispielsweise in der Datenschutzerklärung auf der Webseite des Unternehmen zu veröffentlichen und der zuständigen Aufsichtsbehörde mitzuteilen.
Zuständige Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Die Meldung ist online möglich.

Muster: Interne Bestellung zum betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Bestellung zum Datenschutzbeauftragten


Anrede
Name
Anschrift

Hiermit bestellen wir Sie im gegenseitigen Einvernehmen und mit sofortiger Wirkung/zum … zum betrieblichen Datenschutzbeauftragten gemäß Artikel 37 folgende EU-Datenschutz-Grundverordnung, § 38 BDSG.
In Ihrer Funktion als Datenschutzbeauftragter sind Sie der Geschäftsleitung unmittelbar unterstellt (Achtung Hinweis: Diese Regelung ist nicht verpflichtend in den gesetzlichen Vorschriften vorgesehen, kann aber von dem Unternehmen so getroffen werden).
Zuständiges Mitglied der Geschäftsleitung ist (Anrede) .... Ihre Aufgaben als Datenschutzbeauftragter ergeben sich aus der EU-Datenschutzgrundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz, die wir in der Anlage konkretisiert haben.
In Ihrer Aufgabe als betrieblicher Datenschutzbeauftragter sind Sie weisungsfrei. Über Ihre Tätigkeit werden Sie der zuständigen Geschäftsleitung (Zeitraum angeben: zum Beispiel.: 1x jährlich) Bericht erstatten.
Ort, Datum
Unterschrift: ... (Unternehmensleitung)
Mit der Bestellung bin ich einverstanden: ... (Unterschrift des Datenschutzbeauftragten)

Quelle: IHK Region Stuttgart.