Umzugscheckliste für Unternehmer

Mit dieser Checkliste möchten wir auf die wichtigsten Punkte hinweisen, an die bei einer Sitzverlegung oder Änderung der Geschäftsanschrift gedacht werden sollte. Die Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Bei einem Umzug innerhalb einer politischen Gemeinde muss beim Gewerbeamt eine entsprechende Gewerbeummeldung vorgenommen werden. Die Ummeldung erfolgt bei dem Gewerbeamt, in dessen Amtsbereich der neue Betriebssitz gegründet wird. Wenn der Umzug in eine andere Stadt oder Gemeinde vollzogen wird, muss das Gewerbe zunächst am bisherigen Standort abgemeldet werden, um dann am neuen Standort beim dortigen Gewerbeamt wieder neu angemeldet zu werden.

Etwaige Gewerbeerlaubnisse haben häufig bundesweite Gültigkeit, sie müssen dann beim neuen Gewerbeamt nicht erneut beantragt werden. Die Erlaubnisurkunde ist mit der Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt am neuen Betriebssitz vorzulegen. Die Gewerbeabmeldung ist kostenfrei. Die Gewerbeanmeldung kostet je nach Gemeinde zwischen 15 und 60 Euro.

Die Gewerbeämter bekommen weder von dem zuständigen Betriebsfinanzamt noch vom Handelsregister Informationen über die Veränderung des Gewerbes. Die Gewerbeämter sind daher auf die Mitteilung des Gewerbetreibenden angewiesen, der hierzu gemäß § 14 Absatz 1 Gewerbeordnung gesetzlich verpflichtet ist. Eine unterlassene Gewerbeanzeige stellt eine Ordnungswidrigkeit dar (§ 146 Absatz 2 Nummer 2a Gewerbeordnung). Meist informiert das Gewerbeamt aber wiederum die anderen Behörden (Arbeitsagentur, Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer (IHK), Finanzamt, Berufsgenossenschaft).

Für Unternehmer, die im Handelsregister eingetragen sind, ergeben sich zusätzliche Anmeldepflichten beim Handelsregister, die den Sitz und die inländische Geschäftsanschrift eines Unternehmens betreffen. Dabei sind abhängig von der jeweiligen Rechtsform Besonderheiten zu beachten:

Bei eingetragenen Kaufleuten (e.K.) und Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) ist immer die aktuelle Hauptniederlassung (beim e.K.) beziehungsweise der Gesellschaftssitz (bei Personenhandelsgesellschaften) im Handelsregister einzutragen. Dies ist jeweils der Ort, von dem aus die Geschäfte des Unternehmens tatsächlich und dauerhaft geleitet werden. Dieser Ort und die im Handelsregister ebenfalls einzutragende, konkrete inländische Geschäftsanschrift können bei Personenhandelsgesellschaften nicht auseinanderfallen. Das heißt, dass eine Verlegung der Geschäftsanschrift an einen Ort außerhalb des Bezirks des bisherigen Registergerichts zugleich die Verlegung der Hauptniederlassung beziehungsweise des Gesellschaftssitzes bedeutet.

Die Änderung der Geschäftsanschrift ist in notariell beglaubigter Form beim bisher zuständigen Registergericht anzumelden. Verbleibt die Geschäftsanschrift im bisherigen Registerbezirk wird sie in diesem Handelsregister eingetragen. Wird die Anschrift an einen Ort außerhalb des Bezirks des bisher zuständigen Registergerichts verlegt, leitet das bisher zuständige Registergericht die Unterlagen von Amts wegen dem Gericht der neuen Hauptniederlassung beziehungsweise des neuen Sitzes weiter. Dieses Handelsregistergericht überprüft sodann unter Zuhilfenahme der örtlichen IHK, ob das Unternehmen die Hauptniederlassung beziehungsweise den Sitz tatsächlich an den angegebenen Ort verlegt hat. Kann dies positiv festgestellt werden, wird das Unternehmen im Handelsregister am neuen Ort eingetragen. Die Anmeldung der Verlegung der Hauptniederlassung beziehungsweise des Gesellschaftssitzes zum Handelsregister ist daher immer erst vorzunehmen, nachdem die Verlegung tatsächlich stattgefunden hat.

Bei Kapitalgesellschaften (UG (haftungsbeschränkt), GmbH, AG) können der Sitz und die inländische Geschäftsanschrift voneinander abweichen. Eine inländische Geschäftsanschrift ist auch hier zwingend im Handelsregister einzutragen. Unter dieser Anschrift müssen der Gesellschaft gegenüber Willenserklärungen abgegeben und Schriftstücke zugestellt werden können. Die Anschrift muss nicht zwingend an dem Ort sein, an dem sich die Hauptniederlassung befindet oder ein Teil des Unternehmens betrieben wird, sofern die genannten Zustellungsvoraussetzungen gewahrt sind. Eine Änderung der Geschäftsanschrift ist in notariell beglaubigter Form beim Handelsregister zur Eintragung anzumelden.

Zusätzlich zur konkreten inländischen Geschäftsanschrift ist der Ort des Gesellschaftssitzes durch gesellschaftsvertragliche Vereinbarung festzulegen. Der Sitz hat vor allem gesellschaftsrechtliche Relevanz (zum Beispiel für die Zuständigkeit des Registergerichts). Er kann nur durch Änderung der gesellschaftsvertraglichen Regelung auf der Grundlage eines Gesellschafterbeschlusses verlegt werden. Die Sitzverlegung ist in notarieller Form beim bisher zuständigen Registergericht anzumelden. Das Gericht leitet die Unterlagen von Amts wegen dem Gericht des neuen Sitzes weiter. Die Sitzverlegung wird erst mit ihrer Eintragung im neuen Handelsregister rechtswirksam.

Unabhängig von der konkreten Rechtsform ist bei einem Umzug eines Gesellschafters oder Geschäftsführers an einen anderen Wohnort die Änderung des Wohnorts in notariell beglaubigter Form beim Handelsregister zur Eintragung anzumelden.

Die Handelsregistergebühren für die verschiedenen geschilderten Fälle betragen regelmäßig zwischen 30 und 140 Euro. Die Notargebühren betragen je nach Anmeldung zwischen 45 und 500 Euro. Eine Nichtanmeldung der geänderten Geschäftsanschrift kann mit Zwangsgeldern von bis zu 5.000 Euro durch das Registergericht geahndet werden (§ 14 Handelsgesetzbuch).

Bei einem Umzug muss dem bisher zuständigen und dem neuen Finanzamt umgehend die neue Betriebsanschrift mitgeteilt werden. Das bisher zuständige Finanzamt gibt die Steuerakten von Amts wegen an das nun zuständige Finanzamt ab. Hierbei kommt es aufgrund des Zuständigkeitswechsels zur Änderung der Steuernummer. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer bleibt hingegen bestehen.

Den Krankenkassen als Einzugsstellen der Sozialversicherungsbeiträge ist die neue Betriebsanschrift ebenfalls mitzuteilen.

Als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigte ist auch der jeweils zuständigen Berufsgenossenschaft ein Umzug zu melden und die neue Adresse mitzuteilen.

Die Gewerbeämter informieren in der Regel die IHK über die Änderung der Geschäftsanschrift beziehungsweise über die Sitzverlegung. Gleichwohl empfiehlt es sich, geänderte Adressdaten der IHK mitzuteilen.

Auch dem Steuerberater und Anwalt sollte die neue Geschäftsanschrift mitgeteilt werden.

Arbeitgeber sind nach § 5 Absatz 5 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung verpflichtet, alle Änderungen der Betriebsdaten dem Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit mitzuteilen. Des Weiteren sollte bei einem Umzug die Bundesagentur für Arbeit informiert werden, wenn eine entspreche Zusammenarbeit stattfindet (zum Beispiel bei Vermittlungen, Kurzarbeitergeld et cetera).

Hausbank und Versicherungen sind ebenfalls frühzeitig über den Umzug beziehungsweise die neue Geschäftsanschrift zu informieren.

Die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen sind ebenfalls anzupassen. Die genaue Geschäftsanschrift gehört zwar nicht zu den gesetzlichen Pflichtangaben. Wurde sie aber – wie meistens in der Praxis – auf dem Geschäftspapier angegeben, muss auch hier die Geschäftsanschrift geändert werden. Bei einer Verlegung der Hauptniederlassung beziehungsweise des Sitzes in einen anderen Handelsregisterbezirk sind zusätzlich der Ort des neuen Sitzes, das neue Registergericht und die neue Handelsregister-nummer in den Geschäftsbriefen anzugeben. Ausführliche Informationen zu den Geschäftsbriefangaben finden Sie auf "Der korrekte Geschäftsbrief".

Gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 1 Telemediengesetz ist das Impressum hinsichtlich der geänderten Anschrift zu aktualisieren.

Auch beim Beitragsservice der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten muss die neue Betriebsstätte oder die Aufgabe einer alten Betriebsstätte unverzüglich angezeigt werden (§§ 6 folgend Rundfunkbeitragsstaatsvertrag).

Gemäß § 13 Absatz 1 Nummer 1 Fahrzeugzulassungs-Verordnung sind u.a. Änderungen der Anschrift eines Fahrzeughalters der Zulassungsbehörde unverzüglich mitzuteilen. Dementsprechend sind diese Änderungen auch bei Fahrzeugen, die auf ein Unternehmen zugelassen wurden, der Zulassungsbehörde mitzuteilen. Die Ummeldung erfolgt beim Umzug in einen neuen Zulassungsbezirk bei der Zulassungsbehörde in diesem Bezirk, andernfalls bei der örtlichen Zulassungsbehörde und kostet ca. 30 bis 50 Euro, gegebenenfalls zuzüglich der Kosten des Schilderdrucks.

Die Adressänderung ist der Generalzolldirektion-Dienstort Dresden- Stammdatenmanagement (GZD - DO Dresden- Stammdatenmanagement)unter Verwendung des Internetbeteiligtenantrags oder des Formulars 0870 mitzuteilen. Dem Änderungsantrag ist zudem der aktuelle Handelsregisterauszug oder die Gewerbeanmeldung beizufügen.

Daran sollten Sie bei einem Unternehmensumzug denken:

Quelle: IHK Berlin