Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Bereits seit 1. Januar 2017 dürfen nur noch Registrierkassen eingesetzt werden, die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens 10 Jahre unverändert abspeichern können. Bei Betriebsprüfungen müssen die gespeicherten Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Leider werden bei vielen Betriebsprüfungen Mängel in der Kassenführung festgestellt. In der Folge können die Finanzbehörden Hinzuschätzungen vornehmen, die eine Höhe von 10 Prozent des Jahresumsatzes zuzüglich Sicherheitszuschlag erreichen können. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Die Finanzverwaltungen haben in den vergangenen Jahren Manipulationen an elektronischen Registrierkassen durch die sogenannte "Zapper-Software" aufgedeckt. Der Gesetzgeber hat daraufhin im Dezember 2016 das Kassengesetz verabschiedet. Im September 2017 wurde darüber hinaus die Kassensicherungsverordnung veröffentlicht, welche weitergehende Einzelheiten zum Beispiel zur geforderten technischen Sicherheitseinrichtung regelt und die Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung präzisiert. So müssen elektronische Kassen seit März 2021 mit einem Manipulationsschutz nachgerüstet sein. Das Bundesfinanzministerium hat die wichtigsten Informationen zum Kassengesetz zu Fragen und Antworten (FAQs) zusammengefasst.

Grundsätzlich gibt es in Deutschland keine Pflicht zum Führen einer Registrierkasse. Auch durch die Einführung des Manipulationsschutzes wird nicht die Pflicht zur Einführung elektronischer Registrierkassen begründet. Die Rückkehr zur "Offenen Ladenkasse" wird aber nur für wenige Unternehmen eine realistische Alternative darstellen, denn die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Kassenführung sind hoch. So sollten die Nutzer einer Schubladenkasse darauf achten, dass täglich ein Kassenbericht erstellt wird, der fortlaufend nummeriert ist. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit nach Geschäftsschluss vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden. 

Seit 1. Januar 2018 können die Finanzverwaltungen ohne vorherige Ankündigung die Ordnungsmäßigkeit der Registrierkassen vor Ort, dass heißt im Betrieb im Rahmen einer sogenannten Kassennachschau prüfen. Bei Verwendung nicht zertifizierter Kassen sieht die Abgabenordnung ein Bußgeld zwischen 5.000 und 25.000 Euro vor. Wir empfehlen die Kontaktaufnahme mit einem Steuerberater, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie alle Voraussetzungen erfüllen. 

Jeder Steuerpflichtige, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, muss seit 1. Januar 2020 die Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) beachten. Der Unternehmer hat einen Beleg, das heißt zum Beispiel einen Kassenbon über den Geschäftsvorfall zu erstellen und diesen dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgehändigt werden. Er muss in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden. Den Kunden hat nicht die Pflicht, den Beleg mitzunehmen.

Hintergrund:

Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 (Kassengesetz) und der Neueinfügung von § 146a AO wurden Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Zugleich wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, um durch einen Abgleich des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware mögliche Manipulationen leichter feststellen zu können. Zudem wurden Unternehmen gem. § 146a Abs. 4 AO verpflichtet, die eingesetzten Aufzeichnungssysteme und die verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung auf elektronischem Weg dem zuständigen Finanzamt zu melden. Da die Finanzverwaltung jedoch noch kein elektronisches Meldeverfahren bereitstellen konnte, wurde die gesetzliche Mitteilungsverpflichtung mit dem – nunmehr aufgehobenen – BMF-Schreiben vom 6. November 2019 (Neuveröffentlichung mit BMF-Schreiben vom 18. August 2020) ausgesetzt. 
Die Arbeiten der Finanzverwaltung zur Schaffung einer elektronischen Meldemöglichkeit wurden im ersten Halbjahr 2024 nochmals intensiviert, so dass nunmehr zum 1. Januar 2025 eine entsprechende elektronische Meldemöglichkeit über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung stehen wird. 

Kassen(systeme)

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten gem. § 1 Abs. 2 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen (§§ 7 f. KassenSichV). 
Werden diese ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.

Die Links zu den einzelnen Schreiben (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024  und BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023) sind auf der Website des Bundesfinanzministeriums zu finden.