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Aufzeichnungspflichten

Elektronische Kassen(systeme)

Meldung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bis 31.07.2025!

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 38 KB) darauf hingewiesen, dass ab dem 1. Januar 2025 die elektronische Meldemöglichkeit für elektronische Kassen(systeme) sowie für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler zur Verfügung stehen wird. Entsprechende Systeme sind bis spätestens 31. Juli 2025 über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle den Behörden zu melden.

Hintergrund

Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 (Kassengesetz) und der Neueinfügung von § 146a AO wurden Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Zugleich wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, um durch einen Abgleich des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware mögliche Manipulationen leichter feststellen zu können.
Zudem wurden Unternehmen gem. § 146a Abs. 4 AO verpflichtet, die eingesetzten Aufzeichnungssysteme und die verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung auf elektronischem Weg dem zuständigen Finanzamt zu melden. Da die Finanzverwaltung jedoch noch kein elektronisches Meldeverfahren bereitstellen konnte, wurde die gesetzliche Mitteilungsverpflichtung mit dem – nunmehr aufgehobenen – BMF-Schreiben vom 6. November 2019 (Neuveröffentlichung mit BMF-Schreiben vom 18. August 2020) ausgesetzt.
Die Arbeiten der Finanzverwaltung zur Schaffung einer elektronischen Meldemöglichkeit wurden im ersten Halbjahr 2024 nochmals intensiviert, so dass nunmehr zum 1. Januar 2025 eine entsprechende elektronische Meldemöglichkeit über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung stehen wird.

Kassen(systeme)

  • Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden nun bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme.
  • Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
  • Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten gem. § 1 Abs. 2 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen (§§ 7 f. KassenSichV).
Werden diese ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.
  • Bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern, welche die o.g. Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch nehmen, ist für diese Dauer von einer Mitteilung abzusehen.
  • EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, welche bis zum 1. Juli 2025 nachgerüstet werden, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind spätestens innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.

Leitfäden zur eRechnung und zur elektronischen Buchführung

Informationen zur Einführung der obligatorischen eRechnung haben wir hier zusammengestellt.

AWV-Leitfaden zu GoBD

Seit dem 1. Januar 2015 gelten die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Und seitdem wird in den Unternehmen und in der Fachwelt diskutiert, ob und welche Maßnahmen hierfür zu ergreifen sind. Auch mehr als drei Jahre nach deren Veröffentlichung sind in der Praxis große Unsicherheiten bei der Anwendung der Regeln festzustellen.
Vor diesem Hintergrund hat die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) einen GoBD-Praxisleitfaden für Unternehmen entwickelt. Dieser wendet sich besonders an kleine und mittelständische Unternehmen, wobei die Ausführungen auch für große Unternehmen gelten.
Die Publikation kann kostenfrei über die AWV-Geschäftsstelle bestellt oder unter www.awv-net.de/gobd-praxisleitfaden heruntergeladen werden.

Die elektronische Rechnung

Seit dem 1. Juli 2011 sind die Papierrechnung und die elektronische Rechnung umsatzsteuerlich grundsätzlich gleich zu behandeln.
Im Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) vom Arbeitskreis „Recht und EU“ wurde der Leitfaden "Die elektronische Rechnung - ein Praxisleitfaden für Unternehmen" (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 378 KB) entwickelt, welcher zeigt, wie die Einführung der E-Rechnung insbesondere bei KMUs ohne großen organisatorischen und finanziellen Zusatzaufwand möglich ist.
Ziel dieses Leitfadens ist es, einerseits die Vorschriften darzustellen, welche sowohl für die Papierrechnung als auch für die E-Rechnung gelten und andererseits die formatabhängigen Sondervorschriften der E-Rechnung in den Bereichen Übermittlung, Zustimmung zur E-Rechnung, Rechnungsberichtigung und Aufbewahrung genauer zu beleuchten.

GoBD-Dokumenten­management-Systeme

Mit Schreiben vom 14. November 2014 über die »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)«, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.
Die GoBD treten an die Stelle der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Damit ist das BMF letztlich auch den Forderungen der Wirtschaft nach einer dringend erforderlichen Modernisierung der genannten Vorgaben nachgekommen und bringt ergänzend in der Zwischenzeit stattgefundene Entwicklungen mit ein.
Der Bitkom Arbeitskreis ECM–Compliance hat sich intensiv mit den GoBD und den daraus resultierenden Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme beschäftigt. Das Resultat ist die umfassende "Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme" (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 288 KB). In dem Leitfaden wird erläutert, wie die GoBD in der Praxis umgesetzt werden müssen.

Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Die GoBD fordern auch für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von den steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch eine geordnete und sichere Belegablage, insbesondere dann, wenn die Buchführung nicht täglich oder zumindest nicht sehr zeitnah erfolgt. Denn dann kommt es besonders darauf an, wie das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichert und sie gegen Verlust schützt.
Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) eine "Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage" (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 1058 KB) entwickelt, an der sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können.
Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben, Unternehmen können auf Gundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.

Neue Anforderungen an Bewirtungsbelege ab 1. Juli 2021

Mit Schreiben vom 30. Juni 2021 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 55 KB) äußert sich das Bundesfinanzministerium zur “steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben”.
Insbesondere wurden die Anforderungen der Finanzverwaltung an digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und Eigenbelege formuliert und die geforderten Angaben nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) eingearbeitet.
Unabhängig von den nach der KassenSichV geforderten Angaben, ist der Betriebsausgabenabzug für bis zum 31. Dezember 2022 ausgestellte Belege weiterhin zulässig! Anforderungen über die nach der KassenSichV geforderten Angaben hinaus, sind hingegen für Bewirtungsaufwendungen, die nach dem 1. Juli 2021 anfallen, verpflichtend!
Das Schreiben ersetzt das BMF-Schreibens vom 21. November 1994 (BStBl I S. 855) und ist in allen offenen Fällen mit der Maßgabe anzuwenden, dass die im jeweiligen Veranlagungszeitraum maßgeblichen Betragsgrenzen des § 33 UStDV zu beachten sind.