Die obligatorische eRechnung

Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge.

Mit der Zustimmung des Bundesrates zum WachstumschancenG (WtcG) ist der Weg für die verpflichtende elektronische Rechnung (eRechnung) zum 1.1.2025 nun frei.

Die obligatorische Ausstellung von eRechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht werden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E). Als „ansässig” gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).

Die neue eRechnung muss der europäischen CEN-Norm EN 16931 bzw. den in einer EU-Richtlinie festgelegten Syntaxen entsprechen. Abweichend davon können die Vertragsparteien ein anderes Format vereinbaren, sofern die Extraktion der erforderlichen Daten für das ab 2028 angekündigte Meldesystem* sichergestellt werden kann.

Sofern sich am geplanten Inkrafttreten der Regelungen nichts ändert, müssen demnach alle Unternehmen ab dem 1.1.2025 eRechnungen zumindest empfangen können. Für die Ausstellung von eRechnungen ist eine Übergangsfrist (s.u.) vorgesehen.

*Perspektive: Im Rahmen der sog. ViDA-Initiative der EU-Kommission ist ab 2028 (oder später) die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen (Meldesystem) geplant.

Als eRechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 19631 – entspricht. Daneben können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte eRechnungsformat schließen (das genutzte Format muss aber die Extraktion der erforderlichen Angaben gem. Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).

Was ist aber zum Beispiel mit der XRechnung, dem hybriden ZUGFeRD-Format und dem Datenaustausch per EDIFACT? Auf entsprechende Fragen der Verbände hat das BMF mit Schreiben vom 2. Oktober 2023 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 345 KB) erste Hinweise gegeben, wie mit den zuvor genannten Formaten künftig umzugehen ist:

Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen insbesondere sowohl Rechnungen nach dem XStandard (so genannte XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer eRechnung. Auch weitere Rechnungsformate können die genannten Anforderungen erfüllen.

Die Finanzverwaltung weist darauf hin, dass bei hybriden Formaten, wie dem ZUGFeRD-Format, das aus einer Bilddatei (pdf-Dokument) und einem strukturierten Datensatz (XML-Datei) besteht, künftig der strukturierte Teil maßgebend sein wird. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor. Bislang gilt entsprechend Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE die Bilddatei als führender Teil, da auf die Lesbarkeit durch das menschliche Auge abgestellt wird. Mit Einführung der eRechnung wird dieses Verhältnis umgekehrt.

Nicht abschließend geklärt ist die Zulässigkeit des elektronischen Datenaustauschs per EDIFACT (EDI-Verfahren). Streng genommen entspricht dies nicht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU. Das BMF ist sich der Bedeutung dieses Rechnungsstellungsformats für bestimmte Bereiche der Wirtschaft bewusst. Daher werde aktuell bereits an einer Lösung gearbeitet, welche die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll. Es könne jedoch nicht völlig ausgeschlossen werden, dass mit der Einführung des transaktionsbezogenen Meldesystems noch technische Anpassungen an bestimmten EDI-Verfahren erforderlich werden können. Dieser Umstellungsaufwand soll aber im Interesse der Wirtschaft auf das Notwendige begrenzt werden.

Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen zunächst einmal ab dem 1. Januar 2025 eRechnungen ausstellen und empfangen können.

Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:

Nicht unter die eRechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Betroffen sind alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer unabhängig von ihrer Größe. Wegen der anvisierten Einführung zum 1. Januar 2025 sollten Sie sich rechtzeitig mit mit dem Thema befassen und die technischen Voraussetzungen für Ihren Betrieb klären.