Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen oder eRechnungen) werden im B2B-Bereich ab 2025 zur Pflicht. Diese gesetzliche Neuerung bringt nicht nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen mit sich. Bereiten Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig auf die Umstellung vor und vermeiden Sie potenzielle Probleme. Auf dieser Seite stellen wir alle relevanten Informationen und praxisnahe Tipps vor, um Sie bei der Umstellung zu unterstützen. E-Rechnungen werden in Deutschland heute bereits im Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung genutzt.
Zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland hat das BMF FAQ auf seiner Internetseite veröffentlicht. Insgesamt werden 15 Fragen gestellt und beantwortet. Es werden auch Punkte aufgegriffen, die nicht bereits im BMF-Schreiben enthalten sind wie etwa, ob eine Leitweg-ID erforderlich ist. Gleichwohl bleiben die FAQ deutlich hinter den Erwartungen der Wirtschaft auf Klärung zurück.
Die sog. „E-Rechnung” wird neu definiert als ein strukturiertes elektronisches Datenformat (EN16931). Daneben werden sog. „sonstige Rechnungen“ definiert: auf Papier oder in elektronischem Format, das nicht E-Rechnung entspricht (z.B. PDF); Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht sollen für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG) gelten.
Für welche Unternehmen wird die E-Rechnung Pflicht?
Die obligatorische Ausstellung von E-Rechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze (“Business zu Business”-Umsätze), die zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht werden, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu.
Wer gilt als ansässig?
Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).
Das BMF hatte mit Verbändeschreiben vom Oktober 2023 bereits Hinweise dahingehend veröffentlicht, dass die bereits bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die Anforderung an die neue E-Rechnung erfüllen. Auch zum weiterem Einsatz des EDI-Verfahrens äußerte sich das BMF. Das vollständige Schreiben ist auf der Seite des Deutschen Steuerberaterverbandes e.V. veröffentlicht.
Anwendungs- und Übergangsregelungen
Die neuen Regelungen im Hinblick auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung sollen bereits ab dem 1.1.2025 gelten. Allerdings werden auch Übergangsfristen diskutiert, um die Umstellung zu erleichtern:
Ab 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, eRechnungen empfangen zu können.
Derzeit ist vorgesehen, dass bis zum 31.12.2026 für Umsätze im Bereich B2B, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen und Rechnungen als PDF übermittelt werden können, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
Bis zum 31.12.2027 soll dies auch für Umsätze im Jahr 2027 möglich sein, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
Neben elektronischen Rechnungen (eRechnungen), die der europäischen CEN-Norm EN 16931 entsprechen, sollen auch davon abweichende strukturierte Datenformate verwendet werden dürfen. Voraussetzung ist, dass sich die beiden Vertragspartner auf das abweichende strukturierte Datenformat geeinigt haben und das Format die richtige und vollständige Weitergabe der erforderlichen Angaben an das künftige Meldesystem ermöglicht. Entsprechend der Begründung zum Änderungsantrag müssen dazu die Daten aus dem verwendeten Format so „extrahiert werden können, dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser kompatibel ist.“ Damit konnte die faktische Abschaffung etablierter Verfahren wie EDI vermieden werden.
Anwendungs-/Übergangsregelungen im Überblick:
ab dem 1.1.2025:
Empfangspflicht für alle Unternehmen
bis zum 31.12.2026:
Ausstellung sonstiger Rechnungen für alle Unternehmen möglich, wenn Rechnungsempfänger zustimmt
bis zum 31.12.2027:
Ausstellung sonstiger Rechnungen für KMU (Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro) möglich
