Recht und Steuern

Änderungen im Nachweisgesetz ab dem 01.08.2022

Wichtige Informationen für Arbeitgeber – Der Bundestag hat am 23. Juni 2022 Neuerungen im Nachweisgesetz (NachwG) verabschiedet, die schon zum 01. August in Kraft treten.
Bereits bisher verpflichtet das Nachweisgesetz Unternehmen, den Beschäftigten spätestens einen Monat nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses einen schriftlichen Nachweis über die „wesentlichen Vertragsbedingungen“ auszuhändigen (§ 2 NachwG). Dabei konnte die Nachweisverpflichtung durch einen schriftlichen Arbeitsvertrag erfüllt werden.

Neue Regelungen im Nachweisgesetz

Die neuen Nachweispflichten gelten unmittelbar gegenüber allen Arbeitnehmern/-innen, die ihr Beschäftigungsverhältnis am 01. August 2022 beginnen. Dabei sind auch die Arbeitnehmer/-innen zu berücksichtigen, die ab August 2022 anfangen, aber bereits innerhalb der letzten sechs Monate zuvor unterschrieben haben.
Verträge von Arbeitnehmer/-innen, die bereits vor dem 01. August 2022 in einem Unternehmen beschäftigt waren, bleiben hingegen unverändert. Die Arbeitnehmer/-innen haben allerdings das Recht, ihren Arbeitgeber dazu aufzufordern, ihnen die neuen Informationen mitzuteilen. Dieser muss dann grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen reagieren und bereits die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich aushändigen.
Es empfiehlt sich daher, je nach Betriebsgröße, ein vorbereitetes Handout, welches bei Bedarf kurzfristig (innerhalb der o.g. sieben Tage) übergeben werden kann. Hierbei ist unbedingt auf einen beweis- und dokumentierbaren Zugang zu achten.

Erweiterung des Nachweiskatalogs aus § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG

Der Katalog an Nachweispflichten aus § 2 NachwG wurde, zwecks Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (2019/1152), um folgende Punkte erweitert:
  • Das Enddatum des Arbeitsverhältnisses (Nr. 3)
  • falls vereinbart, die Wahl des Arbeitsortes durch den Arbeitnehmer (Nr. 4)
  • sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit (neue Nr. 6)
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (einschließlich der Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen) sowie andere Bestandteile des Arbeitsentgeltes, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung) (neue Nr. 7)
  • Die vereinbarte Arbeitszeit einschließlich Ruhepausen (bei Schichtarbeit der vereinbarte Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen) (neue Nr. 8)
  • Falls vereinbart, die Anordnung und Voraussetzungen von und für Überstunden (Nr. 10)
  • Ansprüche auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen (Nr. 12)
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer/-in einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses (bei Probezeit auch Hinweis auf verkürzte Kündigungsfrist gemäß § 622 Abs. 3 BGB), sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (Nr. 14).

Pflicht zur Schriftform und verkürzte Fristen zur Übergabe der Schriftform

Für den zu erbringenden Nachweis gilt die Schriftform (§ 126 BGB).
Das bedeutet: Sie müssen ausgedruckt, eigenhändig von beiden Seiten unterzeichnet und persönlich übergeben bzw. postalisch gesendet werden. Eine Unterzeichnung per digitaler Unterschrift, wie es häufig üblich ist, ist daher nicht ausreichend.
Nach dem Gesetzeswortlaut sind Informationen nach § 2 Abs. 1, S. 2 Nr. 1, 7 und 8 (Name und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt, Überstunden und Arbeitszeit)
  • spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung zu erteilen
Für Informationen nach Abs. 1, S. 2 Nr. 2-6, 9-10 (insbes. Beginn des Arbeitsverhältnisses, ggf. Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung und Überstunden) ist dies
  • spätestens am 7. Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses erforderlich.
Für die übrigen Angaben nach S. 2 reicht der Nachweis
  • spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses.
Für die Praxis bedeutet dies, neue Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollten bereits vor Arbeitsbeginn die neuen Verträge inklusiver aller erforderlichen Informationen unterzeichnen, um Mehraufwand und auch Versäumnisse zu vermeiden.

Ordnungswidrigkeit

Verstöße von Arbeitgebern gegen die Nachweispflichten haben bislang keine unmittelbaren Sanktionen bzw. Nachteile nach sich gezogen. Der neue § 4 NachwG enthält nunmehr eine Bußgeldvorschrift, die eine Geldbuße von bis zu 2.000,00 EUR bei Verstößen vorsieht. Sanktioniert wird dabei, wenn der Arbeitgeber die Niederschrift mit den wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt.
Die o.g. Informationen sollen als Service der Bergischen IHK für die Mitgliedsunternehmen nur erste Hinweise geben und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl diese Informationen mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.