Die eRechnung für B2B-Umsätze kommt!

Als ersten Schritt sieht der Entwurf des Wachstumschancengesetzes die Einführung einer eRechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen vor. Ziel ist es, den Umsatzsteuerbetrug weiter einzudämmen. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge. Dies soll sich voraussichtlich ab 2025 ändern.

Der Begriff der elektronischen Rechnung (eRechnung) wird neu festgelegt. eRechnungen sind dann nur noch Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, werden künftig als “sonstige Rechnungen” im Umsatzsteuerrecht definiert. Darunter fallen dann auch beispielsweise die bisher als elektronische Rechnungen akzeptierten reinen Word- oder PDF-Formate.

Von den Neuregelungen werden alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, betroffen sein. Nach den aktuellen Plänen des BMF müssen künftig alle Unternehmen die Rechnungserstellung für inländische B2B-Umsätze auf das strukturierte elektronische Rechnungsformat umstellen.

Nach dem derzeitigen Zeitplan sollen grundsätzlich alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 eRechnungen ausstellen und empfangen können. Es sind folgende Übergangsregelungen geplant:

Bis zum 31.12.2026 dürfen für Umsätze im unternehmerischen Geschäftsverkehr aus den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – auch elektronische Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen. Diese Ausnahmeregelung gilt bis zum 31.12.2027 auch noch für rechnungsstellende Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 800.000 € nicht überschritten hat.

Bitte beachten: Die im Entwurf vorgesehene Übergangsregelung betrifft lediglich die Ausstellung von Rechnungen. Wenn der leistende Unternehmer eine eRechnung ausstellt, muss der Rechnungsempfänger diese auch elektronisch empfangen können.

Spätestens ab 2028 soll für alle Unternehmen die Verpflichtung zum Ausstellen von eRechnungen im B2B-Bereich gelten. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht soll es nur für bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und für Fahrausweise geben.

Anm.: Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) soll nach den Gesetzesplänen nach wie vor deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung erforderlich sein.

Aus Sicht der Finanzverwaltung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 345 KB) entsprechen insbesondere sowohl Rechnungen nach dem XStandard (so genannte XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer eRechnung. Auch weitere Rechnungsformate können die genannten Anforderungen erfüllen.

Die Finanzverwaltung weist darauf hin, dass bei hybriden Formaten, wie dem ZUGFeRD-Format, das aus einer Bilddatei (pdf-Dokument) und einem strukturierten Datensatz (XML-Datei) besteht, künftig der strukturierte Teil maßgebend sein wird. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor. Bislang gilt entsprechend Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE die Bilddatei als führender Teil, da auf die Lesbarkeit durch das menschliche Auge abgestellt wird. Mit Einführung der eRechnung wird dieses Verhältnis umgekehrt.

Das EDI-Verfahren soll weiterhin genutzt werden, sofern die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen so aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollständig extrahiert werden können, dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.

Die aktuellen Überlegungen von Bund und Ländern zum elektronischen Meldesystem stehen in Kontext der weiteren Beratungen auf europäischer Ebene. So sieht man dort die obligatorische eRechnung in unmittelbarem Zusammenhang mit der Einführung eines elektronischen Systems zur transaktionsbezogenen Meldung von B2B-Umsätzen an die Finanzverwaltung.

Der vorliegende EU-Vorschlag sieht für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ein verpflichtendes, transaktionsbasiertes Reporting in Echtzeit vor. Gleichzeitig sollen die „Zusammenfassenden Meldungen“ zum 1. Januar 2028 abgeschafft werden.

Alle Unternehmen sollten sich rechtzeitig mit dem Thema E-Rechnung befassen, um bestehende Rechnungssysteme und Software gegebenenfalls aufzurüsten oder umstellen zu können. Durch die Digitalisierung der Belegverarbeitung können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und Kosten einsparen. Dennoch bestehen insbesondere bei mittelständischen und kleineren Unternehmen noch Unsicherheiten und Nachholbedarf. Die IHK-Organisation setzt sich in verschiedenen Stellungnahmen (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 258 KB) für eine praxisnahe und bürokratiearme Umsetzung der vorgesehenen Neuerungen ein.