Angaben auf Geschäftsbriefen

Vorbemerkung

Das gewerbliche Bezeichnungsrecht ist von starken Interessensgegensätzen geprägt: Der Inhaber möchte eine möglichst werbewirksame und zugkräftige Bezeichnung führen, der Geschäftsverkehr dagegen hat Interesse an Individualisierung, Einblick in geschäftliche Verhältnisse und Schutz vor Irreführung.
Im Rahmen der Harmonisierung der Europäischen Gemeinschaft führte der deutsche Gesetzgeber Angabepflichten auf Geschäftbriefen bei bestimmten Rechtsformgestaltungen ein, die Kenntnis von der verantwortlichen Geschäftsleitung verschaffen, den Zugang zu Informationen aus dem Handelsregister erleichtern und vor irreführenden Angaben über die Kapitalverhältnisse schützen sollen. Er erweiterte diese Pflichten mit der Zulassung der Phantasiefirma durch das am 01.07.1998 in Kraft getretene Handelsrechtsreformgesetz und das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) vom 01.01.2007.
Im Folgenden werden die geltenden Deklarationspflichten im schriftlichen, rechtsgeschäftlichen Verkehr (Geschäftsbriefe) für die in Deutschland gebräuchlichen Rechtsformen dargestellt. Hinzuweisen ist allerdings darauf, dass in der Werbung abweichende Regeln gelten.

Definition des Geschäftsbriefes

Der Begriff des Geschäftsbriefes ist weit auszulegen. Er umfasst jede von dem Kaufmann ausgehende schriftliche Mitteilung, die seine geschäftliche Betätigung nach außen betrifft und zwar nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Der Geschäftsbrief muss an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Das trifft zu, wenn die geschäftliche Mitteilung selbst oder der sie verschließende Umschlag an eine individuell bezeichnete Person adressiert ist. Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe. Auch Postschecks zählen zu den Geschäftsbriefen (Landgericht Detmold vom 20.10.1989, GmbHR 1991, 23). Durch das EHUG ist nunmehr klargestellt, dass auch E-Mails, die obige Kriterien erfüllen, als Geschäftsbriefe einzustufen sind. Zwar treffen die Änderungen nur im Handelsregister eingetragene Unternehmen, es wird jedoch auch für alle anderen Gewerbetreibenden dringend empfohlen, die Regelungen zu beachten.
Nicht als Geschäftsbriefe anzusehen sind Mitteilungen für einen unbestimmten oder nur durch Gruppenmerkmale bestimmten Personenkreis, z. B. bei der Verteilung von Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitschriftenanzeigen, Mitteilungen oder Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwerndet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt werden brauchen (Beispiele: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine).

Platzierung der Angaben

Die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben sind grundsätzlich an verkehrsüblicher Stelle des Geschäftsbriefes (Briefkopf) zu platzieren. In der Praxis hat sich die Angabe in der sogenannten Fußleiste eingebürgert, das gilt auch für die Angabe der Firma.

Sanktion

Das zuständige Registergericht kann die Einhaltung der Firmen- und Fußleistenpflicht durch Festsetzung eines Zwangsgeldes (bis zu 5000 Euro im Einzelfall) erzwingen.

Aktiengesellschaften (AG)

Als Formkaufleute unterliegen sie nach den firmenrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches der sogenannten Firmenpflicht; gemäß § 80 Absatz 1 Aktiengesetzes sind zusätzliche Angaben erforderlich.
Der Geschäftsbrief muss danach insgesamt enthalten:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft
  • den Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer
  • alle Vorstandsmitglieder und deren Stellvertreter (§ 94 Aktiengesetz) mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorstandsvorsitzende ist als solcher zu bezeichnen
  • den als solchen zu bezeichneten Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • Angaben über das Kapital sind nicht erforderlich. Werden sie freiwillig gemacht, so ist das Grundkapital und wenn auf die Aktien der Nennbetragt oder der höhere Ausgabebetragt nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.
Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation, ist diese Tatsache zusätzlich anzugeben. Anstelle der Vorstandsmitglieder sind die Liquidatoren anzugeben (§ 268 Absatz 4 Aktiengesetz).

Einzelkaufleute (handelsgerichtlich eingetragen)

Sie unterliegen nach den firmenrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches der sogenannten Firmenpflicht; gemäß § 37 a HGB sind zusätzliche Angaben erforderlich.
Der Geschäftsbrief muss danach insgesamt enthalten:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ bzw. eine allgemein verständliche Abkürzung (z. B. e. K., e. Kfm., e. Kfr.)
  • Ort der Handelsniederlassung
  • das Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer.

Europäische Wirtschaftliche Interessensvereinigungen (EWIV)

In deutschem Register mit Hauptsitz eingetragene EWIV

Als Formkaufleute (§ 1 2. Halbsatz EWIV-Ausführungsgesetz) unterliegen sie nach den firmenrechtlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches der sogenannten Firmenpflicht; gemäß Artikel 25 Verordnung (Europäische Wirtschaftsvereinigung) Nummer 2137/85 vom 25. Juli 1985 (Amtsblatt L 199/1) sind zusätzliche Angaben erforderlich.
Der Geschäftsbrief muss danach insgesamt enthalten:
  • den vollständigen Namen der Vereinigung mit den voran- oder nachgestellten Worten „Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigung“ oder der Abkürzung „EWIV“
  • den Ort des Registers, in das die Vereinigung eingetragen ist und die Registernummer
  • die Anschrift der Vereinigung an ihrem Sitz
  • falls die Geschäftsführer nur gemeinschaftlich handeln, ein Hinweis darauf
  • Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation, so ist dies anzugeben.
  • Die Niederlassung der EWIV in einem anderen Staat der Europäischen Gemeinschaft hat die obigen Angaben und zusätzlich die über ihre eigene Eintragung zu machen.

In deutschem Register als Niederlassung eingetragene EWIV eines anderen EG-Staates

Gemäß Artikel 10 Verordnung (EWG) Nr. 2137/85 vom 25. Juli 1985 (Amtsblatt L 199/1) ist jede Niederlassung der EWIV in einem anderen Staat der Europäischen Gemeinschaft zusätzlich in das Register des Gerichts der Niederlassung einzutragen.
Ihre Geschäftsbriefe müssen enthalten:
  • den vollständigen Namen der Vereinigung mit den voran- oder nachgestellten Worten „Europäische Wirtschaftliche Interessensvereinigung" oder der Abkürzung „EWIV"
  • den Ort des Registers des Hauptsitzes und die Registernummer
  • den Ort des Registers der Niederlassung und die Registernummer
  • die Anschrift der Vereinigung an ihrem Sitz
  • falls die Geschäftsführer nur gemeinschaftlich handeln, ein Hinweis darauf
Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation, so ist dies anzugeben.

Genossenschaften

Als Formkaufleute unterliegen sie nach den firmenrechtlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches der sogenannten Firmenpflicht; gemäß § 25 a Absatz 1 Genossenschaftsgesetzes sind zusätzliche Angaben erforderlich.
Der Geschäftsbrief muss danach insgesamt enthalten:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Genossenschaftsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Genossenschaft
  • den Sitz der Genossenschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Genossenschaft und die Genossenschaftsregisternummer
  • alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden hat, diesen mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und UG (haftungsbeschränkt)

Als Formkaufleute unterliegen sie nach den firmenrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches der sogenannten Firmenpflicht; gemäß § 35 a Absatz 1 GmbHG sind zusätzliche Angaben erforderlich.
Der Geschäftsbrief muss danach insgesamt enthalten:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft („Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)", „UG (haftungsbeschränkt)", „Gesellschaft mit beschränkter Haftung" oder „GmbH")
  • den Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer
  • alle Geschäftsführer und deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern ein Aufsichtsrat (Beirat oder dergleichen) gebildet und ein Vorsitzender bestellt ist, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden
  • Angaben über das Stammkapital sind nicht erforderlich. Wird es freiwillig angegeben, so ist der noch ausstehende Teil der Geldeinlagen anzugeben.
Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation, ist diese Tatsache zusätzlich anzugeben. Anstelle der Geschäftsführer sind die Liquidatoren anzugeben (§ 71 Absatz 5 GmbHG).

Offene Handelsgesellschaften (OHG)

a) Mindestens ein Gesellschafter natürliche Person

Als Kaufleute unterliegen sie nach den firmenrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches (HGB)der sogenannten Firmenpflicht; gemäß § 125 a HGB sind zusätzliche Angaben erforderlich.
Der Geschäftsbrief muss enthalten:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • Rechtsformzusatz „offene Handelsgesellschaft“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung (z. B. „OHG“)
  • den Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer

b) Kein Gesellschafter natürliche Person, aber alle unbeschränkt haftend

Der Geschäftsbrief muss insgesamt enthalten:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft („oHG“, „offene Handelsgesellschaft“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung)
  • den Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer
  • die Firmen aller persönlich haftenden Gesellschafter
Sofern es sich bei den persönlich Haftenden um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaft handelt, sind jeweils die für diese Rechtsform vorgeschriebenen Angaben zusätzlich zu machen.

Kommanditgesellschaften (KG und GmbH & Co. KG)

a) Mindestens ein persönlich haftender Gesellschafter natürliche Person

Als Kaufleute unterliegen sie nach den firmenrechtlichen Grundsätzen des HGB der sogenannten Firmenpflicht; gemäß § 125 a, 177 a HGB sind zusätzliche Angaben erforderlich.
Der Geschäftsbrief muss enthalten:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • Rechtsformzusatz „Kommanditgesellschaft“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung (z. B. „KG“)
  • den Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer

b) Kein Gesellschafter natürliche Person oder kein persönlich haftender Gesellschafter natürliche Person

Der Geschäftsbrief muss insgesamt enthalten:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft („KG" oder eine allgemein verständliche Abkürzung)
  • den Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer
  • die Firmen aller persönlich haftenden Gesellschafter
Sofern es sich bei den persönlich Haftenden um eine GmbH oder AG handelt, sind jeweils die für diese Rechtsform vorgeschriebenen Angaben zusätzlich zu machen.

Gewerbetreibende (handelsgerichtlich nicht eingetragen)

Gewerbetreibende (und gewerblich tätige Gesellschaften des bürgerlichen Rechts), für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, mussten bisher gemäß § 15 b Gewerbeordnung (GewO) - alte Fassung - alle Geschäftsbriefe mit folgenden Pflichtangaben versehen:
  • Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (bezog sich bei Gesellschaften des bürgerlichen Rechts auf alle Gesellschafter)
  • ladungsfähige Anschrift
Obwohl § 15 b GewO mit Wirkung zum 25.03.2009 aufgehoben wurde, wird die Beibehaltung der vorgenannten Angaben empfohlen. So enthalten z. B. das Umsatzsteuergesetz und das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) Regelungen zu Pflichtangaben, die Geschäftsbriefe je nach ihrem Verwendungszweck (beispielsweise als Rechnung) betreffen können.
Die zusätzliche Angabe von Tätigkeitsbeschreibungen oder von Geschäftsbezeichnungen ist möglich, soweit diese nicht zur Irreführung geeignet sind.