Informationspflichten zum Datenschutz

Datenschutzhinweise Azubis

Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO (Erhebung von Daten bei der betroffenen Person) und Art. 14 DSGVO (Erhebung bei Dritten) gegenüber Auszubildenden, Umschülern, Teilnehmern an Berufsausbildungsvorbereitungsmaßnahmen und Prüfungsteilnehmern im Rahmen von Zwischen- und Abschlussprüfungen

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrem Berufsausbildungsverhältnis bzw. Umschulungsvertrag oder Ihrer Berufsausbildungsvorbereitung und der Betreuung Ihres in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eingetragenen Ausbildungsberufs und der Ablegung Ihrer Prüfung durch die IHK Aschaffenburg.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

IHK Aschaffenburg
Kerschensteinerstr. 9
63741 Aschaffenburg
Telefon: 06021/880-0
Fax: 06021/880-22000
E-Mail: info@aschaffenburg.ihk.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

IHK Aschaffenburg
Datenschutzbeauftragter
Kerschensteinerstr. 9
63741 Aschaffenburg
Telefon: 06021/880-151
Fax: 06021/880-22151
E-Mail: datenschutz@aschaffenburg.ihk.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Industrie- und Handelskammern sind gemäß § 1 IHKG iVm Berufsbildungsgesetz (BBiG)
(v. a. §§ 27 ff., 32 ff., 34 ff., 37 ff. [Prüfungswesen], 62 ff. [Umschulungsmaßnahmen], 76 BBiG) für die Berufsbildung in ihrem IHK-Bezirk zuständig.
Dies betrifft die
  • Überwachung der Durchführung der Berufsbildung gem. § 76 BBiG
    (Berufsausbildungsvorbereitung, Ausbildung, Umschulung),
  • Begründung des Ausbildungsverhältnisses §§ 10-12, 71 Abs. 2 BBiG,
  • Überwachung der Eignung von Ausbildungsstätten und Ausbildungspersonal gem. §§ 27 – 33 BBiG
  • Führung des Verzeichnisses gem. §§ 34 – 36 BBiG
  • Durchführung von Zwischen- und Abschlussprüfungen und die Klärung von Fragen zur Zulassung zu Prüfungen und zu Prüfungsvoraussetzungen gem. §§ 37 – 50 a BBiG,
  • Erstellung von Zeugnissen gem. § 37 BBiG sowie ggf. von deren Zweitschriften
  • Erstellung von Statistiken gem. § 35 Abs. 3, 84-88, 101 BBiG
im Rahmen von
  • Ausbildungsverhältnissen gem. §§ 10 ff BBiG,
  • Umschulungsverhältnissen gem. §§ 58 - 63 BBiG,
  • Ausbildungsverhältnissen von Menschen mit Behinderungen gem. §§ 64 – 67 BBiG,
  • Vertragsverhältnissen der Berufsausbildungsvorbereitung §§ 68 – 70 BBiG oder
  • sonstigen Vertragsverhältnissen gem. § 26 BBiG (insbesondere EQ-Verträge).
Im Rahmen unserer Pflicht zur Überwachung der Ausbildung macht sich die IHK Aschaffenburg ein umfassendes Bild vom Ausbildenden und der Ausbildungsstätte. Die zur Erfüllung dieser Aufgaben notwendigen Angaben zu Ausbildungsbetrieben und deren verantwortlichen Ausbildern verarbeiten wir, sofern ein Unternehmen ein Ausbildungsbetrieb ist oder wird. Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten im Rahmen der beruflichen Bildung verarbeitet.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c und Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 1 IHKG und Berufsbildungsgesetz. Die Berufsbildung wird nach der Ausbildungsordnung, dem einschlägigen Ausbildungsberufsbild, dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) und den Bestimmungen des Berufsausbildungsvertrags durchgeführt. Die Datenerhebung und –verarbeitung erfolgt insbesondere aufgrund der §§ 10,11, 27 bis 30, 34 bis 36, 37 ff., 68 bis 70, 87, 88 BBiG sowie der §§ 37 ff, insbesondere §§ 43 ff i.V.m. der Prüfungsordnung für die Durchführung von Abschluss- und Umschulungsprüfungen der Industrie- und Handelskammer Aschaffenburg vom 17.12.2007.

Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Ausbildung

Die IHK Aschaffenburg erhält von Ihrem Ausbildungsbetrieb den Ausbildungsvertrag zugesandt. Dabei werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:
  • Name, Vorname, Geburtsdatum der Auszubildenden
  • Anschrift der Auszubildenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, allgemeinbildender Schulabschluss, vorausgegangene Teilnahme an berufsvorbereitender Qualifizierung oder beruflicher Grundbildung, berufliche Vorbildung
  • Erforderlichenfalls Name, Vorname und Anschrift der gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung, ggf. Schwerpunkt bzw. Wahlbausteine/ - qualifikation
  • Datum des Abschlusses des Ausbildungsvertrags, Ausbildungsdauer, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Berufsausbildung
  • Art der Förderung bei überwiegend öffentlich, insbesondere auf Grund des Dritten Buches Sozialgesetzbuch geförderten Berufsausbildungsverhältnissen
  • Name und Anschrift des Ausbildenden, Anschrift der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst

Umschulung

Die IHK Aschaffenburg erhält von Ihrem Bildungsträger bzw. Umschulungsbetrieb den Umschulungsvertrag zugesandt. Dabei werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:
  • Name, Vorname, Geburtsdatum der Umzuschulenden
  • Anschrift und E-Mailadresse des Umzuschulenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, zuletzt besuchte Schule und allgemeinbildender Schulabschluss
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung, ggf. Schwerpunkt bzw. Wahlbausteine/ -qualifikation
  • Datum des Abschlusses des Umschulungsvertrags, Umschulungszeit, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Umschulung
  • Name und Anschrift des Umschulenden, Anschrift der Umschulungsstätte

Einstiegsqualifizierung

Die IHK Aschaffenburg erhält von Ihrem Vertragspartner zur Einstiegsqualifizierung den Einstiegsqualifizierungsvertrag zugesandt. Dabei werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:
  • Name, Vorname, Geburtsdatum der zu Qualifizierenden
  • Anschrift der zu Qualifizierenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, allgemeinbildender Schulabschluss, erforderlichenfalls Name, Vorname und Anschrift der gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
  • Bezeichnung der Einstiegsqualifizierung
  • Datum des Abschlusses des Einstiegsqualifizierungsvertrages, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Einstiegsqualifizierung
  • Angabe zur Förderung nach § 54 a SGB III
  • Name und Anschrift des Ausbildenden, Anschrift der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst

Ferner verarbeiten wir im Zusammenhang mit der Organisation und der Durchführung von Prüfungen folgende Daten:

  • Bestätigungen des Ausbildenden und der Berufsschule über das Vorliegen von Voraussetzungen für die Zulassung zur Prüfung (z.B. Anzahl der Fehltage während der gesamten Ausbildungszeit)
  • Im Falle der Beantragung von Nachteilsausgleichen entsprechende Nachweise über die Art der Behinderung und empfohlene Maßnahmen bezogen auf eine Prüfungsdurchführung
  • Ausbildungsnachweise (sog. „Berichtshefte“)
  • Bei der Anmeldung zu Prüfungen verarbeiten, insbesondere erheben, wir zur erleichterten Kontaktaufnahme auch Ihre Telefonnummer/ Mobilnummer und E-Mail-Adresse
  • Prüfungsergebnisse und Prüfungsstücke

Quelle der Daten

Ihr Ausbildungsbetrieb/ Umschulungsbetrieb/ Bildungsträger übermittelt an die IHK Aschaffenburg Ihren Ausbildungsvertrag/ Umschulungsvertrag gemäß § 36 BBiG bzw. § 62 Abs. 2 BBiG. Ferner bestätigen Ausbildende bzw. Umschulende (wie über das „Formular für Anmeldungen zu kaufmännischen/ technischen Abschlussprüfungen“) und Berufsschulen uns Vorgaben, die für die Zulassung zu Prüfungen erforderlich sind §§ 43 ff BBiG (§ 43 Abs. 1 BBiG) i.V.m. der Prüfungsordnung für die Durchführung von Abschluss- und Umschulungsprüfungen der Industrie- und Handelskammer Aschaffenburg vom 17.12.2007.
Prüfer übermitteln uns Prüfergebnisse und Bewertungen Ihrer Prüfaufgaben sowie sonstige für die Prüfung relevante Daten (z.B. „nicht erschienen“, „abgebrochen“).

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nach gesetzlichen Vorgaben statt, insbesondere zu Zwecken:
  • der Berufsbildungsforschung, Planung und Statistik gem. §§ 84 – 88 BBiG,
  • der Erfüllung von Auskunftspflichten gem. § 101 BBiG gegenüber dem Bundesinstitut der Berufsbildung
  • der Erfüllung von Auskunftspflichten gem. § 35 Abs. 3 BBiG gegenüber der Bundesagentur für Arbeit und
  • im Rahmen der Aufgaben des Berufsbildungsausschusses der zuständigen Stelle.
Es findet im Rahmen der Betreuung der Ausbildungs-, Umschulungs- oder Berufsausbildungsvorbereitungsverhältnisse eine Weitergabe in folgenden Fällen statt:
  • an Prüfer zur Durchführung und Auswertung der Prüfungen, ggf. zur Zulassung
  • an weitere zuständige Stellen (Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern) bei kammerübergreifender Prüfungsabwicklung.
  • Sofern Sie vorab in die Datenübermittlung (z.B. Einwilligung zur Übermittlung der IHK-Prüfungsergebnisse an die zuständige Berufsschule) eingewilligt haben.
  • Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an unsere Auftragsverarbeiter. Unsere Dienstleister haben für diese Verarbeitungstätigkeiten Zugriff auf die Daten. Hierzu zählen Datenverarbeiter im Auftrag z.B. zur Durchführung und Organisation von IHK-Veranstaltungen und IHK-Prüfungen, Hoster und sonstige IT-Dienstleister wie externe Administration, Wartung und Fernwartung; Scandienstleister, Entsorger von Akten/ Datenträger.
Ihre Prüfungsergebnisse erhält auf Anforderung Ihr Ausbildungs- oder Umschulungsbetrieb gem. § 37 Abs. 2 BBiG.

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Datenlöschung erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Aufbewahrungsfristen, bezogen auf Geschäftsbriefe nach sechs Jahren, bezogen auf die Rechnungsstellung nach zehn Jahren. Daten für die Erhebung der Eintragungs- und Betreuungsgebühr sowie der Prüfungsgebühren werden nach zehn Jahren gelöscht.
Aufbewahrungsfristen:
  • Antrag auf Eintragung des Berufsausbildungsvertrags: zwei Jahre nach Ende der Ausbildungszeit
  • Antrag auf Eintragung des Umschulungsvertrags: zwei Jahre nach Ende der Umschulungszeit
  • Vertrag zur Einstiegsqualifizierung: fünf Jahre nach Ende der EQ-Maßnahme. Das Zertifikat der Einstiegsqualifizierung, das die IHK ausstellt, wird nicht aufbewahrt.
  • Schriftliche Prüfungsarbeiten: ein Jahr nach Ende der Prüfung
  • Prüfungsakte: ein Jahr nach Prüfungsabschluss
    Ergebnisniederschriften: 50 Jahre nach Prüfungsabschluss
  • Zum Zwecke der Erstellung von Zweitschriften, weiteren Serviceleistungen sowie anderen Auskunftspflichten werden die Prüfungsdaten von Teilnehmern an Maßnahmen der Berufsbildung (Auszubildende, Umschüler, EQ-Teilnehmer) 50 Jahre nach Prüfungsabschluss gespeichert, soweit keine gesetzliche Bestimmung entgegensteht.

Rechte der Betroffenen

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige bzw. unvollständige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung bzw. Vervollständigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Aschaffenburg, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/ den Datenschutzbeauftragten der IHK Aschaffenburg.
Die in Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte stehenden Unterlagen werden wir für einen Zeitraum von drei Jahren speichern, um den Nachweis einer ordnungsgemäßen Bearbeitung Ihres Anliegens führen zu können.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München, Tel. 089 212672-0, Fax 089 212672-50, E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de.

Widerrufsrecht bei Einwilligung

(s. Abschnitt Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten)

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angabe von Gründen gegenüber der IHK Aschaffenburg per E-Mail an datenschutz@aschaffenburg.ihk.de, telefonisch (06021/880-0) oder schriftlich widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 c und Abs. 3 b DSGVO i.V.m. §§ 10, 11, 27 bis 30, 34 bis 36, 37 ff, 71 Abs. 2, 87, 88 BBiG und den jeweiligen Prüfungsordnungen der IHK Aschaffenburg.
Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann die IHK Aschaffenburg Ihr Berufsausbildungsverhältnis/ Ihre Berufsbildung/ Ihre Umschulung/ Ihre Einstiegsqualifizierung/ Ihre Prüfung nicht betreuen.