Ausbildungsberatung

Ausbildungsnachweis (Berichtsheft)

Auszubildende sind nach § 5 Abs. 2 (7) Berufsbildungsgesetz (BBiG) dazu verpflichtet, während der Ausbildung Ausbildungsnachweise ordnungsgemäß zu führen und dem Ausbilder / der Ausbilderin regelmäßig vorzulegen.

Für Umschüler und Umschülerinnen sind Ausbildungsnachweise nicht zwingend vorgeschrieben. Wir empfehlen jedoch dringend, dass auch Umschüler/-innen Ausbildungsnachweise führen.

Was sind Ausbildungsnachweise?

Ausbildungsnachweise (auch „Berichtsheft“ genannt) sind regelmäßige Aufzeichungen der Tätigkeiten durch die Auszubildenden, um eine systematische und geordnete Ausbildung nachzuweisen. Diese können handschriftlich auf Papier oder elektronisch am PC (WinWord/PDF) geführt werden. Ab September 2021 ist es auch möglich das Berichtsheft über das Serviceportal Bildung digital zu führen. Dafür sollten die Auszubildenden während ihrer Ausbildungszeit ausreichend Gelegenheit bekommen.

Warum ist der Ausbildungsnachweis zu führen?

Um den sachlichen und zeitlichen Ablauf der Ausbildung im Betrieb und in der Berufsschule für alle Beteiligten (Auszubildende, Ausbildungsbetrieb, Berufsschule und gesetzliche Vertreter) in einfacher Form nachvollziehbar und nachweisbar zu machen. Er dient zugleich als Kontrollinstrument. Das Führen des Ausbildungsnachweises ist für alle Auszubildenden verpflichtend. Ein ordnungsgemäß geführter Ausbildungsnachweis ist gemäß § 43 Abs. 1 Ziff. 2 BBiG Voraussetzung für die Zulassung zur Prüfung. Wer kein Berichtsheft führt, hat keinen Anspruch auf Zulassung zur Abschlussprüfung.

Wie ist er zu führen?

  • Die Ausbildungsnachweise müssen stichwortartig den Inhalt der betrieblichen Ausbildung wiedergeben. Betriebliche Tätigkeiten sowie Unterweisungen, betrieblicher Unterricht oder sonstige Schulungen sollten erkennbar und getrennt mit den entsprechenden Ausbildungszeiten dokumentiert werden.
  • Die Themen des Berufsschulunterrichts sind ebenso einzutragen.
  • Der Ausbildende oder der Ausbilder hat die Ausbildungsnachweise regelmäßig durchzusehen (z. B. monatlich) und die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen mit Datum und Unterschrift zu bestätigen.
  • Der Ausbildende muss dem Auszubildenden Gelegenheit geben, den Ausbildungsnachweis während der Ausbildungszeit im Betrieb zu führen. Außerdem sind die erforderlichen Nachweishefte, Formblätter o. ä. dem Auszubildenden kostenlos zur Verfügung zustellen.
Es bleibt dem Ausbildenden überlassen, ob er über die Mindestanforderungen hinaus vom Auszubildenden die Anfertigung weiterer Nachweise (z. B. Fachberichte) verlangt.
Das Berufsbildungsgesetz sieht die Möglichkeit vor, die erforderlichen Ausbildungsnachweise zusätzlich zur herkömmlichen Form, wahlweise auch in digitaler Form zu führen. (§ 13 Satz 2 Ziffer 7 BBiG). Hierzu stellt unter anderem das Serviceportal Bildung (SPB) die Anwendung “Digitales Berichtsheft” bereit. Sie steht allen IHK-Ausbildungsbetrieben kostenfrei zur Verfügung.
schriftlich
elektronisch / digital
Schriftliches Führen liegt vor, wenn der Ausbildungsnachweis per Hand (handschriftlich) geführt wird. Word- oder PDF-Vorlagen können zu diesem Zwecke ausgedruckt und handschriftlich beschrieben werden.
Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Hierunter fallen digitale Anwendungsprogramme, Internet-basierte Lösungen sowie die Erstellung am Computer (zum Beispiel Word- oder PDF-Vorlagen).

Hinweise zum Digitalen Ausbildungsnachweis
Die IHK Aschaffenburg bietet PDF-Vorlagen (Download unter “Weitere Informationen”) an, welche sowohl für die schriftliche als auch elektronische Führung genutzt werden können. Diese können auch in Papierform bestellt oder in der IHK käuflich erworben werden.

Beispiele zur Führung des Ausbildungsnachweises

Kurze Angaben der ausgeübten Tätigkeit einschließlich der Werkstoffangabe, der eingesetzten Maschinen, Werkzeuge und Hilfsmittel (Prüfzeuge) bzw. Büromaschinen, Formulare und Tabellen.
  • Nicht „Fräsen“, sondern „Fräsen eines Zahnrades aus Polyamid an der Universalfräsmaschinen mit Hilfe eines Teilkopfes“. Nicht „Formulare ausgefüllt“, sondern „Frachtbriefe aufgrund der Lieferscheine am PC erfasst“.
Die Eintragung für den Berufsschultag soll den Lehrstoff erfassen:
  • Nicht „Technologie“, sondern „Technologie: Grundbegriffe der digitalen Informationsverarbeitung. Nicht „Buchführung“, sondern „Buchführung: Buchung außerordentlicher Aufwendungen“
    Fertig beschriftete Seiten werden ausgedruckt und in einem Schnellhefter chronologisch abgeheftet.

Kontrolle des Ausbildungsnachweises

Die Kontrolle durch die IHK Aschaffenburg erfolgt nach der Anmeldung zur Abschlussprüfung. Die IHK führt hierzu stichprobenhafte Kontrollen durch und fordert dazu den Ausbildungsnachweis beim Auszubildenden an. Dieser wird mit separatem Anschreiben über die Vorgehensweise zur Vorlage des Ausbildungsnachweises informiert.
Die Vorlage erfolgt ausschließlich nach vorheriger Aufforderung durch die IHK und kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:
  • Druckversion – persönliche Vorlage nach Terminvereinbarung (Dauer: ca. 30 Min)
  • Datei-Upload – Hochladen der geführten Nachweise (in einer PDF-Datei; max. Dateigröße 25 MB; einheitlich im Din A4-Hochformat; chronologisch sortiert)
  • Digitales Berichtsheft – beim Serviceportal Bildung bequem über die Anwendung
Am Tag der Zwischen- bzw. Abschlussprüfung ist keine Vorlage des Ausbildungsnachweises erforderlich.