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Neues Nachweisgesetz seit 1. August 2022: Bußgelder drohen

Das Nachweisgesetz (NachweisG) regelt die Vorgaben an den Arbeitgeber zur schriftlichen Niederlegung der wesentlichen Vertragsbedingungen. Dies kann, muss jedoch nicht zwingend, im Rahmen des Arbeitsvertrages geschehen.
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Das Nachweisgesetz gilt für alle Beschäftigten, auch für Aushilfen. Beschäftigten muss spätestens am ersten Arbeitstag eine Niederschrift mit den Angaben von Namen und Anschrift der Parteien, des Arbeitsentgelts und der Arbeitszeit vorliegen. Bis spätestens zum siebten Tag nach Arbeitsbeginn muss Beschäftigten eine Niederschrift mit den meisten übrigen Angaben (zum Beispiel Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Angabe der Probezeit, Anordnung von Überstunden) überreicht werden.
Alle übrigen Angaben müssen ihm innerhalb eines Monats schriftlich mitgeteilt werden. Auch Änderungen der wesentlichen Arbeitsbedingungen im laufenden Arbeitsverhältnis müssen dem Arbeitnehmer künftig spätestens an dem Tag schriftlich mitgeteilt werden, an dem die Änderungen wirksam werden. Ein Verstoß gegen die Nachweispflichten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit Bußgeldern von bis zu 2.000 Euro geahndet werden.

Notwendige Angaben

Folgende Arbeitsbedingungen sind schriftlich festzuhalten:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien;
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses;
  • Das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer bei befristeten Arbeitsverhältnissen;
  • Der Arbeitsort oder ein Hinweis darauf, dass Beschäftigte an verschiedenen Orten eingesetzt werden oder den jeweiligen Arbeitsort frei wählen können, falls eine solche Vereinbarung besteht;
  • Eine kurze Beschreibung der Tätigkeit;
  • Die Dauer der Probezeit, falls eine solche vereinbart ist;
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie an derer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung;
  • Die vereinbarte Arbeitszeit sowie vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für die Schichtänderungen;
  • Einzelheiten zur vereinbarten Arbeit auf Abruf nach § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (insb. Zahl der mind. zu vergütenden Stunden, Zeitrahmen für die Erbringung der Arbeitsleistung und Frist für Mitteilung der Arbeitszeit;
  • Die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen, falls dies vereinbart ist;
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung;
  • Wenn der Arbeitgeber Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern eine betriebliche Altersversorgung (bAV) über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; diese Nachweispflicht entfällt jedoch, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist;
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Mitarbeitenden einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden (§ 2 Nummer 14 NachwG);
  • Ein Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen;
  • Darüber hinaus werden umfassende Pflichten bei Auslandstätigkeiten von Arbeitnehmern begründet, wenn diese vier aufeinanderfolgende Wochen überschreiten.
Für alle Arbeitsverhältnisse stellt sich die Frage, ob die zuvor genannten Nachweise bereits im Arbeitsvertrag selbst aufgenommen werden (Vorteil: Nur ein Dokument, Einfachheit) oder ob Beschäftigte neben dem Arbeitsvertrag durch ein zusätzliches Nachweisdokument informiert werden (Vorteil: Das Direktionsrecht des Arbeitgebers wird nicht eingeschränkt). Welche Möglichkeit praktikabler ist, bedarf einer Erwägung im Einzelfall.
Bei vor dem 1. August 2022 geschlossenen Arbeitsverträgen muss der Arbeitgeber nur tätig werden, wenn er von seinen Beschäftigten zum Nachweis aufgefordert wird. In diesem Fall ist er jeweils innerhalb von sieben Tagen verpflichtet, die erforderlichen Nachweise schriftlich auszuhändigen.
Stand: Juni 2024
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