Rechtsinformation

Angaben auf Geschäftsbriefen

Zu den “Geschäftsbriefen“ zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint, sondern zum Beispiel auch Postkarten und E-Mails. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Mitteilung entweder im Original oder in einer Abschrift erhält.

Was sind Geschäftsbriefe?

Geschäftsbriefe sind daher zum Beispiel:
  • per Telefax oder Telebrief übermittelte Schreiben
  • Postkarten
  • Geschäftsrundschreiben
  • gleichförmige Kaufangebote
  • Preislisten
  • formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (zum Beispiel Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen)
  • Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (zum Beispiel Kündigung)
  • Bestellscheine
  • E-Mails

Geschäftsbriefe sind zum Beispiel nicht

Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen solche Mitteilungen, die für einen unbestimmten oder nur durch Gruppenmerkmale bestimmten Personenkreis gedacht sind, zum Beispiel:
  • Telegramme
  • Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.
  • Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (zum Beispiel Werbeschriften, Postwurf-Sendungen, Zeitschriftenanzeigen)
  • schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter

Verstoß gegen die erforderlichen Angaben

In Zweifelsfällen ist es ratsam, Mitteilungen mit den notwendigen Angaben zu versehen. Wer auf Geschäftsbriefen nicht die erforderlichen Angaben macht, dem drohen wettbewerbsrechtliche Abmahnungen und Zwangsgelder vom Registergericht bis zu 5.000 Euro.

Vorgeschriebene Angaben

a) Nichtkaufleute

Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende gelten als Nichtkaufleute. Auf Geschäftsbriefen ist es dem Gewerbetreibenden daher nur über den eigenen Namen möglich, sich zu identifizieren und Verwechslungen mit anderen Gewerbetreibenden zu vermeiden. Eine Verpflichtung zur Angabe ergibt sich aus den gesetzlichen Vorschriften des Wettbewerbsrechts, der Dienstleistungsinformationspflichten-Verordnung sowie dem Umsatzsteuerrecht (Pflichtangaben auf Rechnungen). Es ist deshalb dringend angeraten, im geschäftlichen Verkehr den Vor- und Zunamen kenntlich zu machen. Bei unrichtigen oder irreführenden Angaben drohen wettbewerbsrechtliche Abmahnungen.

b) Kaufleute

Für alle kaufmännischen Unternehmen (Kaufleute) sind die Angaben auf Geschäftsbriefen aus Gründen der Sicherheit des Geschäftsverkehrs vereinheitlicht.
Daher sind für alle Kaufleute folgende Angaben zwingend vorgeschrieben:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • die Rechtsform der Gesellschaft (Offene Handelsgesellschaft, Kommanditgesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaft) beziehungsweise den die Kaufmannseigenschaft kennzeichnenden Zusatz eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine entsprechende Abkürzung
  • der Sitz der Gesellschaft;
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer.

1) zusätzlich bei Personenhandelsgesellschaften (OHG und KG), bei denen kein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist

  • ein Hinweis auf die Haftungsbeschränkung (Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Compagnie Offene Handelsgesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft);
  • die Pflichtangaben für die Unternehmen, die persönlich haftende Gesellschafter sind (zum Beispiel die Komplementär-Gesellschaft mit beschränkter Haftung).

2) zusätzlich bei der Rechtsform GmbH

  • alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern ein Aufsichtsrat (Beirat) gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden.

3) zusätzlich bei der Rechtsform AG

  • alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und einem ausgeschriebenen Vornamen
  • den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Befinden sich Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaft in Liquidation, treten die Liquidatoren an die Stelle der Geschäftsführer, was ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben ist.
  • der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu benennen
Wer auf Geschäftsbriefen nicht die erforderlichen Angaben macht, dem drohen wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen und Zwangsgelder vom Registergericht bis zu 5.000 Euro.
Stand: August 2021
Haftung
Diese Kurzinformation soll – als Service Ihrer Kammer – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl diese Kurzinformation mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden.