Controlling für Einsteiger

Zu diesen Fragen kann ein Controlling elementare Entscheidungs­grundlagen liefern. In diesem Beitrag möchten wir darstellen, wie in einfachen Schritten ein erstes aussagefähiges Controlling-Instrumentarium aufgebaut werden kann.

In der Jahresplanung werden für die definierten Unternehmens­ziele Prämissen gesetzt, die anschließend bewertet werden. Der Plan sollte die wesentlichen Parameter abdecken, mit denen das Unternehmen gesteuert wird.

Beispiel: Für das kommende Geschäftsjahr rechnen wir für unser Angebot mit Preiserhöhungen von x%, neue Produkte bringen einen Zusatzumsatz von x Euro, die Erhöhung der Einkaufspreise liegt bei x%, Investitionsvolumen
x Euro, Personalkostensteigerungen x %, Sachkosteneinsparungen x%, die Umsatzrendite soll bei x% liegen.

Die Jahres-Planwerte werden anschließend auf Monate verteilt. Damit ist unterjährig ein Vergleich mit der Ist-Entwicklung möglich ist.

Das Buchhaltungssystem sollte so ausgeprägt sein, dass auch relevante Istwerte für das Controlling-­Instrumentarium bereitgestellt werden. Stellschrauben sind beispielsweise der Kontenplan, Produktgruppendifferenzierungen oder die Nutzung von Kostenstellen.

Monatlich wird im Buchhaltungssystem ein Abschluss gemacht, so dass eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) mit Umsatz, Kosten und Betriebsergebnis für den abgelaufenen Monat und auch kumuliert für das laufende Jahr abgerufen werden kann. Die monatliche BWA sollte, wenn möglich, bis zum zehnten Arbeitstag des Folgemonats vorliegen.

Mit den Istzahlen aus dem Buchhaltungssystem und den Planzahlen wird nun ­monatlich ein Soll-Ist-Vergleich erstellt. Der Betrieb kann erkennen, wie sich die Geschäftsentwicklung gegenüber dem Plan darstellt und erhält erste Früh­erkennungsindikatoren. Viele Firmen erweitern das Reporting um den Vergleich mit den Vorjahreswerten.

Der Soll-Ist-Vergleich reicht für die Steuerung nicht aus, weil hier nur die Entwicklung der Vergangenheit dargestellt ist. Für fundierte Entscheidungen ist aber der Blick nach vorne erforderlich. Deshalb wird monatlich auf der Basis der Ist-Zahlen ein Forecast für das restliche Geschäftsjahr erstellt: Welche Umsätze können noch bis Jahresende generiert werden, welche Personal- und Sachkosten fallen noch an, welche Investitionen sollen noch getätigt werden, welches Betriebsergebnis zeichnet sich ab?

Wenn der Forecast monatlich erstellt wird, wird der Beurteilungszeitraum bis Jahresende immer kürzer und die Sicherheit des Forecasts steigt mit jedem ­Monat. Auch können Alternativszenarien, zum Beispiel Worst-Case-Betrachtungen, durchgespielt werden.

Für die Liquiditätsvorschau braucht es eine andere Methode. Mit einer rollierenden Liquiditätsvorschau wird die Entwicklung der liquiden Mittel transparent. Wie sind die Kontostände am Monats­anfang, mit welchen Einnahmen und mit welchen Ausgaben rechnen wir im ­laufenden Monat, welcher Kontostand am Monatsende ergibt sich daraus. Wenn dieses Verfahren monatlich auch für ­Folgemonate angesetzt wird, erhält der Betrieb frühzeitig wichtige Informationen zur Liquiditätsentwicklung.

Das Controlling-Reporting sollte monatlich mit den Verantwortlichen durchgesprochen und Maßnahmen daraus abgeleitet werden. Wir empfehlen, mit einem Basisreporting zu starten und nach und nach das Controlling-Instrumentarium den Anforderungen entsprechend ­weiter­- zuentwickeln.

Lothar Schubert, Wirtschaftssenior, Gärtringen, Senioren der Wirtschaft e.V. für Magazin Wirtschaft, Rubrik Rat&Tat