Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Kleinunternehmerregelung

Stand: Januar 2025

I. Allgemeines

Die Umsatzsteuer wird von vielen Unternehmen wegen ihres komplizierten Verfahrens kritisiert. Die sogenannte Kleinunternehmerregelung sieht Erleichterungen vor. So brauchen Kleinunternehmer für die von ihnen ausgeführten Umsätze keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen und auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Was im ersten Moment gut klingt, hat jedoch auch Nachteile. So haben Kleinunternehmer im Gegenzug kein Recht zum Vorsteuerabzug. Sie können also die Umsatzsteuer aus den Eingangsrechnungen nicht vom Finanzamt erstattet bekommen. Daher sollten Kleinunternehmen gut überlegen, ob sie die Kleinunternehmerregelung anwenden möchten. Überwiegen die Nachteile gibt es die Möglichkeit, auf die Regelung zu verzichten.

II. Wer ist Kleinunternehmer

Hinweis: Der Gesetzgeber hat mit dem Jahressteuergesetz 2025 die Kleinunternehmerregelung ab dem 1.1.2025 deutlich ausgeweitet und umfassend modifiziert. Insbesondere die Umsatzgrenzen von 22.000 Euro (Vorjahr) und 50.000 Euro (lfd. Kalenderjahr) wurden auf 25.000 Euro und 100.000 Euro angehoben.
Bisherige Regelung
Kleinunternehmer ist, wer
  • im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht mehr als 22.000 Euro hat
und
  • im laufenden Kalenderjahr einen voraussichtlichen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht mehr als 50.000 Euro hat.
Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Hat der Unternehmer die Vorjahresgrenze von 22.000 Euro überschritten, kann er die Kleinunternehmerregelung im laufenden Jahr nicht anwenden – selbst wenn feststeht, dass der Umsatz im laufenden Jahr unter 22.000 Euro liegen wird.
Neue Regelung
Zum 1.1.2025 erhöht sich der Schwellenwert des Vorjahresumsatzes auf 25.000 Euro. Außerdem wird eine neue Grenze für das laufende Jahr in Höhe von 100.000 Euro eingeführt.
Kleinunternehmer ist, wer
  • im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht mehr als 25.000 Euro hat
und
  • im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz macht.
Wichtig: Bei der “alten” 50.000 Euro - Grenze handelte es sich um eine Prognose zu Beginn des Kalenderjahres. Wurde diese Prognose nach bestem Wissen und Gewissen aufgestellt, war eine Überschreitung der 50.000 Euro während des laufenden Jahres unschädlich.
Die “neue” 100.000 Euro - Grenze stellt nicht einen voraussichtlichen Umsatz dar. Vielmehr fällt der Unternehmer bei Übeschreiten sofort, das heißt im laufenden Jahr aus der Kleinunternehmerregelung. Es ist also wichtig, dass er die Umsätze des laufenden Jahres immer im Blick hat.
Beispiel:
Unternehmer U erwirtschaftet in 2024 einen Gesamtumsatz von 22.000 Euro. Er erwartet, dass er in 2025 einen Gesamtumsatz von 27.000 Euro erwirtschaften wird. Tatsächlich beläuft sich der Gesamtumsatz für 2025 auf 70.000 Euro. U kann in 2024 und 2025 die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Für 2026 würden die Voraussetzungen jedoch nicht mehr vorliegen, da er die Vorjahresgrenze (2025) überschritten hat.
Neuregelung bei Neugründung
Bei Neugründung eines Unternehmens gibt es keinen Vorjahresumsatz. Hier war bislang auf den voraussichtlichen Umsatz des laufenden Kalenderjahres abzustellen, der durch Prognose zu ermitteln war.
Ab 2025 starten Neugründer automatisch als Kleinunternehmer, ohne eine Prognose abgeben zu müssen.
Beispiel:
Unternehmer U übt seine gewerbliche Tätigkeit seit dem 10. Mai in Stuttgart aus. In der Zeit vom 10. Mai 2025 bis 31. Dezember 2025 erzielt er einen Umsatz von 22.000 Euro. U ist im Jahre 2025 Kleinunternehmer, da er die Umsatzgrenze von 25.000 EURO unterschreitet.
Wichtig:
Der Umsatz, der im Gründungsjahr die 25.000 Euro übersteigen lässt, führt zu einer sofortigen Beendigung der Kleinunternehmerregelung und unterliegt der Regelbesteuerung. Die vorherigen nach der Kleinunternehmerregelung steuerbefreiten Umsätze bleiben dagegen steuerfrei.
Beispiel:
Unternehmer U erzielt im Gründungsjahr 2025 von Mai bis November Umsätze in Höhe von 25.000 EURO und im Dezember einen Umsatz in Höhe von 5.000 EURO. Während die Umsätze bis November von der Umsatzsteuer befreit sind, unterfällt der Dezember-Umsatz der Regelbesteuerung
Einheitliches Unternehmen
Ein Unternehmer kann im umsatzsteuerlichen Sinne nur ein Unternehmen haben. Dieses umfasst die gesamte gewerbliche und berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Für die Ermittlung des Gesamtumsatzes und die Frage, ob die Kleinunternehmergrenze überschritten ist, sind damit alle vom Unternehmer ausgeführten Umsätze des einheitlichen Unternehmens einzubeziehen.
Personengesellschaften, Personenvereinigungen und Kapitalgesellschaften gelten im Umsatzsteuerrecht als eigene Unternehmen. Daher gilt die Umsatzgrenze insbesondere auch für die Umsätze einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder einer UG (Unternehmergesellschaft).

III. Ermittlung der Umsatzgrenzen

Maßgebend für die Ermittlung der Umsatzgrenzen ist der nach vereinnahmten Entgelten bemessene Gesamtumsatz (Einnahmen, nicht Gewinn). Nach § 19 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist für die Berechnung des Gesamtumsatzes von der Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG auszugehen. Damit gehören Einfuhren aus dem Drittland in das Inland und innergemeinschaftliche Erwerbe nicht zum Gesamtumsatz.
Im Detail:
Steuerbare Umsätze
./. bestimmte steuerfreie Umsätze, §§ 4 Nr. 8i, Nr. 9 b, Nr. 11-28 UStG (z.B. Umsätze aus Vermietung)
./. bestimmte steuerfreie Hilfsumsätze, §§ 4 Nr. 8 a-h, Nr. 9 a, Nr. 10 UStG (z.B. Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen)
= Gesamtumsatz
./. darin enthaltene Umsätze von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (Hilfsgeschäfte)
= Gesamtumsatz gem. § 19 Abs. 2 UStG

IV. Folgen der Kleinunternehmerregelung

Bis 31.12.2024 galt: die geschuldete Umsatzsteuer für die von einem Kleinunternehmer ausgeführten steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze wurde nicht erhoben. Die Kleinunternehmerregelung war aber keine Steuerbefreiungsvorschrift. Vielmehr wurden Kleinunternehmer von der Erhebung der Umsatzsteuer ausgenommen und insoweit wie ein Nichtunternehmer behandelt.
Ab 1.1.2025 wird auf das Erheben der Umsatzsteuer nicht mehr verzichtet, vielmehr sind die Umsätze steuerbefreit.
Deshalb hat der Kleinunternehmer aus seinen Eingangsrechnungen keinen Vorsteuerabzug (dies galt auch schon bei der Alt-Regelung). Ebensonwenig kann er die Einfuhrumsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.
Achtung: Der Kleinunternehmer darf in seinen Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Tut er dies doch, schuldet er die (unberechtigt) ausgewiesene Umsatzsteuer. Dies gilt auch bei sog. Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis zu 250 Euro), bei denen nicht der Steuersatz angegeben werden darf, oder Gutschriften, bei denen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf.

V. Folgen des Überschreitens der Umsatzschwelle

Für die Anwendbarkeit der Kleinunternehmerregelung kommt es auf beide Umsatzgrenzen an. Nur wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, wird die Umsatzsteuer nicht erhoben. Wichtig ist, dass die Überschreitung der 100.000 Euro Umsatzgrenze bereits für das laufende Jahr relevant ist.
Beispiel:
Jahr Umsatz zzgl. Umsatzsteuer (*) im vorangegangenen Jahr Umsatz zzgl. Umsatzsteuer (*) im laufenden Jahr Kleinunternehmerregelung anwendbar
2022 9.000 Euro 6.000 Euro ja
2023 4.000 Euro 45.000 Euro ja
2024 42.000 Euro 12.000 Euro nein
2025 24.000 Euro 110.000 Euro nein
(*) ab 1.1.2025 entfällt die Hinzurechung der Umsatzsteuer

VI. Optionsmöglichkeit

Da die Kleinunternehmerregelung auch nachteilig sein kann, hat der Unternehmer die Möglichkeit auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten (Option zur Regelbesteuerung). Folge dessen ist, dass er wie ein normaler Unternehmer behandelt wird und den allgemeinen Vorschriften der Umsatzsteuer unterliegt. Er versteuert dann alle seine der Regelbesteuerung unterliegenden Umsätze und kann aus seinen Eingangsrechnungen die Vorsteuer geltend machen. Die freiwillige Verzichtserklärung ist gegenüber dem Finanzamt bis zum letzten Tag des Monats Februar des übernächsten Kalenderjahres zu erklären. Die Einhaltung einer besonderen Form ist nicht erforderlich. Dabei ist die Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Umsatzsteuererklärung unter Anwendung der Regelbesteuerung als Verzicht zu werten.
Beispiel:
Für das Kalenderjahr 2025 kann der Verzicht der Kleinunternehmerregelung bis zum 28. Februar 2027 erklärt werden. Wird der Verzicht für das Kalenderjahr 2025 bis zu diesem Datum erklärt, kommt ab 1. Januar 2025 die Regelbesteuerung zur Anwendung.
Die Option zur Regelbesteuerung kann grundsätzlich sinnvoll sein, wenn der Unternehmer
  • zu Beginn seiner Geschäftstätigkeit hohe Anfangsinvestitionen hat und daher viel Umsatzsteuer an seine Lieferanten zahlen muss. Durch den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kommt er in den Genuss des Vorsteuerabzugs.
  • selbst überwiegend an andere Unternehmer und nicht an Privatkunden leistet. Abnehmer, die Unternehmer sind, können die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer ihrerseits als Vorsteuer geltend machen. Da der Kleinunternehmer die selbst gezahlte Umsatzsteuer aus seinen Eingangsrechnungen in seine Preiskalkulation einbeziehen wird, kann er seine Leistungen nur teurer anbieten.
Wichtig:
Die Verzichtserklärung kann nicht zurückgenommen werden und bindet den Unternehmer für fünf Kalenderjahre.
Möchte der Unternehmer nach Ablauf der Fünfjahresfrist wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, muss er einerseits die Umsatzgrenzen einhalten und dazu die Option bzw. den Verzicht nach Ablauf der Frist gegenüber seinem Finanzamt widerrufen. Der Verzicht kann nur im Voraus mit Wirkung zum Beginn eines folgenden Kalenderjahres erfolgen.
Beispiel:
Unternehmer U hat sein Unternehmen in 2025 gegründet und im selben Jahr den Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gegenüber dem Finanzamt erklärt. Im Laufe des Jahres 2030 entscheidet sich U, die Kleinunternehmerregelung wieder in Anspruch nehmen zu wollen. Er erklärt dies im Dezember 2030 gegenüber dem Finanzamt. Sein Gesamtumsatz hat in 2030 lediglich 20.000 Euro betragen
Lösung:
U kann mit Beginn des Kalenderjahres 2031 die Kleinunternehmer-Regelung wieder anwenden, da er im Vorjahr (2030) mit seinem Gesamtumsatz von 20.000 Euro die Umsatzgrenze von 25.000 Euro nicht überschritten und den Widerruf des Verzichts rechtzeitig erklärt hat. Auch die fünfjährige Bindungsfrist von 2025 bis einschließlich 2029 ist in 2031 bereits abgelaufen.

VII. Rechnungsangaben

Folge dessen, dass die Umsätze der Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, darf
  • der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer gesondert in seinen Rechnungen ausweisen,
  • der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer, die ihm selbst berechnet wird, nicht als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet erhält,
  • seine Abnehmer keine Vorsteuer ziehen können und dürfen.
Hinweis: In seinen Rechnungen hat der Kleinunternehmer darauf hinzuweisen, dass für seine Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Informationen zu den generellen Pflichtangaben finden Sie im IHK-Merkblatt “Pflichtangaben für Rechnungen”.

VIII. Umsatzsteuererklärung

Da Kleinunternehmer weder Umsatzsteuer schulden noch Vorsteuer geltend machen können, müssen sie grundsätzlich auch keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Auch die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung entfällt ab dem Besteuerungszeitraum 2024. Die Pflicht zur Abgabe bleibt aber bei Aufforderung durch das Finanzamt oder in den Fällen des § 18 Abs. 4a UStG (z.B. im Falle der Steuerschuldumkehr nach § 13b Abs. 5 UStG) bestehen.

IX. Besonderheiten bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder Dienstleistungen

Bei Lieferungen und Dienstleistungen eines Kleinunternehmers über die Grenze gibt es verschiedene Besonderheiten zu beachten.
  • Ausgangsseite des Kleinunternehmers: Die Regelungen zu den steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen finden für den Kleinunternehmer keine Anwendung, d.h. sie sind grundsätzlich steuerpflichtig, aber steuerbefreit. Ausnahme ist die innergemeinschaftliche Lieferung neuer Fahrzeuge. Damit muss der Kleinunternehmer auch keine Zusammenfassende Meldung (ZM) abgeben und darf in diesem Fall keine Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben.
  • Eingangsseite des Kleinunternehmers: Innergemeinschaftliche Erwerbe müssen Kleinunternehmer im Gegensatz zum Vollunternehmer grundsätzlich nicht versteuern, außer es liegen die folgenden Ausnahmen vor:
    • die sogenannte Erwerbsschwelle von 12.500 Euro wurde überschritten oder
    • der Kleinunternehmer hat, solange die Erwerbsschwelle nicht überschritten wurde, zur Erwerbsbesteuerung optiert (durch Angabe seiner Umsatzsteueridentifikationsnummer) oder
    • der Kleinunternehmer hat neue Fahrzeuge oder verbrauchssteuerpflichtige Waren innergemeinschaftlich erworben.
Darüber hinaus gelten folgende umsatzsteuerliche Vorschriften auch für Kleinunternehmer:
  • die Erhebung der Einfuhrumsatzsteuer
  • die innergemeinschaftliche Lieferungen von Fahrzeugen
  • die Steuerschuldnerschaft nach § 13 b UStG (Steuerschuldumkehr) und § 25 b UStG (Dreiecksgeschäft)
Wichtig: Auch im Falle der oben genannten Sonderfälle hat der Kleinunternehmer kein Recht zum Vorsteuerabzug.
Hinweis:
Auch einem Kleinunternehmer wird eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auf Antrag erteilt. Ob er diese verwendet oder nicht, kann bei Lieferungen und Dienstleistungen zu weitreichenden Konsequenzen führen. Denn sobald ein Kleinunternehmer eine USt-IdNr. hat, kann er innergemeinschaftliche Leistungen erbringen oder beziehen und damit zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sein. Bei internationalen Sachverhalten ist es ratsam, vorab einen Steuerberater zu konsultieren.

X. Einführung einer EU-grenzüberschreitenden Kleinunternehmerbesteuerung

Ab 1.1.2025 gibt es erstmals eine Kleinunternehmerbesteuerung für EU-Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten (§ 19a UStG). Dies bedeutet, dass ein deutsches Unternehmen beispielsweise die französische Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen kann, wenn er in Frankreich steuerpflichtige Umsätze erzielt. Folgende Voraussetzungen müssen dazu erfüllt sein:
  • Umsatzgrenzen
    Der Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Kalenderjahr und im bisher laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 Euro betragen haben.
  • Besonderes Meldeverfahren
    Der Unternehmer hat eine “Kleinunternehmer-Identifikationsnummer” beim Bundeszentralamt für Steuern auf elektronischem Wege beantragt.
  • Der Unternehmer muss eine vierteljährige Umsatzmeldung “im besonderen Verfahren” gegenüber dem BZSt abgegeben und er hat dieses Verfahren elektronische beantragt.
  • Der Unternehmer hat nicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregleung für den jeweiligen Mitgliedstaat verzichtet.
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, so unterliegt der Umsatz des deutschen Unternehmers im anderen Mitgliedstaat den dort geltenden Regelungen der Kleinunternehmerbesteuerung und ist somit steuerfrei.
Die Europäische Kommission stellt auf ihrer Homepage Informationen zur EU-Kleinunternehmerregelung zur Verfügung. Unter “Legislation-Guide” finden sich Explanatory Notes zu den neuen Vorschriften.

Hinweis: Die vorstehenden Informationen wurden mit großer Sorgfalt zusammengestellt. Eine Gewähr für die Richtigkeit kann dennoch nicht übernommen werden.
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