Steuerformulare: W-8BEN-E-Formular für Unternehmen

US- amerikanischen Auftraggeber übersenden bei einer Bestellung von Produkten oder Dienstleistungen ihren deutschen Auftragnehmern regelmäßig Formulare aus der W-8-Serie der US-amerikanischen Steuerbehörde IRS und bitten um Rücksendung des ausgefüllten Formulars. Hintergrund sind Maßnahmen der US-Regierung zur Vermeidung von Steuerhinterziehung, da bestimmte ausländische Einkünfte von US-Personen in den USA nicht erklärt und besteuert werden.

Die Umsetzung des sogenannten „Foreign Account Tax Compliance Act“ (FATCA) hat zu weitreichenden Mitwirkungspflichten für US-Unternehmen geführt, die verpflichtet sind, für bestimmte Zahlungen an ausländische Unternehmen deren Steuerstatus geklärt zu haben. Kommen die Unternehmen ihren Melde- und Offenlegungspflichten nicht nach, droht eine Straf-Quellensteuer in Höhe von 30 Prozent. Um dieser „Strafsteuer“ zu entgehen, müssen meldepflichtige Unternehmen ihren FATCA-Status offenlegen und melden. Die Informationen werden auf Basis der oben genannten W-8-Formulare abgefragt. Dabei gilt:

Die Formulare sind auf der Seite der US-Steuerbehörde (IRS) veröffentlicht und aktuell abrufbar. Eine Ausfüllanleitung ist dort ebenfalls hinterlegt.

Grundsätzlich werden Unternehmen dabei in zwei Kategorien unterteilt: die Financial Foreign Entities (FFI) und die Non Financial Foreign Entities (NFFE).

NFFEs sind Unternehmen, die keine Finanzinstitute oder Versicherungen sind. Unternehmen im Inland mit operativem Geschäft dürften regelmäßig als sogenannte Active NFFE eingeordnet werden und daher nicht unter die Offenlegungspflicht fallen. Active NFFE sind Rechtsträger, die weniger als 50 Prozent passives Bruttoeinkommen und weniger als 50 Prozent passive Vermögenswerte haben.

Gleichwohl werden sie regelmäßig von ihrem amerikanischen Vertragspartner aufgefordert, das Formular auszufüllen. Dies liegt vor allem an der US-Strafsteuer: US-Unternehmen bitten daher schon aus Selbstschutz standardmäßig um ein ausgefülltes W-8-Formular, das als eine Art Selbstauskunft des deutschen Geschäftspartners dient und anhand dessen das US-Unternehmen prüfen und gegenüber der US-Steuerbehörde dokumentieren kann, dass keine Steuerpflicht besteht und keine Quellensteuer einbehalten werden muss.

Unumgänglich ist es also, dass jedes deutsche Unternehmen eine Selbsteinordnung in die Klassifizierung nach FATCA vornimmt, um zu klären, ob es betroffen ist.

Nach unserem Kenntnisstand bietet unter anderem die German American Chamber of Commerce Inc. New York (AHK New York) deutschen Unternehmen Hilfestellung beim Ausfüllen der Formulare an. Unternehmen, die Interesse an einer Inanspruchnahme dieser kostenpflichtigen Leistung haben, können sich direkt an die AHK New York wenden.