Gesetzlich vorgegebene Formalien

Auflösung, Liquidation und Löschung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)

Stand: Januar 2021

1. Vorbemerkung

Bevor eine bestehende GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) (im Folgenden nur: UG) im Handelsregister gelöscht werden kann, müssen zahlreiche gesetzlich vorgegebene Formalien beachtet werden, die für beide Gesellschaftsvarianten identisch sind. Das Ausscheiden der GmbH / UG aus dem Rechtsverkehr vollzieht sich regelmäßig in drei Stufen:
  1. Auflösung
  2. Liquidation
  3. Löschung
Die Auflösung der Gesellschaft führt deshalb nicht gleichzeitig zu deren Löschung im Handelsregister. Die Löschung der Gesellschaft darf erst mit Abschluss des gesetzlich vorgeschriebenen Liquidationsverfahren erfolgen.

2. Auflösung der Gesellschaft

Die Gründe für die Auflösung einer GmbH / UG sind in § 60 GmbH-Gesetz (GmbHG) geregelt. Das Merkblatt konzentriert sich im Folgenden auf den praktisch wichtigen Fall der Auflösung durch Gesellschafterbeschluss. (Sofern ein anderer Auflösungsgrund gegeben ist, der zu einem Liquidationsverfahren führt, gelten die Ausführungen zur Liquidation in dieser IHK-Information entsprechend.)
Als Auflösung wird derjenige Vorgang bezeichnet, durch den die Gesellschaft aus einer werbenden Tätigkeit in die Phase der Abwicklung ihrer Geschäfte zwecks Beendigung ihrer Existenz eintritt.
Durch die Auflösung wird weder die Rechtspersönlichkeit noch die Handlungsfähigkeit der GmbH / UG vernichtet. Trotz Auflösung bleibt die Gesellschaft, zum Beispiel in einem Prozess, parteifähig. Die Firma muss um einen Zusatz wie "i. L.", “in Liquidation” oder "i. Abw." ergänzt werden, damit für Dritte erkennbar wird, dass sich die Gesellschaft in Abwicklung befindet.

3. Auflösungsbeschluss

Die Gesellschafter können die Gesellschaft durch Beschluss auflösen. Der Beschluss bedarf – sofern im Gesellschaftsvertrag nicht etwas Abweichendes vereinbart wurde – einer Mehrheit von drei Vierteilen der abgegebenen Stimmen.
  • Der Beschluss stellt in der Regel keine Satzungsänderung dar. Zu seiner Wirksamkeit bedarf der Beschluss daher regelmäßig weder der notariellen Beurkundung noch der Eintragung im Handelsregister. Der Auflösungsbeschluss bewirkt daher zum vorgesehenen Zeitpunkt die Auflösung der Gesellschaft.
  • Eine Satzungsänderung wäre aber gegeben, wenn im Gesellschaftsvertrag die Dauer der Gesellschaft geregelt wurde. Denn der Auflösungsbeschluss ändert dann die entsprechende Satzungsregelung. In diesem Fall ist eine notarielle Beurkundung des Auflösungsbeschlusses erforderlich und die Wirkung der Auflösung beginnt erst mit der Eintragung im Handelsregister.

4. Eintragung der Auflösung

Die Auflösung der Gesellschaft muss in notariell beglaubigter Form zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden, § 65 GmbHG. Örtlich zuständig ist das Registergericht am Sitz der Gesellschaft. Der Auflösungsgrund (zum Beispiel Auflösungsbeschluss) sollte bei der Anmeldung benannt werden.
Anmeldepflichtig sind die jeweiligen gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft. Ob dies ein Liquidator oder ein Geschäftsführer ist, muss differenziert betrachtet werden:
  • Der oder die Liquidatoren sind anmeldepflichtig, wenn eine bereits eingetretene Auflösung einzutragen ist, also in dem Fall, dass der Auflösungsbeschluss keine Satzungsänderung darstellt und unmittelbar wirkt. Die Eintragung im Handelsregister ist in diesem Fall rein deklaratorisch.
  • Der oder die Geschäftsführer sind anmeldepflichtig, wenn ein satzungsändernder Auflösungsbeschluss einzutragen ist, da die Rechtswirkung der Auflösung in diesem Fall erst mit der Eintragung beginnt. Die Eintragung im Handelsregister wirkt in diesem Fall konstitutiv.

5. Eintragung der Liquidatoren

Neben der Auflösung müssen die Liquidatoren zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden, § 67 GmbHG. Grundsätzlich kann jede vollgeschäftsfähige natürliche Person Liquidator werden, welche auch Geschäftsführer werden könnte:
  • Amtierende Geschäftsführer werden von Gesetzes wegen automatisch, ohne besonderen Bestellungsakt, als Liquidatoren berufen, § 66 Abs. 1 GmbHG, sofern nicht durch Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterbeschluss oder Gerichtsbeschluss eine andere Regelung getroffen ist. Ob der Geschäftsführer zur Fortsetzung seiner Tätigkeit in der Rolle des Liquidators verpflichtet ist, richtet sich nach dem Anstellungsvertrag und ist im Zweifel zu bejahen. Denn der Auflösungsfall ist für sich allein noch kein wichtiger Grund für eine Kündigung. Mit der Übernahme des Amtes besteht auch der Geschäftsführervertrag fort. Der Geschäftsführer kann sein Amt zwar wirksam niederlegen, macht sich aber gegebenenfalls schadensersatzpflichtig.
  • Sind Liquidatoren in der Satzung bestimmt, ist auch hier ein weiterer Bestellungsakt nicht erforderlich. Mit Eintritt der Auflösung gelten sie als bestellt.
  • Die Ernennung eines Liquidators durch Gesellschafterbeschluss ist aber in jedem Fall zulässig, also auch dann, wenn in der Satzung ein Liquidator benannt ist. Eine Satzungsänderung ist hierbei nicht erforderlich. Soweit die Satzung nichts Anderes bestimmt, bedarf der Beschluss nur einfacher Mehrheit, auch wenn durch ihn zugleich die Abberufung eines satzungsmäßigen Liquidators ausgesprochen wird.
  • In Ausnahmefällen kann auf Antrag von Gesellschaftern, deren Geschäftsanteil zusammen mindestens zehn Prozent des Stammkapitals entsprechen, die Bestellung von Liquidatoren durch das Registergericht erfolgen. Ein wichtiger Grund ist zum Beispiel der objektiv begründete Zweifel an der Neutralität oder Qualifikation eines Liquidators.
Sofern amtierende Geschäftsführer nicht Liquidatoren werden, erlischt deren Vertretungsbefugnis. Die Liquidatoren können in derselben Weise, wie sie bestellt wurden auch abberufen werden.

6. Rechte und Pflichten der Liquidatoren

Die Liquidatoren sind das Geschäftsführungs- und Vertretungsorgan der Liquidationsgesellschaft. Wie die Geschäftsführer der werbenden GmbH / UG sind die Liquidatoren die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft.
Aufgabe der Liquidatoren ist es, die laufenden Geschäfte der Gesellschaft zu beenden, die Verpflichtungen der Gesellschaft zu erfüllen, Forderungen einzuziehen und das Vermögen der Gesellschaft in Geld umzusetzen, § 70 GmbHG. Werden neue Rechtsgeschäfte eingegangen, müssen diese im Dienst der Abwicklung stehen.
Die Liquidatoren sind der Gesellschaft zur ordnungsgemäßen Abwicklung verpflichtet. Die Verantwortlichkeit für schuldhaftes Verhalten, das heißt für die Verletzung der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns, kann die Verpflichtung zum Schadensersatz begründen.
Wichtig ist, dass der Liquidator eine möglicherweise bevorstehende Insolvenz der Gesellschaft im Auge behält und gegebenenfalls seiner Insolvenzantragspflicht nachkommt, die auch während der Liquidation besteht.

7. Bekanntmachung der Auflösung

Eine besonders wichtige Liquidatorenpflicht ist der sogenannte Gläubigeraufruf: Die Auflösung der Gesellschaft muss unverzüglich in den „Gesellschaftsblättern“ bekannt gemacht werden, § 65 Abs. 2 GmbHG. Seit dem 1. September 2009 ist es ausreichend, dass die Auflösung nur ein Mal bekannt gemacht wird, vor diesem Zeitpunkt bestand die Pflicht, die Auflösung drei Mal bekannt zu machen.
Das „Gesellschaftsblatt“, in dem die Veröffentlichung zwingend erfolgen muss, ist seit dem ersten April 2005 nicht mehr der (Papier-)Bundesanzeiger, sondern der elektronische Bundesanzeiger. Dies gilt also auch dann, wenn der elektronische Bundesanzeiger im Gesellschaftsvertrag nicht als Bekanntmachungsmedium genannt wird. Sofern im Gesellschaftsvertrag geregelt ist, dass (auch) in anderen öffentlichen Blättern oder elektronischen Informationsmedien inseriert werden muss, müssen aber auch in diesen Medien Bekanntmachungen erfolgen.
Sieht dagegen der Gesellschaftsvertrag vor, dass Bekanntmachungen nur im Bundesanzeiger erfolgen, so ist die Bekanntmachung im elektronischen Bundesanzeiger ausreichend. Diese Klarstellung ist in § 12 S. 3 GmbHG enthalten und erfasst insbesondere die Fälle, in denen vor Einführung des elektronischen Bundesanzeigers nur eine Veröffentlichung im damaligen Pflichtbekanntmachungsblatt, nämlich dem (Papier-)Bundesanzeiger im Gesellschaftsvertrag vereinbart wurde.
Durch den Gläubigeraufruf sollen die Gläubiger von der Auflösung unterrichtet werden. Mit der Bekanntmachung sind die Gläubiger zugleich aufzufordern, sich bei der Gesellschaft zu melden. Besondere Bedeutung hat die Veröffentlichung der Auflösung, weil erst mit der Bekanntmachung das Sperrjahr zu laufen beginnt, § 73 Abs. 1 GmbHG: „Die Verteilung darf nicht vor Tilgung oder Sicherstellung der Schulden der Gesellschaft und nicht vor Ablauf eines Jahres seit dem Tage vorgenommen werden, an welchem die Aufforderung an die Gläubiger (§ 65 Abs. 2) in den Gesellschaftsblättern erfolgt ist“.
Der Text der Bekanntmachung könnte beispielsweise wie folgt lauten: „Die (zuvor genau individualisierte Gesellschaft) ist aufgelöst. Die Gläubiger der Gesellschaft werden aufgefordert, sich bei der Gesellschaft zu melden. Für die GmbH i. L. (folgen Namen). Die Liquidatoren.„

8. Das Sperrjahr

Das gesetzlich vorgeschriebene Sperrjahr dient insbesondere dem Gläubigerschutz und bedingt ein verschärftes Ausschüttungsverbot: Während der Dauer des Sperrjahres ist jede Vermögensverteilung an die Gesellschafter verboten. Das bedeutet, dass nur Forderungen von Drittgläubigern aus Drittgeschäften beglichen werden dürfen. Eine Rangordnung unter den Gläubigern besteht nicht.
Bestand und Fälligkeit der Verbindlichkeiten werden durch das Sperrjahr nicht berührt. Die Ansprüche der Gläubiger bestehen nach allgemeinen Regeln fort. Das Sperrjahr ist keine Ausschlussfrist. Auch nach Ablauf des Sperrjahres können Ansprüche gegen die Gesellschaft geltend gemacht werden. Das Schicksal der Ansprüche hängt jedoch entscheidend davon ab, ob der jeweilige Gläubiger während des Sperrjahres bekannt wurde oder unbekannt blieb:
  • Solange nach Ablauf des Sperrjahres noch Gesellschaftsvermögen vorhanden ist, können sich auch bislang unbekannte Gläubiger bei der Gesellschaft melden und ihre Forderungen befriedigen. Ist das Vermögen dagegen bereits verteilt, gehen die Gläubiger leer aus. Diese Regelung wird im Allgemeinen auf unbekannte Forderungen zutreffen. Der Schutz des Sperrjahres endet hier folglich mit dessen Ablauf.
  • Bekannte Gläubiger sind dagegen auch nach Ablauf des Sperrjahres immer zu berücksichtigen. Meldet sich ein bekannter Gläubiger nicht, so ist der geschuldete Betrag ggf. zu hinterlegen oder Sicherheit zu leisten, § 73 Abs. 2 GmbHG.

9. Vermögensverteilung

Mit Ablauf des Sperrjahres endet die Kapitalbindung nach § 30 GmbHG. Auch das zur Deckung des Stammkapitals erforderliche Vermögen darf dann an die Gesellschafter ausbezahlt werden. Der Anspruch der Gesellschafter auf Verteilung entsteht allerdings erst nach Befriedigung oder Sicherung aller bekannten Gläubiger. Bis dahin besteht gegebenenfalls ein allgemeines Recht der Gesellschafter auf die Liquidationsquote.
Das Reinvermögen der Gesellschaft wird entsprechend der Geschäftsanteile der Gesellschafter verteilt, sofern der Gesellschaftsvertrag keine abweichende Regelung enthält, § 72 GmbHG.

10. Löschung

Die Liquidation ist beendet, wenn keine Abwicklungsmaßnahmen mehr erforderlich sind. Die Beendigung des Abwicklungsverfahrens ist Voraussetzung für die Anmeldung des Erlöschens der Gesellschaft im Handelsregister und damit grundsätzlich auch der Vollbeendigung der GmbH / UG als Rechtsträgerin.
Die Liquidatoren müssen mit Beendigung der Liquidation und nachdem Schlussrechnung gelegt ist, den Abschluss der Liquidation zur Eintragung beim Handelsregister anmelden, § 74 Abs. 1 GmbHG.
Die Gesellschaft ist dann vollbeendet, wenn die Beendigung der Liquidation und die Löschung der Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist. Die vollbeendete Gesellschaft hört damit auf zu existieren.

11. Aufbewahrungsfristen

Nach Beendigung der Liquidation sind die Bücher und Schriften der Gesellschaft für die Dauer von zehn Jahren einem der Gesellschafter oder einem Dritten zur Verwahrung zu geben, § 74 Abs. 2 GmbHG.

12. Nachtragsliquidation

Stellt sich nach der Löschung der Gesellschaft heraus, dass doch noch Vermögen vorhanden ist beziehungsweise Abwicklungsmaßnahmen durchzuführen sind, muss eine Nachtragsliquidation stattfinden. Die Gesellschaft tritt dann wieder in das Liquidationsverfahren ein. Um wieder handlungsfähig zu werden, bedarf es der Bestellung neuer Liquidatoren entweder auf Antrag oder durch das Registergericht.
Nach Ende der Nachtragsliquidation ist dann zu vermerken, dass die Vertretungsmacht dieser Liquidatoren für die GmbH wieder erloschen ist.