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Entsendung nach Österreich

Für Unternehmen, die Mitarbeiter zur Durchführung von Dienstleistungen nach Österreich entsenden, gibt es verschiedene Anzeige- und Meldepflichten. Besondere Regelungen bestehen für Leiharbeit und Tätigkeiten in der Baubranche. Was im Einzelfall zu tun ist, muss rechtzeitig vor Beginn der Tätigkeit in Österreich überprüft werden.

1. Dienstleistungsanzeige

Jedes Unternehmen, das in Österreich tätig wird, muss zunächst prüfen, ob eine Anzeige der Dienstleistung beim Bundesministerium für Arbeit und Wirtschaft erfolgen muss. Das gilt für Tätigkeiten auf dem Gebiet von in Österreich reglementierten Gewerben. Reglementierte Gewerbe sind zum Beispiel das Baugewerbe, Elektrotechnik, Heizungstechnik aber auch Tätigkeiten wie Immobilienvermakelung und Unternehmensberatung.
Hinweis: Welche Gewerbe reglementiert sind, ergibt sich aus § 94 der österreichischen Gewerbeordnung. Wenn die Tätigkeit anzeigepflichtig ist, kann die Anzeige online beim österreichischen Bundesministerium für Arbeit und Wirtschaft erfolgen.
Die Dienstleistungsanzeige dient als Nachweis dafür, dass das Unternehmen in seinem Herkunftsland zur Ausübung der Dienstleistung befähigt und ordnungsgemäß zugelassen ist. Der Nachweis erfolgt in Form der sogenannten EU Bescheinigung, die für die gewerbliche Wirtschaft von der jeweils regional zuständigen Industrie- und Handelskammer und für das Handwerk von der jeweils regional zuständigen Handwerkskammer ausgestellt wird. Die Dienstleistungsanzeige muss jedes Jahr erneuert werden, sofern Einsätze in Österreich geplant sind. Die Erneuerung der Dienstleistungsanzeige wird in das Dienstleistungsregister eingetragen.

2. Mitarbeiterentsendemeldung

a) Allgemeines

Von der Dienstleistungsanzeige zu unterscheiden ist die Mitarbeiterentsendemeldung (sog. ZKO3-Meldung). Zweck der Mitarbeiterentsendemeldung ist die Kontrolle der Einhaltung der wesentlichen Mindeststandards bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern in Österreich. Die auf Entsendungen anzuwendenden Regeln finden sich im Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG).
Der Arbeitgeber hat daher generell die Pflicht, nach Österreich entsendete Arbeitnehmer bei der „Zentralen Koordinationsstelle des Bundesministeriums für Finanzen für die Kontrolle illegaler Beschäftigung” (ZKO) anzumelden. Die Meldung hat ausschließlich online zu erfolgen. Informationen hält das Ministerium auf seiner Internetseite bereit. Sie muss vor der Ausführung des Auftrags und damit vor Beginn der Tätigkeit in Österreich erfolgen. Die ehemals geltende Wochenfrist ist abgeschafft worden.
Hinweis: Handelt es sich bei den entsendeten Mitarbeitern nicht um Staatsangehörige eines EWR-Mitgliedsstaates oder der Schweiz, wird die ZKO3-Meldung automatisch an den Arbeitsmarktservice in Österreich (AMS) weitergeleitet. Der AMS überprüft sodann die Entsendung und bestätigt oder untersagt die Beschäftigung der betroffenen Person im Inland. Da die Entscheidung bis zu zwei Wochen in Anspruch nehmen kann, empfehlen wir in diesen Fällen, die Meldung bei der ZKO so früh wie möglich durchzuführen.
Nicht alle dienstlichen Einsätze in Österreich sind meldepflichtig. Für die folgenden Tätigkeiten ist gem. § 1 Abs. 5 LSD-BG keine ZKO3-Meldung einzureichen, wenn die Entsendung ausschließlich zur Erbringung der betroffenen Tätigkeit erfolgt und es sich um einen Einsatz von geringen Umfang und kurzer Dauer (< 1 Woche) handelt:
  • geschäftliche Besprechungen ohne Erbringung von weiteren Dienstleistungen,
  • die Teilnahme an Seminaren und Vorträgen ohne Erbringung von weiteren Dienstleistungen,
  • die Teilnahme an Messen und messeähnlichen Veranstaltungen (Nicht: Märkte, Volksfeste, Weihnachtsmärkte etc.)
  • Besuch von und die Teilnahme an Kongressen und Tagungen,
  • Teilnahme an und die Abwicklung von kulturellen Veranstaltungen aus den Bereichen Musik, Tanz, Theater oder Kleinkunst und vergleichbaren Bereichen, die im Rahmen einer Tournee stattfinden, bei welcher der Veranstaltung (den Veranstaltungen) in Österreich lediglich eine untergeordnete Bedeutung zukommt, soweit der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung zumindest für einen Großteil der Tournee zu erbringen hat,
  • Teilnahme an und die Abwicklung von internationalen Wettkampfveranstaltungen (Nicht: Vorbereitungs- und Abschlussarbeiten für die Veranstaltung (Auf- und Abbau der im Zusammenhang mit der Veranstaltung stehenden Einrichtungen) sowie Verabreichung von Speisen und Ausschank von Getränken im Rahmen der Veranstaltung)
Darüber hinaus sind auch die folgenden Tätigkeiten gem. § 1 Abs. 6-9 LSD-BG nicht meldepflichtig:
Konzerninterne Entsendungen
  • Vorübergehende Entsendungen einer Fachkraft innerhalb eines Unternehmens oder Konzerns, wenn die Entsendung weniger als zwei Monate pro Kalenderjahr umfasst und entweder:
    • zum Zweck der Forschung und Entwicklung, der Abhaltung von Ausbildungen durch die Fachkraft, der Planung der Projektarbeit oder
    • zum Zweck des Erfahrungsaustausches, der Betriebsberatung, des Controlling oder der Mitarbeit im Bereich von für mehrere Länder zuständigen Konzernabteilungen mit zentraler Steuerungs- und Planungsfunktion oder
    • für Arbeiten bei Lieferung, Inbetriebnahme (und damit verbundenen Schulungen), Wartung, Service-Arbeiten und Reparatur von Maschinen, Anlagen und EDV-Systemen erfolgt.
Allgemeine Entsendungen
  • Entsendungen zu Schulungszwecken
  • Tätigkeiten im grenzüberschreitenden Transportbereich
  • Lieferung oder Abholung von Waren
  • Entsendungen von Personen im Hochlohnbereich (Stand 2023: 7.020 EUR brutto)
  • Austausch-, Weiterbildungs- und Forschungsaufenthalte
  • Tätigkeiten, die für die Inbetriebnahme und Nutzung von zuvor gelieferten Gütern unerlässlich sind und von entsandten Arbeitnehmern des Verkäufers oder Vermieters mit geringem Zeitaufwand durchgeführt werden.
Hinweis: Das Erfordernis des “geringen Zeitaufwands” ist hier besonders eng auszulegen. Nach Angaben des offiziellen österreichischen Entsendeportals überschreitet bereits eine Tätigkeit von “mehreren Stunden” die beschriebene Dauer, sodass in diesen Fällen eine ZKO3-Meldung abzugeben ist.
Grundsätzlich muss jede Entsendung individuell gemeldet werden. Vorratsmeldungen sind grds. nicht zulässig. Ausgenommen sind Rahmenmeldungen für bis zu 6 Monate bei konzerninternen grenzüberschreitenden Entsendungen sowie Sammelmeldungen für den Fall, dass ein Mitarbeiter während einer Entsendung Dienstleistungen für mehrere Dienstleistungsempfänger erledigt.

b) Mitarbeiterüberlassung

Von der Mitarbeiterentsendung zu unterscheiden ist die grenzüberschreitende Arbeitnehmerüberlassung (Leiharbeit). Eine Arbeitnehmerüberlassung liegt vor, wenn die geschuldete Arbeitsleistung nicht für den Arbeitgeber, sondern gegenüber einem Dritten erbracht wird. Der Mitarbeiter wird hierzu in den Betrieb des Dritten eingegliedert und untersteht für den Zeitraum der Überlassung seiner Fachaufsicht und seinen Weisungen.

Die Überlassung von Arbeitnehmern nach Österreich muss ebenfalls über ein gesondertes Formular an die ZKO gemeldet werden (ZKO4-Meldung).
Hinweis: Die Überlassung von Arbeitskräften ist ein reglementiertes Gewerbe iSd § 94 GewO, sodass stets zusätzlich eine Dienstleistungsanzeige (s.o.) vorgenommen werden muss.

c) Baubranche

Bei Entsendungen und Überlassungen zum Zweck der Erbringung von Bauarbeiten gelten über die allgemeinen Bestimmungen hinaus noch weitere Regelungen, die beachtet werden müssen.
Hierzu gehört insbesondere die Zahlung monatlicher Zuschläge zum Lohn für den Sachbereich Urlaub an die österreichische Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (BUAK), um dem entsendeten bzw. überlassenen Arbeitnehmer einen Urlaubsanspruch zu ermöglichen (in Österreich ist ausschließlich die BUAK für Leistungen im Zusammenhang mit dem gesetzlichen Urlaubsanspruch zuständig). Informationen zum genauen Ablauf des Verfahrens finden sich auf der Meldeplattform des österreichischen Ministeriums für Arbeit und Wirtschaft.
Hinweis: Welche Tätigkeiten als Bauarbeiten gelten und damit den speziellen Regeln für Entsendungen und Überlassungen in der Baubranche unterfallen, regelt § 2 BUAG.
Entsendungen und Überlassungen zu Bauarbeiten unterliegen grundsätzlich den allgemeinen Meldepflichten (ZKO3/ ZKO4 Meldung). Die Daten werden bei einem Einsatz im Baubereich dann automatisch an die BUAK weitergeleitet. Bei Einsätzen, die die Dauer von einem Kalendermonat überschreiten muss jedoch zusätzlich bis zum jeweils 15. des Folgemonats eine “Folgemeldung” online über das Portal eBUAK erfolgen.

3. Aufenthaltsrechtliche Meldungen

Unabhängig von der entsenderechtlichen Meldung und der Dienstleistungsanzeige unterliegen alle Personen, die in Österreich eine Unterkunft beziehen, aufenthaltsrechtlichen Meldepflichten.
Bezieht der entsendete Mitarbeitende seine Unterkunft in einem Beherbergungsbetrieb (Hotel, Pension, Gasthof, etc.), so wird die Meldepflicht in der Regel durch Eintragung in die Gästeliste erbracht. In allen anderen Fällen muss der Mitarbeitende sich innerhalb von drei Tagen nach Ankunft bei der zuständigen Meldebehörde (Gemeindeamt oder Magistrat) persönlich oder postalisch melden und einen Meldezettel beantragen. Vor Verlassen des Landes hat sich der Mitarbeitende wieder abzumelden. Nähere Informationen zur Anmeldung finden sich hier.
Eine weitergehende Meldepflicht in Form einer Anmeldebescheinigung besteht für EU-Bürger nach Ablauf von drei Monaten. Die Anmeldebescheinigung wird durch den Landeshauptmann bzw. die zuständigen Bezirkshauptmannschaften oder Magistrate auf Antrag gegen Zahlung einer Gebühr erteilt. Weitere Informationen zur Anmeldebescheinigung finden sich hier.

4. Mitzuführende Unterlagen

Grundsätzlich müssen bei Kontrollen vor Ort die folgenden Unterlagen vorgelegt werden:
  • ZKO3-Meldung,
  • Arbeitsvertrag oder Dienstzettel,
  • Lohnzettel (Gehaltsabrechnung),
  • Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege,
  • Lohnaufzeichnungen für die aufgrund konkreter Tätigkeiten oder des konkreten Einsatzes zustehenden Zulagen und Zuschläge,
  • Arbeitszeitaufzeichnungen,
  • Unterlagen betreffend die Lohneinstufung zur Überprüfung des dem entsandten Arbeitnehmer für die Dauer der Beschäftigung nach den österreichischen Rechtsvorschriften gebührenden Entgelts,
  • A1-Bescheinigung.
Bei kurzen Entsendungen von weniger als 48 Stunden sind in Österreich hingegen nur die folgenden Unterlagen mitzuführen:
  • ZKO3-Meldung,
  • Arbeitsvertrag oder Dienstzettel,
  • Arbeitszeitaufzeichnungen,
  • A1-Bescheinigung.
Es wird empfohlen, die Unterlagen in Papierform bereitzuhalten. Grundsätzlich sind auch digitale Kopien zulässig, sofern diese unmittelbar während der Kontrolle zugänglich sind (bspw. auf einem mitgeführten Laptop).
Alle erforderlichen Unterlagen können gem. § 12 Abs. 1 LSD-BG noch einen Monat nach Beendigung der Entsendung angefordert werden. Zudem kann gem. § 26 Abs. 1 LSD-BG bis zu einem Jahr nach Beendigung der Entsendung (bspw. bei Prüfung einer neuen Entsendemeldung) eine Überprüfung vorheriger Entsendungen vorgenommen werden. Die Unterlagen sollten daher für min. ein Jahr nach Beendigung der Entsendung aufbewahrt werden.
Hinweis: Bei Nichtbeachtung der Anzeige- und Meldepflichten ist mit empfindlichen Verwaltungsstrafen zu rechnen. Bitte beachten Sie dazu auch, dass die Kontrolldichte in Österreich zugenommen hat. Zudem ist es zu empfehlen, bereits im Voraus gegenüber den Behörden eine einzelne im Unternehmen für den Entsendevorgang verantwortliche Person zu benennen.

Die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung bei einer Mitarbeiterentsendung nach Österreich liegt für alle Vorgänge in einer GmbH nämlich bei der Geschäftsführung. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, so trifft die Verantwortung jeden einzelnen Geschäftsführer. Für ein und dieselbe Verwaltungsübertretung wird jeder von ihnen in vollem Umfang bestraft. Die Strafen der Geschäftsführer werden aufsummiert.

5. Einhaltung gesetzlicher Mindeststandards

Bei allen Arbeitseinsätzen in Österreich sind die zwingenden lohn- und arbeitsrechtlichen Vorschriften am Arbeitsort einzuhalten und deren Einhaltung auf Verlangen nachzuweisen.
Die folgenden Vorschriften müssen bei Entsendungen nach Österreich stets beachtet werden:
  • Mindestvergütung
    Gem. § 3 Abs. 3 LSD-BG muss entsendeten Mitarbeitern min. das Entgelt gezahlt werden, dass österreichischen Arbeitnehmern für vergleichbare Tätigkeiten zukommt. Zwar besteht in Österreich kein bundesweit geltender einheitlicher Mindestlohn. Allerdings gibt es eine Vielzahl an Kollektivverträgen, die (u.a.) verpflichtende Regelungen zur Mindestvergütung in bestimmten Branchen vorsehen. Regelmäßig sehen Kollektivverträge zudem die Zahlung eines 13. und 14. Monatsgehalts vor. Diese zusätzlichen Gehälter sind dem entsendeten Mitarbeiter dann anteilig nach der Dauer der Entsendung auszuzahlen.
Hinweis: Eine Übersicht über alle Kollektivverträge findet sich auf der Webseite kollektivvertrag.at. Die Wirtschaftskammer Österreich stellt zudem ein nützliches Tool bereit, mit dem der im konkreten Fall anzuwendende Kollektivvertrag identifiziert werden kann.
  • Urlaub
    Gem. § 4 Abs. 2 LSD-BG besitzen entsendete Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Urlaub. Bei einer 5-Tages-Woche beträgt der Urlaubsanspruch jährlich 25 Tage. Besitzt der Arbeitnehmer einen Urlaubsanspruch von weniger als 25 Tagen pro Jahr, so behält er den während der Entsendung angesparten zusätzlichen Urlaubsanspruch.
  • Höchstarbeits- und Ruhezeiten
    Die nominelle wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden. Die Höchstarbeitszeit beträgt pro Tag (inkl. Überstunden) 12 Stunden, pro Woche dürfen nicht mehr als 60 Stunden gearbeitet werden. Allerdings darf die Arbeitszeit innerhalb einer Zeitspanne von 17 Wochen nicht höher als 48 Stunden liegen. Zu beachten sind hier allerdings die teilweise stark abweichenden kollektivvertraglichen Arbeitszeitregelungen, die Vorrang vor dem Gesetz haben.
  • Aufwandsersatz für Reise-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten
    Gem. § 3 Abs. 7 LSD-BG sind dem Arbeitnehmer nur die Kosten zu ersetzen, die ihm entstehen, wenn er von seinem regelmäßigen Arbeitsplatz in Österreich zu einem anderen Arbeitsplatz in Österreich reist. Nur Kosten für Reisen von einem Arbeitsort in Österreich zu einem anderen sind damit umfasst (bspw. bei mehreren Einsatzorten während einer Entsendung). Die angefallen Kosten für die Entsendung von und die Rückreise nach Deutschland müssen hingegen nicht ersetzt werden.
Hinweis: Ausgenommen von der Einhaltung der gesetzlichen Mindestanforderungen sind Tätigkeiten, die gem. §§ 3 Abs. 5, 4 Abs. 3 LSD-BG unter das sog. “Montage-Privileg” fallen. Dies betrifft Entsendungen zum Zweck der Montage, Inbetriebnahme (inkl. Schulung) oder Reparatur von “Anlagen”, die durch das entsendende oder ein konzernangehöriges Unternehmen gefertigt wurde. Maschinen gelten ausdrücklich nicht als Anlagen im Sinne der Norm. Auch entfällt hierdurch nicht die Pflicht zur Abgabe der ZKO3-Meldung.
Bei Entsendungen, die die Dauer von einem Jahr überschreiten, gelten darüber hinaus alle Regelungen des österreichischen Arbeitsrechts, sofern diese im Vergleich mit den deutschen Regelungen günstiger für den betroffenen Arbeitnehmer sind.

6. Sozialversicherung und Lohnsteuer

Überschreitet die Entsendung eine Dauer von 183 Tagen in einem Kalenderjahr, so ist gem. Art. 15 Abs. 2 DBA die Lohnsteuer in Österreich abzuführen. Zum Nachweis dafür, dass auf den Arbeitnehmer weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht Anwendung findet, muss zudem eine A1-Bescheinigung beim zuständigen Sozialversicherungsträger beantragt werden. Weitere Informationen finden sich in der Broschüre “Arbeiten in Österreich” auf der Webseite der DVKA.
Weitere Informationen:
Stand: Oktober 2024