Magazin Wirtschaft

E-Rechnungspflicht kommt

Das Wachstumschancengesetz bringt ­neben vielen anderen Neuerungen auch die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B, Business to Business).
Das bedeutet, dass ab 1. Januar 2025 alle in Deutschland ansässigen Unternehmer verpflichtet sind, E-Rechnungen auszustellen für im Inland steuerbare Um­sätze, wenn der Leistungsempfänger ebenfalls im Inland ansässig ist. Die Neuregelung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße - also auch für Klein­unternehmer.

Nicht unter die neue E-Rechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Nicht unter die neue E-Rechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, sogenannte Kleinbetragsrechnungen (derzeit 250 Euro), Rechnungen über Fahrausweise sowie Rechnungen über Umsätze B2C (Business to Customer).
Hintergrund dieses Systemwechsels ist die sogenannte ViDA-Initiative der EU, wonach mittelfristig die Einführung eines transaktions­basierten elektronischen Melde­systems von B2B-Umsätzen geplant ist. Voraussetzung hierfür ist im ersten Schritt die Einführung der ­E-Rechnung, die mit rechtlichen, aber vor allem technische Änderungen in den unternehmensinternen Prozessen einhergeht.

Die E-Rechnung wird neu definiert und damit enger gefasst als bisher.

Was ändert sich konkret? Die E-Rechnung wird neu definiert und damit enger gefasst als bisher. Als E-Rechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen ­Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das strukturierte elektronische Format muss den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 16931 – entsprechen. Die Finanzverwaltung hat sich bereits in einem Verbändeschreiben vom
2. Oktober 2023 zu ersten ­Fragen geäußert. Darin wird unter anderem klargestellt, dass die Formate ­ZuGFeRD (ab Version 2.0.1.) und XRechnung den neuen Anforderungen entsprechen.
Daneben können Rechnungsaussteller und –empfänger auch eine Verein­barung über das E-Rechnungsformat schließen. Voraussetzung ist aber, dass das Format die richtige und vollständige ­Extraktion der erforderlichen ­Angaben gemäß Richtlinie 2014/55/EU ermöglicht oder mit dieser interoperabel ist.

PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung

Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die oben ­genannten Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff „sonstige Rechnung“ ­fallen. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt künftig somit nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Der Rechnungsaussteller kann nicht mehr frei entscheiden, in welcher Form die Rechnung ausgestellt wird. Es muss sich im B2B-Verkehr zwingend um eine E-Rechnung handeln.

Stufenweise Übergangs­fristen bis 2028

Die E-Rechnungspflicht gilt zwar grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025. Allerdings gibt es für Rechnungsaussteller Übergangsfristen:
  • In den Jahren 2025 und 2026 sind ­neben E-Rechnungen auch Papier­rechnungen und – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen zulässig.
  • Für 2027 gilt dies nur noch für Rechnungsausteller mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro. Zudem ­dürfen 2027 Rechnungen – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – mittels EDI übermittelt werden.
  • Ab 2028 sind die neuen Anforderungen dann für alle zwingend.

Übergangsfristen gelten nur für Rechnungsaussteller

Wichtig: Die Übergangsfristen gelten nur für Rechnungsaussteller. Inländische Rechnungsempfänger sind nach aktuellem Stand bereits ab 2025 zur Entgegennahme von ­E-Rechnungen verpflichtet. Hat sich der Rechnungsaussteller also für ­die ­E-Rechnung entschieden, muss der ­Leistungsempfänger diese ab 2025 auch entgegennehmen können.

Für den Empfang reicht ein Mail-Postfach

Die Neuregelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg. Für den Empfang einer E-Rechnung dürfte daher zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen. Änderungen sind aber spätestens mit dem transaktionsbasierten Meldesystem zu erwarten.
Wegen der Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle Unternehmen mit dem Thema E-Rechnung befassen. Die Finanzverwaltung beabsichtigt, voraussichtlich Mitte Juni 2024 den Entwurf eines Anwendungsschreibens mit weiteren ­Praxishinweisen – unter anderem zum Vorsteuerabzug – zu veröffentlichen.

Sebastian Schieder, IHK Region Stuttgart, für Magazin Wirtschaft 7-8.2024