Hinweisgeberschutzgesetz seit 2023 in Kraft

Die Regelungen im Detail

• Welche Unternehmen sind zur Einhaltung verpflichtet?

  Welche Unternehmen sind zur Einhaltung des HinSchG verpflichtet?

  Das HinSchG gilt für Unternehmen ab 50 Beschäftigten, wobei Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 haben und mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle betreiben dürfen. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern müssen die Vorgaben spätestens innerhalb eines Monats nach Verkündung des HinSchG umsetzen.

  Für Unternehmen im Finanzdienstleistungsbereich gilt das HinSchG unabhängig von der Zahl der Beschäftigten.

  Das Hinweisgeberschutzgesetz beantwortet nicht ausdrücklich die Frage, ob Gesellschaften mit weniger als 50 Mitarbeitern, die konzernzugehörig sind, als Beschäftigungsgeber unter 50 Mitarbeiter gelten oder wegen ihrer Konzernzugehörigkeit als Beschäftigungsgeber über 50 Mitarbeiter gelten. Es empfiehlt sich die Anwendung des konzernrechtlichen Unternehmensbegriffs und damit eine Zusammenrechnung aller Mitarbeiter.
• Gesetzliche Pflicht zur Einrichtung und Betrieb interner Meldekanäle

  Gesetzliche Pflicht zur Einrichtung und Betrieb interner Meldekanäle

  Die o. g. Unternehmen werden durch das HinSchG verpflichtet, interne Meldekanäle zu betreiben, über die Mitarbeiter Missstände im Unternehmen anzeigen können. Dabei sind insbesondere folgende Punkte vom Unternehmen zu berücksichtigen:

  1. Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch in persönlicher Weise ermöglichen

  • Meldekanäle, die Meldungen in Textform ermöglichen, können sein: IT-gestütztes Hinweisgebersystem wie etwa eine Plattform im Internet oder Intranet oder eine eigens für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen eingerichtete E-Mail-Adresse. Meldekanäle, die Meldungen ausschließlich in Schriftform ermöglichen (z.B. ein Beschwerde-Briefkasten oder Meldungen über den Postweg) dürften nicht ausreichen.
  • Mündliche Meldekanäle können sein: Whistleblower-Hotline, Anrufbeantwortersystem
  • Auf Wunsch des Hinweisgebers sollte es über diese Kanäle auch möglich sein, innerhalb eines angemessenen Zeitraums Hinweise in einem persönlichen Treffen zu besprechen, das mit Einwilligung der hinweisgebenden Person auch in Form einer Videokonferenz erfolgen kann

  Für die Abgabe von Meldungen können die Unternehmen mehrere Kanäle zur Verfügung stellen.

  2. Bei allen Meldewegen muss die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie Dritter geschützt sein:

  • Die internen Meldekanäle müssen so konzipiert sein, dass die Vertraulichkeit der Integrität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeitern der Zugriff darauf verwehrt wird.
  • Vertraulichkeit bedeutet, dass die Integrität des Hinweisgebers ohne dessen ausdrückliche Zustimmung grundsätzlich keinen anderen Personen als gegenüber den befugten Mitarbeitern, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zu Meldungen zuständig sind, offengelegt werden darf.

  Vertraulichkeit bedeutet nicht Anonymität. Es besteht keine Verpflichtung, die internen Meldekanäle so einzurichten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.

  3. Bestimmung der Zuständigkeit innerhalb des Unternehmens mit streng eingeschränkten Zugriffsrechten:

  • Innerhalb des Unternehmens müssen „Meldestellen-Beauftragte“ bestimmt werden (eine/mehrere Person/en oder Abteilung), die die Meldungen entgegennehmen, dem Hinweisgeber innerhalb der 7-Tage-Frist den Eingang der Meldung bestätigen, die Meldung prüfen, entsprechende Folgemaßnahmen in die Wege leiten und dem Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten über ergriffene Folgemaßnahmen informieren.
  • Konkrete Vorgaben gibt es nicht. Maßgeblich ist die jeweilige Organisationsstruktur, Größe und Art der ausgeübten Unternehmenstätigkeit.
  • Diese Personen können insbesondere sein: Compliance-Leiter, Legal Councel, Datenschutzbeauftragter, Finanzdirektor, Auditverantwortlicher.
  • Diese Personen können neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Wichtig ist aber, sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenskonflikten führen, diese Personen unabhängig handeln können und die notwendige Fachkunde besitzen. Hierzu wird es in der Regel erforderlich sein, die betreffenden Personen im Hinblick auf die mit der Übernahme der Funktion verbundene Verantwortung zu schulen.

  Auch Dritte können als interne Meldestellen beauftragt werden. Die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen kann auf externe Anbieter von Meldeplattformen bzw. auf Ombudspersonen (etwa Rechtsanwälten) ausgelagert werden, sofern diese entsprechende Garantien für die Wahrung der Unabhängigkeit und Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Geheimhaltung bieten.

  4. Bei (internationalen) Konzernstrukturen:

  Im Konzern sind verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten denkbar. Zum einen eine lokale Organisation, in der jedes Konzernunternehmen ein eigenes Hinweisgeberschutzsystem unterhält. Denkbar ist auch eine regionale Organisation in der Form, dass einzelne Konzerngesellschaften für eine bestimmte Region ein Hinweisgebersystem betreiben. Auch eine zentrale Lösung kommt in Betracht in der Form, dass die Meldestelle zentral in einer Einheit (in der Regel bei der Konzernmutter) angesiedelt ist.

  Rechtlicher Hintergrund: Das HinSchG erlaubt es, auch einen „Dritten“ mit der Aufgabe einer internen Meldestelle zu beauftragen. Nach der Begründung des HinSchG kann auch bei einer anderen Konzerngesellschaft (zum Beispiel Mutter-, Schwester-, oder Tochtergesellschaft) eine unabhängige und vertrauliche Stelle als „Dritter“ eingerichtet werden, die auch für mehrere selbstständige Unternehmen in dem Konzern tätig sein kann. Dabei ist es aber notwendig, dass die originäre Verantwortung dafür, einen festgestellten Verstoß zu beheben und weiterzuverfolgen, immer bei dem jeweiligen beauftragenden Unternehmen verbleibt. Das HinSchG unterscheidet nicht zwischen Konzerngesellschaften mit mehr oder weniger als 249 Mitarbeitern, sondern die Option der Einrichtung einer zentralen Meldestelle im Konzern ist wohl unterschiedslos für alle Konzerngesellschaften möglich.

  5. Bearbeitungsfristen müssen beachtet werden:

  • Innerhalb von sieben Tagen muss dem Hinweisgeber bestätigt werden, dass seine Meldung eingegangen ist.
  • Innerhalb von spätestens drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung muss der Hinweisgeber über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese informiert werden.

  6. Von der im Unternehmen zuständigen Person oder Abteilung müssen ordnungsgemäße Folgemaßnahmen ergriffen werden, diese können beispielsweise sein:

  • Einleitung interner Nachforschungen
  • Maßnahmen zur Behebung des Problems
  • Verweis auf andere Kanäle oder Verfahren bei Meldungen
  • Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise oder anderer Gründe
  • Befassung einer zuständigen Behörde

  7. Dokumentation der Meldungen und Datenaufbewahrung:

  • Alle eingehenden Meldungen müssen im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten dokumentiert werden.
  • Wie die Meldungen dokumentiert werden müssen, hängt davon ab, über welchen Kanal die Meldung eingegangen ist.
  • Das gewählte Meldesystem sollte entsprechende Anwendungen haben, dass Meldungen und Folgemaßnahmen so dokumentiert werden, dass sie gegebenenfalls als Beweismittel verwendet werden können.

  Die Dokumentation kann länger als drei Jahre aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

  8. Informationspflicht über Meldeverfahren:

  • Unternehmen müssen Informationen über den internen Meldeprozess und über alternative externe Meldeverfahren an die jeweils zuständigen Behörden bereitstellen.
  • Diese Informationen müssen leicht verständlich und zugänglich sein, zum Beispiel über die Unternehmens-Website, im Intranet oder am Schwarzen-Brett.

  9. Datenschutz:

  • Im Hinweisgebersystem werden personenbezogene Daten verarbeitet. Bei der Einrichtung und Durchführung des internen Meldeverfahrens sind alle rechtlichen Bedingungen des Datenschutzes einzuhalten, d. h. alle personenbezogenen Daten (sowohl die des Hinweisgebers als auch etwaiger beschuldigter Personen) müssen im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeitet werden.
  • Es müssen die Aufbewahrungs-/ und Löschfristen festgelegt werden (vgl. aber Punkt 7.)
  • Es muss eine Datenschutzerklärung für Hinweisgeber erstellt werden.
  • Wenn externe Anbieter als interne Meldestellen beauftragt werden, ist der Abschluss einer Auftragsdatenverarbeitung erforderlich.
  • Der Prozess über den internen Meldekanal muss im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden.
  • In der Regel wird die Durchführung einer Datenschutz-Folgeabschätzung erforderlich sein.
  • Eine sichere Datenverarbeitung verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.
  • Der (externe) Datenschutzbeauftragte sollte daher frühzeitig eingebunden werden. Zur Klärung von Zweifelsfragen stehen auch die Datenschutzbehörden zur Verfügung.

  10. Bei der Einrichtung des Verfahrens für interne Meldungen sind die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten:

  • Zunächst haben Betriebsräte gemäß § 80 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) einen Anspruch auf Unterrichtung vor der geplanten Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems.
  • Bei der Frage des „Ob“, also ob ein Hinweisgebersystem überhaupt eingerichtet werden soll, hat der Betriebsrat kein Mitbestimmungsrecht. Auch bei der Frage, welche Stelle (intern oder Beauftragung eines Dritten) mit dem Betrieb des Hinweisgebersystems betraut wird, gibt es keine zwingende Mitbestimmung.
  • Bei der Frage des „Wie“, also im Hinblick auf die Ausgestaltung von Meldekanälen und Meldeverfahren könnten Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats ausgelöst werden. Insbesondere das Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, nämlich im Falle der Einrichtung und Anwendung technischer Einrichtungen, kommt in Betracht, sofern die Identifikation des Hinweisgebers möglich ist.
  • Sofern der Arbeitgeber ein über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehendes Verfahren zur Meldung und zum Umgang mit Verstößen einführt (bspw. ein Verhaltenskodex, Compliance-Richtlinien etc.), wird in der Regel auch ein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG zu bejahen sein, weil Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Beschäftigten im Betrieb betroffen sind.
  • Beteiligungsrechte des Betriebsrats ergeben sich auch aus §§ 96 ff. BetrVG hinsichtlich Schulungsmaßnahmen für die im Unternehmen zuständigen Fallbearbeiter und/oder für die Beschäftigten.
  • Es empfiehlt sich die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats im Rahmen eines Gesprächs.

  11. Gemeinsame Meldestelle

  • Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl zwischen 50 und 249 Mitarbeitern können eine gemeinsame Meldestelle einrichten (vgl. § 14 Abs. 2 HinSchG)
• Wer kann Hinweisgeber sein?

  Wer kann Hinweisgeber sein?

  Hinweisgeber sind Personen, die Informationen über Verstöße melden oder offenlegen. Der persönliche Anwendungsbereich soll weit gefasst sein und umfasst alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben, insbesondere:

  • Arbeitnehmer oder ehemalige Arbeitnehmer
  • Stellenbewerber,
  • Praktikanten,
  • Leiharbeitnehmer
  • Selbstständige, die Dienstleistungen erbringen,
  • Freiberufler,
  • Auftragnehmer,
  • Unterauftragnehmer,
  • Lieferanten und deren Mitarbeiter
  • Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien

  Nach dem HinSchG müssen die internen Meldekanäle mindestens den eigenen Beschäftigten sowie Leiharbeitnehmern offenstehen, die dem Unternehmen überlassen sind. Die zur Einrichtung verpflichteten Unternehmen können selbst entscheiden, ob das Meldeverfahren darüber hinaus auch (außenstehenden) Personen, die im Kontakt zum Unternehmen stehen, zur Verfügung stehen soll.
• Welche Verstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?
  Die EU-Richtlinie sieht vor, dass Personen geschützt werden, die Verstöße gegen das EU-Recht in bestimmten Bereichen melden – etwa wenn es um öffentliche Aufträge, Finanzdienstleistungen, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Lebensmittel, öffentliche Gesundheit, Verbraucher- und Datenschutz geht. Der deutsche Gesetzentwurf geht darüber hinaus und bezieht auch das deutsche Recht mit ein. Nach dem HinSchG fallen folgende Verstöße in den sachlichen Anwendungsgereich:

  • Verstöße gegen Strafvorschriften
  • Bußgeldbewehrte Verstöße, soweit sie dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dienen. Darunter fallen beispielswese:
    • Vorschriften aus den Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes,
    • Verstöße gegen das Mindestlohngesetz,
    • Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung (bspw. Betriebsräte)
  • Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende EU-Rechtsakte in einer Vielzahl verschiedener Bereiche, etwa Regelungen:
    • zur Bekämpfung der Geldwäsche,
    • zur Produktsicherheit,
    • zur Verkehrssicherheit,
    • zur Beförderung gefährlicher Güter,
    • zum Umwelt- und Strahlenschutz,
    • zur Lebensmittel- und Fleischmittelsicherheit,
    • zur Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln
    • zu Medizinprodukten,
    • zum Verbraucherschutz,
    • zum Datenschutz
    • zur Sicherheit in der Informationstechnik,
    • zum Vergaberecht,
    • zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften,
    • zum Wettbewerbsrecht
  • Äußerungen von Beamtinnen und Beamten, die einen Verstoß gegen die Pflicht zur Verfassungstreue darstellen

  Verstöße fallen aber nur dann in den Anwendungsbereich, wenn sie sich auf den Beschäftigungsgeber oder eine andere Stelle beziehen, mit der die hinweisgebende Person selbst in beruflichem Kontakt stand oder steht.

• Alternative Meldemöglichkeit: Externe Meldestelle
  Neben den in Unternehmen einzurichtenden internen Meldestellen, gibt es auch externe Meldestellen. Die externen Meldestellen müssen von der öffentlichen Hand eingerichtet werden und können vom Hinweisgeber als alternative Meldestelle genutzt werden.

  Eine zentrale externe Meldestelle soll beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet werden. Daneben sollen die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt als weitere externe Meldestelle mit Sonderzuständigkeiten weitergeführt werden.

  Den Ländern steht es frei, für die Meldungen, die die jeweiligen Landesverwaltungen und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen, eigene externe Meldestellen einzurichten.

  Der Hinweisgeber hat grundsätzlich die freie Wahl, ob er sich an eine interne Meldestelle des Unternehmens oder an eine externe Meldestelle der Behörden wendet. Im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens hat man sich allerdings darauf geeinigt, einen Anreiz zur bevorzugten Nutzung der internen Meldekanäle zu schaffen: Hinweisgeber sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.

  Des Weiteren können sich hinweisgebende Personen mit ihren Informationen über Verstöße auch an die Öffentlichkeit (etwa an die Presse) wenden, dies jedoch nur wenn sie sich zuvor erfolglos an eine externe Meldestelle gewendet haben oder eine Gefahr für die Allgemeinheit droht. Ist dies nicht der Fall, ist der Hinweisgeber nicht durch das HinSchG geschützt.
• Schutz der Hinweisgeber
  Ziel des HinSchG ist der Schutz von Personen, die auf Missstände in Unternehmen und Behörden aufmerksam machen, und sicherzustellen, dass ihnen keine Benachteiligungen drohen. Hinweisgeber genießen Haftungsprivilegien und umfangreichen Schutz:

  • Zentrales Element ist das Verbot von Repressalien. Unternehmen müssen beachten, dass sämtliche Repressalien einschließlich der Androhung und des Versuchs von Repressalien untersagt sind. Verboten sind insbesondere:
    • Suspendierung,
    • Kündigung,
    • Herabstufung oder Versagung von Beförderung,
    • Nötigung,
    • Einschüchterung,
    • Mobbing oder Aussetzung,
    • Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge,
    • Rufschädigung,
    • Entzug einer Lizenz oder Genehmigung,
    • negative Leistungsbeurteilung etc.
  • Um die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen gegen Repressalien gegen den Schädiger zu verbessern, enthält das HinSchG in Umsetzung der EU-Richtlinie eine Beweislastumkehr zugunsten der geschützten Person: Der Hinweisgeber muss zwar zunächst selbst aktiv werden und geltend machen, dass er die Benachteiligung infolge der Meldung erlitten hat. Der Arbeitgeber muss dann aber den (abweichenden) Grund für eine vermeintliche Benachteiligung darlegen und beweisen.

  Tipp: Vor diesem Hintergrund sollten Personalverantwortliche künftig die Gründe für arbeitsrechtliche Maßnahmen sorgfältig dokumentieren.

  • Bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot ist zudem der hinweisgebenden Person der daraus entstehende Schaden zu ersetzen, dies umfasst allerdings keinen immateriellen Schaden (Schmerzensgeld).

  Um diesen Schutz zu genießen, muss der Hinweis zutreffend sein und die Meldung muss Verstöße treffen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Ausreichend ist aber auch, wenn der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu solcher Annahme hatte.

  Ein Schutz für Hinweisgeber besteht aber nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Falschmeldung handelt. In solchen Fällen ist der bösgläubige Hinweisgeber sogar zum Ersatz des dadurch entstehenden Schadens verpflichtet.
• Bußgeldvorschriften
  Verstöße gegen die wesentlichen Vorgaben des HinSchG können als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße geahndet werden. Die Höhe des Bußgeldrahmens hängt vom jeweiligen Verstoß ab:

  • Mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 50.000 Euro wird belegt:
    • wer eine Meldung oder die darauffolgende Kommunikation verhindert (oder dies versucht),
    • wer eine verbotene Repressalie ergreift (oder dies versucht) oder
    • wer vorsätzlich oder leichtfertig das Vertraulichkeitsgebot missachtet.
  • Mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 20.000 Euro wird belegt:
    • wer der Pflicht zur Einführung und zum Betrieb einer internen Meldestelle nicht nackommt
  • Mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 10.000 Euro wird belegt:
    • wer fahrlässig das Vertraulichkeitsgebot missachtet

  Die Bußgeldvorschrift bzgl. der Nichteinhaltung und den Nichtbetrieb interner Meldekanäle (Geldbuße bis zu 20.000 Euro) findet seit dem 1. Dezember 2023 Anwendung.

  Unternehmen ohne Hinweisgebersystem riskieren zudem, dass Hinweise an Behörden oder die Öffentlichkeit gelangen, wodurch Reputationsrisiken und Haftungsrisiken für das Unternehmen steigen. Aus diesem Grund dürfte es im eigenen Interesse liegen, Kenntnis von Missständen zu erlangen, ehe Ermittlungsbehörden oder die Medien davon erfahren.

  Unternehmens-Checkliste

  Folgende Punkte sollten Unternehmen zeitnah prüfen:

  • GAP-Analyse: Existiert im Unternehmen bereits ein Hinweisgebersystem? Wenn ja, besteht Anpassungsbedarf?
  • Welche Kanäle sollen eingerichtet werden? Telefonisch, E-Mail, webbasierte Lösung, Ombudsperson? Soll eine webbasierte Lösung gewählt werden, die auch anonyme Meldungen ermöglicht?
  • Wem soll der interne Meldekanal zur Verfügung stehen? Nur eigenen Beschäftigten oder allen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen?
  • Wie sollen Mitarbeiter und ggf. sonstige hinweisgebende Personen über mögliche Meldestellen informiert werden? Unternehmenswebsite, Unternehmens-Intranet, Schwarzes-Brett?
  • Wie soll die Vertraulichkeit sichergestellt werden?
  • Wer soll innerhalb des Unternehmens zuständig sein für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise? Wer erhält die eingeschränkten Zugriffsrechte? Es darf jedenfalls nicht passieren, dass bei Eingang eines Hinweises erstmal im Unternehmen an verschiedenen Stellen nachgefragt wird, wer sich weiter um die Meldung kümmert, da dies mit dem Vertraulichkeitsgebot nicht vereinbar wäre.
  • Wie soll bei Eingang einer Meldung konkret vorgegangen werden? Wer versendet fristgerecht die Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber?
  • Sind die Personen im Unternehmen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise zuständig sein werden, unabhängig und ausreichend qualifiziert für diese Aufgabe? Besteht bei den zuständigen Personen ausreichend juristische Expertise, um eingehende Meldungen zu bearbeiten? Benötigen diese Personen eine Schulung?
  • Soll ein externer Dienstleister mit der Entgegennahme und ggf. Bearbeitung von Meldungen beauftragt werden? Aktuell bieten sehr viele Berater und Verkäufer von Softwarelösungen ihre Dienste an.
  • Wie wird die Bearbeitung dokumentiert?
  • Wie macht man das Hinweisgebersystem Hinweisgebern einerseits so schmackhaft, dass sie sich mit Meldungen nicht gleich an externe Behörden oder gar an die Öffentlichkeit wenden, sondern den internen Meldekanal nutzen, aber andererseits auch so, dass von missbräuchlichen Beschwerden und Denunziantentum abgeschreckt wird?
  • Datenschutzrechtliche Fragen mit Datenschutzbeauftragtem klären und ggf. weitere Fachbereiche wie Personal, Recht und Compliance in den Prozess einbinden.
  • Der Betriebsrat sollte frühzeitig in die Auswahl eines passenden Meldekanals eingebunden werden.
  • Bei Konzernstrukturen: Soll das Hinweisgebersystem bei einer anderen Konzerngesellschaft eingerichtet werden? (allerdings benötigt jedes Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten ein eigenes Hinweisgebersystem.)
  • Personalabteilungen sollten sich auf die verschärften Beweislastregeln vorbereiten. Sie werden künftig beweisen müssen, dass nicht der Hinweis zu der jeweiligen arbeitsrechtlichen Maßnahme geführt hat, sondern dass es dafür andere Gründe gab. Eine entsprechende Dokumentation von Gründen für arbeitsrechtliche Sanktionen ist insofern hilfreich.

  Die Richtlinie

  „EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ (2019/1937)

  (Quelle: IHK Region Stuttgart mit Anpassungen IHK zu Schwerin)
• Unternehmens-Checkliste
  Folgende Punkte sollten Unternehmen zeitnah prüfen:

  • GAP-Analyse: Existiert im Unternehmen bereits ein Hinweisgebersystem? Wenn ja, besteht Anpassungsbedarf?
  • Welche Kanäle sollen eingerichtet werden? Telefonisch, E-Mail, webbasierte Lösung, Ombudsperson? Soll eine webbasierte Lösung gewählt werden, die auch anonyme Meldungen ermöglicht?
  • Wem soll der interne Meldekanal zur Verfügung stehen? Nur eigenen Beschäftigten oder allen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen?
  • Wie sollen Mitarbeiter und ggf. sonstige hinweisgebende Personen über mögliche Meldestellen informiert werden? Unternehmenswebsite, Unternehmens-Intranet, Schwarzes-Brett?
  • Wie soll die Vertraulichkeit sichergestellt werden?
  • Wer soll innerhalb des Unternehmens zuständig sein für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise? Wer erhält die eingeschränkten Zugriffsrechte? Es darf jedenfalls nicht passieren, dass bei Eingang eines Hinweises erstmal im Unternehmen an verschiedenen Stellen nachgefragt wird, wer sich weiter um die Meldung kümmert, da dies mit dem Vertraulichkeitsgebot nicht vereinbar wäre.
  • Wie soll bei Eingang einer Meldung konkret vorgegangen werden? Wer versendet fristgerecht die Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber?
  • Sind die Personen im Unternehmen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise zuständig sein werden, unabhängig und ausreichend qualifiziert für diese Aufgabe? Besteht bei den zuständigen Personen ausreichend juristische Expertise, um eingehende Meldungen zu bearbeiten? Benötigen diese Personen eine Schulung?
  • Soll ein externer Dienstleister mit der Entgegennahme und ggf. Bearbeitung von Meldungen beauftragt werden? Aktuell bieten sehr viele Berater und Verkäufer von Softwarelösungen ihre Dienste an.
  • Wie wird die Bearbeitung dokumentiert?
  • Wie macht man das Hinweisgebersystem Hinweisgebern einerseits so schmackhaft, dass sie sich mit Meldungen nicht gleich an externe Behörden oder gar an die Öffentlichkeit wenden, sondern den internen Meldekanal nutzen, aber andererseits auch so, dass von missbräuchlichen Beschwerden und Denunziantentum abgeschreckt wird?
  • Datenschutzrechtliche Fragen mit Datenschutzbeauftragtem klären und ggf. weitere Fachbereiche wie Personal, Recht und Compliance in den Prozess einbinden.
  • Der Betriebsrat sollte frühzeitig in die Auswahl eines passenden Meldekanals eingebunden werden.
  • Bei Konzernstrukturen: Soll das Hinweisgebersystem bei einer anderen Konzerngesellschaft eingerichtet werden? (allerdings benötigt jedes Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten ein eigenes Hinweisgebersystem.)
  • Personalabteilungen sollten sich auf die verschärften Beweislastregeln vorbereiten. Sie werden künftig beweisen müssen, dass nicht der Hinweis zu der jeweiligen arbeitsrechtlichen Maßnahme geführt hat, sondern dass es dafür andere Gründe gab. Eine entsprechende Dokumentation von Gründen für arbeitsrechtliche Sanktionen ist insofern hilfreich.
• Weitere Details
  Für Antworten auf Fragen zum HinSchG haben die Industrie- und Handelskammer in Mecklenburg-Vorpommern am 20.07.2023 ein Webinar durchgeführt. Dr. Thomas Altenbach, CEO von LegalTegrity, stand den Teilnehmenden Rede und Antwort bzgl. allen sich in der Praxis stellenden Fragen.

  Die Präsentation von Dr. Altenbach können Sie unter “Weitere Informationen” als PDF-Datei herunterladen.