Checkliste für Veranstaltungen

Die folgende Checkliste soll dabei helfen, die Vorbereitungen gelassen und organisiert anzugehen. Sie ist als Orientierungshilfe und Gedächtnisstütze gedacht und offen für eigene Ergänzungen.

Terminfindung

  • Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen prüfen (andere Großveranstaltungen, Ferien)
  • Redner, Moderatoren und Gastgeber auf Termin verpflichten
  • Termin bei allen Beteiligten schriftlich absichern

Veranstaltungsort - worauf sollte man bei der Auswahl achten?

  • Ist der Ort gut erreichbar?
  • Informationen über Bus-, Straßenbahnlinien und Zug- sowie Flugverbindungen bereithalten
  • Anfahrtsskizze
  • Gibt es genügend Parkplätze?
  • Hotelkontingente für Gäste von außerhalb reservieren

Programm

  • Ablaufplan entwickeln
  • Programm nicht zu trocken und zu lang gestalten (kurze Pflicht, bunte Kür)
  • Mischung zwischen Unterhaltungsprogramm und Reden erwägen
  • einen Programmverantwortlichen als Ansprechpartner für Künstler bestimmen, der auch während der Veranstaltung den Ablauf koordiniert

Einladung

  • Verteiler zusammenstellen
  • Alternativverteiler planen, falls zusätzliche Gäste eingeladen werden sollen
  • Vier bis sechs Wochen vor dem Termin einladen
  • Rückläufe kontrollieren, wenn nötig aus dem Alternativverteiler nachladen

Pressearbeit

  • Pressekonferenz oder Pressegespräch vor der Veranstaltung organisieren
  • Fototermin für Bildjournalisten anbieten, bei dem Redner und Gastgeber verfügbar sind
  • Journalisten mit einer Woche Vorlauf einladen und am Vortag Teilnahme nachhaken
  • Fotografen für den Abend engagieren, der Bilder für den eigenen Bedarf macht (auch als Pressefoto verwendbar)
  • Pressemitteilung vorbereiten
  • Pressemappen
  • Pressearbeit auf der Homepage (Ankündigung, Nachbereitung: Fotos zum Download anbieten, Pressemitteilung, Infomaterial)
  • Nachbereitung: Auswertung der Berichterstattung

Räume - was ist wo vorhanden, was wird zusätzlich benötigt?

  • Raumplan erfragen
  • sind die Räume behindertengerecht angelegt?
  • Infrastruktur besprechen: Lüftung, Lichtverhältnisse, Technik, Ton,Tische, Stühle, Stehtische, Rednerpult, Bühne
  • Sanitäre Einrichtungen
  • Garderoben, evtl. Umkleideräume für Künstler
  • Auslagemöglichkeiten für Infomaterial (Tische, Regale, Fensterbänke)

Bestuhlung

  • den Raum nicht überfrachten, da im Durchschnitt zehn bis 20 Prozent der Gäste trotz Zusage nicht erscheinen
  • Sitzplätze für VIP-Gäste reservieren
  • Kniff: hintere Stuhlreihen reservieren, damit Gäste zuerst vorne Platz nehmen
  • weitere Stühle in einem Nebenraum bereithalten

Personal für die Veranstaltung

  • Hausmeister
  • Techniker/Tontechniker
  • Eingangskontrolle (Gästeliste)
  • Servicepersonal für Getränke, Catering,
  • Hostessen für VIP-Betreuung
  • Garderobe
  • WC
  • Abendkasse

Dekoration

  • Blumen
  • Tischtücher
  • Stellwände
  • Infomaterial

Auslagen

  • Teilnehmerliste
  • Infomaterial
  • Broschüren
  • Ablauf / Programm
  • Fragebögen zur Veranstaltung

Fotos

  • Teilnehmende informieren zu Foto-, Videoaufnahmen, die während der Veranstaltung gemacht werden zur Veröffentlichung in Printerzeugnissen, auf Internetseiten und/oder Sozialen Medien (ggf. Einwilligung einholen)

Sonstiges

  • Give-Away für die Gäste

Nachbearbeitung

  • mit dem Team besprechen, was gut organisiert war und Verbesserungsvorschläge beraten (unbedingt für Folgeveranstaltungen notieren)
  • Auswertung von Fragebögen zur Veranstaltung
  • Dankesschreiben