Prüf-Checkliste als Hilfsmittel für exportierende Unternehmen

Beim Eingang eines Akkreditivs (Letter of Credit = L/C) muss der Exporteur sehr genau prüfen, ob er die Bedingungen erfüllen und ordnungsgemäße Dokumente bei der Bank vorlegen kann.

Allgemeines
Wechsel/Quittung
Transportdokumente (allgemein)
Handelsrechnung
Spediteurübernahmebescheinigung
Bahn-Duplikatfrachtbrief
Seekonnossement
Luftfrachtbrief
Packliste/Gewichtsliste
CMR-Frachtbrief
Kurierempfangsbestätigung/Posteinlieferungsschein
Versicherungsdokument
Ursprungszeugnis

Beim Akkreditiv übernimmt die Bank des Importeurs gegenüber dem Exporteur ein abstraktes Zahlungsversprechen.

Die Checkliste ist ein Hilfsmittel für exportierende Unternehmen und soll die Einhaltung der Bedingungen und die Erstellung akkreditivkonformer Dokumente erleichtern.

Allgemeines

Ist das Akkreditiv noch gültig?
Wenn die Dokumente im Ausland vorzulegen sind: Ist eine angemessene Postlaufzeit eingerechnet?
Ist die gelieferte Menge akkreditivgemäß?
Ist eine geplante Teilverladung im Akkreditiv nicht verboten? (Falls nichts Gegenteiliges erwähnt ist, ist sie erlaubt.)
Wenn ein letztes Versanddatum im Akkreditiv vorgeschrieben ist: Kann die Verladung rechtzeitig erfolgen?
Ist eine geplante Umladung im Akkreditiv nicht verboten? (Falls nichts Gegenteiliges erwähnt ist, ist sie erlaubt.)
Ist die Vorlagefrist für die Einreichung der Dokumente bei der Bank eingehalten?
Ist die Lieferbedingung (INCOTERMS®) akkreditivgemäß?
Stimmen Markierung, Gewicht, Zahl, Art, Abmessung der Packstücke innerhalb der Dokumente überein?
Stimmt die Warenbeschreibung innerhalb der Dokumente überein? (Diese sollte auch mit der Warenbeschreibung im Akkreditiv übereinstimmen.)
Entspricht der Rechnungsbetrag dem Akkreditivbetrag, d.h. übersteigt oder unterschreitet er diesen nicht bzw. nur in den erlaubten Toleranzen?
Können alle im Akkreditiv geforderten Dokumente auch akkreditivgemäß beschafft werden?

Wechsel/Quittung

Ist ein Wechsel gefordert oder verzichtet die avisierende Bank eventuell darauf?
Wenn der Wechsel an eigene Ordner ausgestellt ist: Ist Ihr Indossament auf der Rückseite angebracht?
Stimmen Betrag, Währung und Fälligkeit?
Ist der Wechsel in der Akkreditivsprache ausgestellt?
Sind etwaige geforderte Erklärungen/Klauseln nicht vergessen worden?

Transportdokumente (allgemein)

Ist die Ware rechtzeitig verladen worden?
Sind Tag und Ort der Ausstellung angegeben?
Ist ein eventuelles Umladeverbot berücksichtigt?
Stimmen Warenbezeichnung, Markierung Gewichte sowie Zahl, Art und Abmessung der Packstücke mit den übrigen Dokumenten überein?
Sind Änderungen und Ergänzungen vom Aussteller des Dokumentes ordnungsgemäß gegen gezeichnet? (Erlaubt sind nur Gegenzeichnungen vom Frachtführer oder Kapitän (Master) oder einem Agenten für den Frachtführer oder den Kapitän. Derjenige, der Gegenzeichnungen durchführt, muss mit seinem Firmennamen angegeben sein.)
Ist das Dokument "clean", d.h. sind keine Klauseln oder Vermerke enthalten, die auf einen mangelhaften Zustand der Ware oder der Verpackung hinweisen ?

Handelsrechnung

Sind Name und Adresse des Akkreditiv-Auftraggebers genau in die Rechnung übernommen?
Sind die Rechnungsexemplare unterschrieben? (Das ist nur notwendig, wenn es im Akkreditiv gefordert ist oder wenn in der Rechnung Erklärungen/Bestätigungen abgegeben werden oder sie legalisiert oder beglaubigt ist.)
Liegt die Rechnung in der geforderten Anzahl von Originalen und Kopien vor?
Stimmt Ihre eigene auf der Rechnung angegebene Adresse mit dem Akkreditiv überein?
Stimmt die Warenbezeichnung mit der Akkreditiv-Vorgabe überein?
Sind bei legalisierten/beglaubigten Rechnungen Änderungen und/oder Ergänzungen gegen gezeichnet?
Ist in der vorgeschriebenen Währung fakturiert worden?
Stimmen eventuell separat auszuweisende(r) Frachtbetrag/Versicherungsprämie/Legalisierungskosten mit dem entsprechenden Dokument überein?
Sind Warenmenge, Einzelpreise und Gesamtbetrag akkreditivgemäß oder sind Abweichungen gemäß Art. 39a der ERA gestattet?
Stimmen Lieferbedingungen, Gewichte, Art, Anzahl und Abmessungen der Packstücke sowie die Markierung mit den Akkreditivvorgaben und den restlichen Dokumenten überein?
Sind in der Rechnung aufgeführte Rabatte oder sonstige Abzüge im Akkreditiv genehmigt? (Diese könnten sonst auf die Lieferung minderwertiger Ware hindeuten.)
Sind alle abzugebenden Erklärungen und Bestätigungen enthalten und vor der Rechnungsunterschrift angebracht?
Sind eventuell geforderte Bescheinigungen (von der IHK) und Legalisierungen (von Botschaft oder Konsulat) angebracht?

Vorsicht: Die Rechnung darf keine zusätzlich gelieferte Ware ausweisen, wenn dies nicht im Akkreditiv erlaubt ist, auch dann nicht, wenn diese Ware nicht berechnet wird!

Spediteurübernahmebescheinigung

Liegen alle geforderten Originale und Kopien vor?
Ist die Lieferbedingung richtig?
Sind Empfänger, Absender und gegebenenfalls "Notify" richtig angegeben?
Ist der Frachtzahlungsvermerk akkreditivgemäß und nicht im Widerspruch zur Lieferbedingung?
Ist das Papier vom richtigen Spediteur (falls eine bestimmte Firma vorgegeben ist) ausgestellt?
Sind die Originale handschriftlich unterzeichnet?
Stimmen die enthaltenen Angaben mit denen der übrigen Dokumente überein?
Ist das Transportmittel angegeben und akkreditivgemäß?
Ist der Versandweg vollständig angegeben und entspricht er den Akkreditivvorschriften?
Falls gefordert: Ist bestätigt, dass die Ware tatsächlich ("unwiderruflich") übernommen worden ist?

Bahn-Duplikatfrachtbrief

Ist der maschinelle Buchungsaufdruck der Bahn beziehungsweise die bahnamtliche Abstempelung im entsprechenden Feld vorhanden?
Sind Verladeort und Bestimmungsort akkreditivgemäß?
Liegt die 4. Ausfertigung des Formulars vor?
Stimmen Name und Adresse des Absenders und des Empfängers mit dem Akkreditiv überein?
Ist das Dokument - falls im Akkreditiv gefordert - mit dem bahnamtlichen Wiegestempel im entsprechenden Feld versehen?
Stimmen Warenbeschreibung, Markierung, Gewicht sowie Zahl, Art und Abmessung der Packstücke mit den anderen Dokumenten überein?
Ist die Spalte "Nachnahme" leer?

Seekonnossement

Sind Name und Adresse von Absender, Empfänger -falls vorgeschrieben- Notify akkreditivgemäß?
Sind Verlade- und Löschungshafen eindeutig (ohne den Vermerk "intended") genannt?
Ist auf dem Dokument ersichtlich, in wie vielen Originalen es ausgestellt ist?
Liegen der volle Satz Originale sowie etwaige geforderte Kopien vor?
Ist das Konnossement von der im Feld "Shipper" angegebenen Firma auf der Rückseite indossiert? (Das ist notwendig, wenn im mit"Consignee" bezeichneten Feld "to order" oder "to order of Shipper" steht.)
Falls ein An-Bord-Konnossement gefordert ist: - ist der Vermerk "shipped in apparent good order" bereits im Formulartext eingedruckt oder- ist ein separater An-Bord-Vermerk angebracht? (Er muss das Datum der Verladung an Bord ausweisen.)
Ist das Konnossement unterzeichnet von: Frachtführer oder einem namentlich genannten Agenten für den Frachtführer oder Kapitän (Master) oder einem namentlich genannten Agenten für den Master?
Weist das Konnossement den Namen des Frachtführers aus und ist dieser auch ausdrücklich als solcher gekennzeichnet?
Sind die Originale als solche bezeichnet und handschriftlich unterschrieben?
Vorsicht: Nicht akzeptiert werden - ohne ausdrückliche Genehmigung im Akkreditiv - Dokumente, die darauf hinweisen, dass sie einer Charterpartie unterliegen, dass das Schiff durch Segel angetrieben ist oder dass die Ware an Deck verladen wurde.
Ist der Name des Schiffes angegeben?

Luftfrachtbrief

Ist das Dokument als Luftfrachtbrief bezeichnet?
Liegen das Exemplar Nr. 3 "Original No. 3 for Shipper" und eventuell geforderte Kopien vor?
Bei Verwendung des "Luftfrachtbriefes des Contracting Carrier" durch den Spediteur: - Sind die drei Felder "Issuing Carrier's Agents,IATA Code" und "Account No." leer? -
Ist jeglicher Hinweis auf ein MAWB (Master Airway Bill) unterlassen?
Weist der Luftfrachtbrief den Namen des Frachtführers aus und ist dieser auch ausdrücklich als Frachtführer benannt?
Entsprechen die Angaben bezüglich Absender, Empfänger und gegebenenfalls Notify den Akkreditivvorschriften?
Ist der Luftfrachtbrief vom Frachtführer oder von einem namentlich genannten Agenten für den Frachtführer unterzeichnet?
Ist der Frachtzahlungsvermerk akkreditivgemäß und nicht im Widerspruch zur Lieferbedingung?
Ist der Luftfrachtbrief vom "Shipper" oder seinem Agenten unterzeichnet?
Sind Abflughafen und Bestimmungsflughafen richtig?
Wenn die Angabe des tatsächlichen Flugdatums gefordert ist: Ist ein entsprechender Vermerk des Frachtführers enthalten? (Eine Eintragung in den Feldern "for carrier's use only"gilt nur als Vormerkung!)
Stimmen Warenbeschreibung, Markierung, Gewichte, sowie Anzahl, Art und Abmessungen der Packstücke mit den übrigen Dokumenten überein?

Packliste/Gewichtsliste

Liegt die geforderte Anzahl Originale und Kopien vor?
Stimmen die enthaltenen Angaben mit den übrigen Dokumenten überein?
Sind eventuell erforderliche Unterschriften (handschriftlich) angebracht?

CMR-Frachtbrief

Liegt die Original-Ausfertigung für den Absender vor? (In Deutschland ist diese Ausfertigung in der Regel rosafarben.)
Entspricht der angegebene Versandweg (Übernahme- und Auslieferungsort) den Akkreditivbedingungen?
Sind in Feld 22 und Feld 23 Firmenstempel und Unterschrift des Absenders und des Frachtführers angebracht?
Wird auf das CMR-Abkommen Bezug genommen?
Sind Name, Adresse und Land des Frachtführers in Feld 16 angegeben?
Falls im Akkreditiv gefordert: Ist das Kfz-Kennzeichen des LKWs angegeben?

Kurierempfangsbestätigung/Posteinlieferungsschein

Ist das Dokument am im Akkreditiv vorgeschriebenen Verlade- bzw. Versandort abgestempelt oder anderweitig authentisiert?
Zusätzlich bei Kurierbestätigungen: Ist der Name des Kurierdienstes angegeben und akkreditivgemäß?
Sind alle im Akkreditiv eventuell geforderten Angaben wie zum Beispiel L/C-Nummer, Markierung, Gewicht und so weiter sowie sonstige Erklärungen enthalten?
Ist die Bestätigung von diesem Kurierdienst gestempelt, unterzeichnet oder anderweitig authentisiert?
Ist das Abholdatum angegeben?

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Versicherungsdokument

Ist das Dokument von einer Versicherungsgesellschaft oder einem Versicherer (Underwriter) oder deren Agent(en) ausgestellt?
Wenn das Ausstellungsdatum nach dem Verladedatum liegt: Ist eine Bestätigung angebracht, dass rückwirkende Deckung gewährleistet ist?
Ist das Dokument in der Akkreditivwährung ausgestellt?
Liegt die im Akkreditiv geforderte Anzahl an Exemplaren vor?
Lautet die Versicherungssumme auf 110 Prozent des CIF/CIP-Wertes beziehungsweise des unter dem Akkreditiv zur Zahlung anstehenden Betrages oder des Bruttobetrages der Rechnung?
Ist der komplette Satz der Versicherungsdokumente vorhanden?
Stimmen die enthaltenen Angaben mit denen der übrigen Dokumente überein?
Falls das Akkreditiv einen entsprechenden Nachweis vorschreibt: Ist ein Vermerk wie "Prämie bezahlt" oder "premium paid" enthalten oder eine quittierte Prämienrechnung vorhanden?
Liegt das Ausstellungsdatum vor dem/am Datum der Verladung an Bord beziehungsweise der Versendung/Übernahme der Ware?
Ist die komplette Reise (einschließlich etwaiger Umladungen angegeben)?
Liegt das Dokument in übertragbarer Form vor: - Ist es ausgestellt "to order" und vom Versicherungsnehmer, d.h. von Ihnen, auf der Rückseite blanko indossiert? - Ist es ausgestellt "to holder" und damit ein Inhaberpapier (Meistens ist der Vermerk "claims payable to holder bereits im Formulartext eingedruckt) - Ist es ausgestellt an die Order des Importeurs oder der Auslandsbank?
Sind die im Akkreditiv vorgeschriebenen Risiken exakt übernommen?
Wurden etwaige Änderungen/Ergänzungen vom Aussteller des Dokuments gegen gekennzeichnet?
Ist ein eventuell geforderter Vermerk "irrespective of percentage" (ohne Selbstbeteiligung) oder ähnlich auf dem Dokument angebracht?