Welche Informationen dürfen Unternehmen über ihre Beschäftigten speichern?

Name, Geburtsdatum, Personalnummer, dazu das Teamfoto auf der Website: Arbeitgeber verfügen mitunter über sensible Daten ihrer Beschäftigten. Wie sind diese Informationen geschützt? Was darf gespeichert werden? Was nicht? Die Arbeitsrechtsexpertin der IHK Schwaben, Hanna Schmid, erläutert im Rechtstipp des Monats die Hintergründe. „Es ist sowohl für Unternehmen als auch für deren Beschäftigte wichtig zu wissen, wie mit diesen Daten in der Arbeitswelt umzugehen ist“, sagt Schmid.

Wer wissen will, welche Regelungen gelten, muss auf mehrere Rechtsquellen zurückgreifen. Unter dem Begriff Beschäftigtendatenschutz werden Regelungen zusammengefasst, die sich speziell mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befassen. „Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz sind in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu finden“, erklärt Schmid.

Welche Daten darf der Arbeitgebende erfassen?

Was ist nun tatsächlich erlaubt? „Generell dürfen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber all diejenigen Informationen verarbeiten, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind“, sagt die IHK-Expertin. Dazu gehören z. B. Daten aus dem Arbeitsvertrag wie der Vorname und Nachname, die Adressdaten sowie die Religionszugehörigkeit, aber auch die Bankverbindung des Mitarbeitenden. Anders sieht es bei Fotos aus: Veröffentlicht ein Unternehmen beispielsweise Bilder von Beschäftigten auf der Website ohne deren Einwilligung, ist das in der Regel rechtswidrig. Und was passiert mit den Daten, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt? „Wie lange personenbezogene Daten aufzubewahren sind, bevor eine Löschung vorgenommen werden kann, ist abhängig von deren Inhalt und Zweck“, sagt Schmid. Mitunter müssen Unternehmen Informationen auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeitenden z. B. aus steuerlichen Gründen vorhalten. „Einen generellen Anspruch auf eine sofortige Löschung aller Daten gibt es also nicht“, so die IHK-Expertin.

Unternehmen sind zur Auskunft verpflichtet

Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden auf Verlangen mitteilen, welche personenbezogenen Daten sie von ihnen verarbeiten. Auf Verlangen der Beschäftigten müssen Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen unrichtige personenbezogene Daten löschen. Um Datenschutzverstöße zu vermeiden, rät die IHK-Expertin den Unternehmen, die Daten ihrer Mitarbeitenden generell sparsam und transparent zu verarbeiten.