Einzelhandel

GLN und GTIN (früher EAN)

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GLN und GTIN sind ein weltweiter Standard, mit dem die Abwicklung des globalen Warenverkehrs erleichtert wird. Jede Firma und jedes Produkt erhält eine individuelle Identifikationsnummer, so sind sie eindeutig identifizierbar. Zudem können in einer zentralen Datenbank wichtige Informationen hinterlegt werden. Damit entfällt die mehrfache Datenpflege, zum Beispiel im System vom Hersteller sowie bei allen Händlern, und man spart sich den Brief- und Mailverkehr zum Thema.
Über die Umwandlung in einen Strichcode können Artikel zudem schneller in Kassen registriert oder im Lager von Mitarbeitern eingescannt werden.

Was ist eine Global Location Number (GLN)?

Die Global Location Number funktioniert wie ein Fingerabdruck eines Unternehmens und macht es im weltweiten Datenverkehr unverwechselbar. Mit der GLN wird dem Unternehmen eine einmalige Nummer zugewiesen, zu der wichtige Unternehmensdaten, wie zum Beispiel die Adresse, hinterlegt werden können. So lassen sich diese Daten schnell, fehlerfrei und maschinenlesbar austauschen.
Die 13-stellige Global Location Number besteht aus drei Teilen:
  1. Basisnummer: Sie identifiziert das jeweilige Unternehmen.
  2. Variable Endnummer: Sie kann frei gewählt werden und dient dazu, verschiedene Unternehmensstandorte (Produktionsstätte, Filiale, Wareneingangsrampe etc.) zu unterscheiden.
  3. Prüfziffer: Um Tippfehlern bei der Eingabe auf die Spur zu kommen.

GLN Typ 1

Die GLN Typ 1 ermöglicht lediglich die Identifikation des eigenen Unternehmens, dazu passende GTINs können damit künftig nicht generiert werden.

GLN Typ 2

Nur mit der GLN Typ 2 ist es möglich, mehrere Unternehmensstandorte wie Produktionsstätten, Filialen oder Wareneingangsrampen zu definieren. Außerdem ist diese GLN-Variante die Voraussetzung, um GTINs zu generieren.

Was ist eine Global Trade Item Number (GTIN)?

Die GTIN funktioniert wie ein Reisepass für Produkte im nationalen und internationalen Warenverkehr und ermöglicht eine eindeutige Identifizierung von Waren. Diese international einzigartigen Artikelnummer kann als Nummernfolge und/oder als Barcode dargestellt werden Sie besteht wie die GLN aus 13 Ziffern und setzt sich ebenso aus der Basisnummer, einer variablen Endnummer für das jeweilige Produkt und einer Prüfziffer zusammen.
Die GTIN kann auch als Strichcode dargestellt werden. Dies ermöglicht beispielsweise ein schnelles Registrieren an der Supermarktkasse oder ein Erfassen des Artikels beim Wareneingang bzw. bei der Kommissionierung im Lager. Auch zusätzliche Artikelinformationen (Charge, Haltbarkeit etc.) können im System hinterlegt und ausgespielt werden.
Der Begriff GTIN ersetzte im Jahr 2009 die im europäischen Raum eingesetzte EAN (Europäische Artikelnummer). Wann immer Sie also den Begriffen EAN oder EAN-Codes begegnen, sind eigentlich GTINs gemeint.

Muss ich eine GLN oder GTIN haben?

Nein, es besteht keine Verpflichtung zum Erwerb einer GLN und/oder GTIN. Viele Warenwirtschaftssysteme, Warenlager und E-Commerce-Plattformen wie z. B. Amazon, sind jedoch auf diesen einheitlichen Standard ausgerichtet und einige Unternehmen machen die GLN und/oder GTIN zur Bedingung für die Produktabnahme. In diesem Fall müssen Sie abwägen, ob die Investition in die Identifikationsnummer sich für Sie lohnt.

Kann ich GTINs für fremde Produkte anlegen?

Manchmal sind Hersteller nicht bereit, die Kosten für die Anlage einer GTIN zu tragen. In diesem Fall können Händler die Ware auf eigene Kosten mit einer GTIN versehen. Aus Gründen der Produkthaftung ist hier jedoch besondere Vorsicht geboten: Aus dem Produkt und seiner Beschreibung sollte hervorgehen, dass ein anderes Unternehmen der tatsächliche Hersteller ist. So soll vermieden werden, dass der Händler für das Produkt haftet (nach Produkthaftungsgesetz § 4 Abs. 1 S. 2). Tatsächlich ist dies jedoch noch nicht abschließend geklärt, da die Rechtsprechung hierzu bisher kein Urteil gefällt hat.

Wo bekomme ich eine GLN oder GTIN?

Verwaltet werden GLN und GTIN von der GS1. Diese Firma wurde gegründet, um weltweite Standards für unternehmensübergreifende Prozesse zu entwickeln und zu kontrollieren. Beim deutschen Ableger GS1 Germany können Sie Ihre GLN und GTINs in verschiedenen Paketen kostenpflichtig erwerben.
Eine GLN Typ 1 (ohne GTIN-Option) kann online beantragt werden. Bitte prüfen Sie immer die anfallenden Kosten, je nach Jahresumsatz kann auch der Erwerb eines Pakets mit einer GLN Typ 2 günstiger sein.
Bitte beachten Sie, dass GLN und GTINs auch von Drittanbietern angeboten werden. Hier kann der Unikatstatus der Nummer (einmalige Vergabe und eindeutige Zuordnung zu einem Unternehmen) oftmals nicht überprüft werden. Die Verwendung nicht offiziell lizensierter GLN und GTINs kann unter anderem zur Auslistung bei Online-Markplätzen führen oder hohe Kosten für die Neuetikettierung verursachen.

Was kostet eine GLN oder GTIN?

Die Kosten richten sich nach den aktuellen Angaben auf der GS1-Webseite. Die dortigen Preisangaben beinhalten jedoch noch keine Mehrwertsteuer.
Zudem werden beim Paket “GS1 Complete” sowohl die Kosten nach Kalenderjahr als auch die Bearbeitungsgebühr gestaffelt berechnet. Der tatsächliche Preis für dieses Paket kann daher deutlich über den Angaben auf der Übersichtsseite liegen. Wir empfehlen, zur Berechnung der tatsächlichen Kosten die Bestellseite zu nutzen. Hier können die korrekten Daten eingegeben werden, um die tatsächlich Investitionssumme abzuschätzen.

Müssen GTINs über den GTIN-Manager generiert werden?

Nein. Sie haben die Auswahl, wie Sie Ihre GTINs beziehen möchten. Es ist möglich, GTINs mit Hilfe der von der GS1 ausgegebenen (also zu erwerbenden) GLN und dem kostenlosen Prüfziffernrechner selber zu generieren und sich die Servicegebühr für den GTIN-Manager zu sparen. Werden viele GTINs verwaltet, kann das Tool jedoch helfen, die Übersicht zu behalten.

Muss man ein GS1 Zertifikat erwerben?

Nein, ein GS1 Zertifikat kann optional dazu gebucht werden. Es dient als Nachweis gegenüber Geschäftspartnern, dass Sie die GTIN tatsächlich über die GS1 generiert haben und sich nicht eine beliebige Zahlenfolge ausgedacht haben. Informieren Sie sich bei Ihrem Geschäftspartner, ob dieser zwingend ein Zertifikat einfordert. Denn grundsätzlich ist dieser zusätzliche Service nicht erforderlich.
Weitere Informationen sowie Erklärvideos finden Sie in den FAQs der GS1 Germany.

Was kommt ab 2028 mit dem 2D-Code auf Unternehmen zu?

Der Informationsbedarf zu einzelnen Produkten steigt. Der Kunde will wissen, wo genau der Joghurt her kommt und ob er Allergene enthält. Den Händler interessiert, wann das Mindesthaltbarkeitsdatum der aktuellen Vorräte abläuft. Und der Hersteller wüsste gerne, wen er über den Rückruf einer bestimmten Charge informieren muss.
Der eindimensionale Barcode stößt hier schnell an seine Grenzen. Denn er kann nur die GTIN-Nummer verschlüsseln. Die Lösung bieten zweidimensionale Barcodes, ein Pixel-Quadrat wie zum Beispiel ein QR-Codes oder eine DataMatrix. Sie können zusätzliche Daten wie Verfallsdatum, Chargennummer oder Seriennummer enthalten. Optional kann zudem ein Internet-Link in den Code integriert werden, über den ergänzende Informationen abrufbar sind.
Die GS1 möchte das System langfristig auf 2D-Codes umstellen. Diese Transformation wird etappenweise und je nach Land mit unterschiedlicher Geschwindigkeit angegangen. Schließlich müssen auch Kassensysteme inklusive Backend-System umgerüstet werden, um den neuen Code-Typ erkennen zu können. Derzeit befindet man sich daher noch in der Pilotphase. Ziel ist es allerdings, dass 2D-Codes ab 2028 überall alternativ zum Barcode verwendet werden können.
Grundsätzlich wird GS1 das eindimensionale Barcode-System weiterführen und Markeninhaber weiterhin die Wahl des Codes überlassen. Es ist jedoch möglich, dass Geschäftspartner oder Produktabnehmer, wie zum Beispiel Ladenbetreiber oder Online-Plattformen künftig nur noch ein spezifisches Format akzeptieren werden. Hierüber sollte man sich frühzeitig austauschen.
Hier finden Sie mehr Information zu 2D-Codes