Vollmachten im Geschäftsverkehr: Was Unternehmen wissen müssen

Wer darf Ihr Unternehmen nach außen vertreten? Und wie vermeiden Sie rechtliche Risiken bei Vollmachten im Geschäftsverkehr? Wir geben Ihnen einen Überblick zu den wichtigsten Fragen rund um Prokura, Handlungsvollmacht und Einzelvollmachten.

Welche Vollmachtsarten gibt es im Geschäftsverkehr?

Im Geschäftsverkehr kommen vor allem drei Vollmachtsarten vor: die Prokura, die Handlungsvollmacht und individuelle Einzelvollmachten. Jede dieser Vollmachten hat unterschiedliche Reichweite und rechtliche Wirkung. Unternehmen sollten genau prüfen, welche Befugnisse in welcher Form erteilt werden.

Was ist die Prokura und wie weit reicht sie?

Die Prokura ist die umfassendste handelsrechtliche Vollmacht (§§ 48 ff. Handelsgesetzbuch (HGB)). Sie berechtigt zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Ausgenommen sind nur besonders weitreichende Rechtsgeschäfte wie die Veräußerung oder Belastung von Grundstücken, die Erteilung weiterer Prokura oder bestimmte Handelsregisteranmeldungen.
Eine Beschränkung der Prokura ist Dritten gegenüber unwirksam. Möglich ist die Erteilung als Einzelprokura (Alleinvertretung) oder Gesamtprokura (nur gemeinsames Handeln). Erteilt wird sie ausschließlich durch den Kaufmann, die Eintragung ins Handelsregister hat deklaratorische Wirkung. Erlöschen kann die Prokura durch Widerruf, Beendigung des Dienstverhältnisses oder Geschäftsaufgabe.
Im Geschäftsverkehr zeichnet der Prokurist mit dem Zusatz ppa.
Beachte: Die Eintragung der Prokura im Handelsregister hat nur deklaratorische Wirkung, das heißt, die Prokura wird bereits mit ihrer Erteilung wirksam. Anders verhält es sich bei der Beendigung der Prokura: Solange sie nicht aus dem Handelsregister gelöscht wurde, bleibt der Prokurist weiterhin vertretungsberechtigt. Gründe für das Erlöschen der Prokura sind etwa Widerruf, Geschäftsaufgabe oder das Ende des Dienstverhältnisses.

Wie unterscheidet sich die Handlungsvollmacht von der Prokura?

Die Handlungsvollmacht (§ 54 HGB) ist weniger weitreichend. Sie umfasst alle gewöhnlichen Geschäfte, die im Rahmen des jeweiligen Handelsgewerbes üblich sind. Unternehmen nutzen diese Form häufig, um Angestellten im Tagesgeschäft Rechtssicherheit zu geben, ohne ihnen eine Prokura zu erteilen.
Der Handlungsbevollmächtigte zeichnet in der Regel mit dem Zusatz "i. V. – in Vollmacht". Die Abkürzung bedeutet nicht wie oftmals falsch angenommen „in Vertretung“.
Beachte: Die Zeichnung mit dem Zusatz „i. A. – in Auftrag“ kommt häufig in vielen Unternehmen vor. Die damit verbundene Erledigung von Routinearbeiten durch Mitarbeiter, die entsprechend ihrer Aufgabenrolle beschränkt in Auftrag für ihr Unternehmen tätig werden, gilt als Erklärung ohne Bindungswillen.

Welche Rolle spielen Einzelvollmachten?

Einzelvollmachten sind individuell zugeschnitten und können sehr eng oder weit gefasst sein. Sie sind vor allem in der Praxis wichtig, wenn bestimmte Mitarbeiter nur für bestimmte Rechtsgeschäfte bevollmächtigt werden sollen. Für die Rechtssicherheit empfiehlt sich eine schriftliche Erteilung.

Wie muss eine Vollmacht erteilt werden?

Grundsätzlich können Vollmachten formfrei erteilt werden. Aus Gründen der Beweisbarkeit empfiehlt sich jedoch die Schriftform. Bei Prokura besteht zusätzlich die Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister.

Welche Risiken bestehen ohne klare Vollmachtsregelung?

Fehlende oder unklare Vollmachten können zu erheblichen Haftungs- und Rechtsrisiken führen. Geschäftspartner müssen sich darauf verlassen können, dass die handelnde Person auch wirksam für das Unternehmen auftreten darf. Daher ist es wichtig, Vollmachten eindeutig zu formulieren und intern klar zu kommunizieren.

Welche Pflichten hat das Unternehmen bei der Nutzung von Vollmachten?

Unternehmen sind verpflichtet, die Erteilung von Prokuren ins Handelsregister einzutragen und entsprechende Bekanntmachungen zu veröffentlichen. Auch interne Organisationspflichten, etwa die Kontrolle von Vollmachtsausübungen, sollten beachtet werden, um Missbrauch vorzubeugen.

Formulierungshilfen für Prokura und weitere Vollmachten

Erteilung Prokura:
Wir bestellen Sie hiermit zum Prokuristen unserer Firma. Bei der Prokura handelt es sich um eine Einzelprokura / um eine Gesamtprokura.
Für Geschäfte und Maßnahmen, die wesentlich von dem „Kapitalinvestitionsplan“ abweichen oder die außerhalb Ihres Tätigkeitsgebiets liegen, verpflichten Sie sich, die vorherige Zustimmung des Geschäftsführers einzuholen, insbesondere
  • für den Verkauf von Gegenständen, die zu festen Kapitalanlagen gehören;
  • für die Gründung und den Erwerb von Geschäftsunternehmen;
  • für den Abschluss und die Beendigung von Arbeitsverträgen mit folgenden
  • zu Einzelverpflichtungen, die einen Betrag von Euro überschreiten;
  • zu Verbindlichkeiten, die eine jährliche Belastung von Euro überschreiten; usw.
Ergänzend weisen wir darauf hin, dass die Prokura zum Handelsregister angemeldet werden und die Unterschrift unter diese Anmeldung notariell beglaubigt werden muss.

Anmeldung der Prokura beim Handelsregister:
An das Amtsgericht
- Registergericht –
A-Stadt
Zum Handelsregister A ... melde ich an:
Als Inhaber der Firma ... habe ich dem Kaufmann T Prokura erteilt. Er ist zu Veräußerungen und Belastung von Grundstücken befugt. Er zeichnet die Firma mit Namensunterschrift und Prokuristenzusatz wie folgt:
(handschriftlich) ... Firma ppa. .
Der letzte Betriebseinheitswert beträgt EUR...

Muster für Handlungsvollmacht
Hiermit erteilen wir Ihnen mit sofortiger Wirkung (oder: mit Wirkung ab...) Handlungsvollmacht
für... (zum Beispiel Tätigkeitsbereich oder Abteilung).

Die Handlungsvollmacht ist auf die in ... (zum Beispiel Tätigkeitsbereich oder Abteilung) vor-kommenden Geschäfte beschränkt.

Insbesondere umfasst die Ihnen erteilte Handlungsvollmacht nicht die Befugnis, zu Lasten unseres Unternehmens in finanziellen Angelegenheiten Verhandlungen zu führen, Verpflichtungen einzugehen oder Verfügungen zu treffen.

Diese Handlungsvollmacht ermächtigt auch nicht zur Veräußerung und Belastung von Grundstücken, zur Eingehung von Wechselverbindlichkeiten, zur Aufnahme von Darlehen und zur Prozessführung.

Rechtsverbindliche Erklärungen, die Sie für unser Unternehmen gegenüber Dritten oder intern vornehmen, bedürfen zur Wirksamkeit der Zustimmung und Gegenzeichnung durch einen Prokuristen / Geschäftsführer.
Von Ihnen zu unterzeichnende Post und sonstige Schriftstücke zeichnen Sie künftig mit dem Zusatz „in Vollmacht“ oder „i. V.“

Erteilung einer Generalvollmacht
Der Bevollmächtigte ist berechtigt, meine sämtlichen Angelegenheiten wahrzunehmen. Er ist befugt, für mich in gesetzlicher Weise ohne Einschränkung jede rechtlich bedeutsame Handlung vorzunehmen, die von mir und mir gegenüber nach dem Gesetz vorgenommen werden kann, und zwar mit denselben Wirkungen, wie wenn ich selbst gehandelt hätte.
Die Vollmacht umfasst das Recht, insbesondere mich gegenüber Gerichten, Behörden, sonstigen öffentlichen Stellen und Privatpersonen gerichtlich und außergerichtlich zu vertreten sowie alle Prozesshandlungen für mich vorzunehmen;
  • bewegliche Sachen, Grundstücke und Rechte für mich zu erwerben oder zu veräußern;
  • Zahlungen oder Wertgegenstände für mich anzunehmen, zu quittieren oder Zahlungen vorzunehmen;
  • Dingliche Rechte jeglicher Art an Grundstücken oder anderen Rechten zu bestellen, zu übertragen, zu kündigen oder aufzugeben;
Mich in Nachlassangelegenheiten umfassend zu vertreten, Verfügungen von Todes wegen anzufechten oder anzuerkennen, Erbschaften anzunehmen oder auszuschlagen sowie alle Handlungen vorzunehmen, die zur vollständigen Regelung von Nachlässen und zur Teilung erforderlich oder förderlich sind.

Erteilung einer einfachen Vollmacht
Ich, der/die unterzeichnete ... (Name, Anschrift), ermächtige Herrn/Frau... (Name, Beruf, Anschrift),... (Gegenstand der Vollmacht mit Spezifizierung, wie beispielsweise Führung von Verhandlungen mit der Fa. XY zum Zweck...) und sämtliche in diesem Zusammenhang not-wendigen oder nützlichen Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen sowie Handlungen vorzunehmen.

Stand: September 2025
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