Angaben auf Geschäftsbriefen

Geschäftsbriefe - Aktiengesellschaften (AG)

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:
  • Angebote,
  • Bestellscheine,
  • Empfangsbestätigungen,
  • Preislisten,
  • Rechnungen,
  • Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.
Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.
Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.
Bei den Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.
Für Aktiengesellschaften ist in § 80 Aktiengesetz (AktG) geregelt, dass Aktiengesellschaften auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Angaben machen müssen:
  • Rechtsform der Gesellschaft (AG)
  • Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
  • Nummer unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRB 50000)
  • alle Vorstandsmitglieder (der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen) mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, muss in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben: genaue Adresse, Telefon und Telefax, BIC und IBAN.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) muss neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundes-zentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. angegeben werden. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen“).

Besonderheiten bei der Liquidation einer AG

Besonderheiten bei einer Aktiengesellschaft in Liquidation:
Befindet sich die Aktiengesellschaft in Liquidation, müssen die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Vorstandsmitglieder sind alle Liquidatoren mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben.
Auch in der Firmenbezeichnung ist darauf hinzuweisen, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z.B. XY AG i.L.).

Rechtsfolgen bei Verstößen:

Werden die Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen nicht befolgt, so kann das Registergericht – außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - die Vorstandsmitglieder beziehungsweise Abwickler durch Festsetzung eines Zwangsgeldes hierzu anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber dies (kostenpflichtig) abmahnen.

Muster

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Stand: November 2024
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