Angaben auf Geschäftsbriefen

GmbH & Co. KG

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:
  • Angebote,
  • Bestellscheine,
  • Empfangsbestätigungen,
  • Preislisten,
  • Rechnungen,
  • Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.
Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.
Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.
In den §§ 125a und 177a des Handelsgesetzbuches (HGB) ist geregelt, dass Gesellschaften, bei denen - mit Ausnahme der Kommanditisten - kein Gesellschafter eine natürliche Person ist (insbesondere handelt es sich hier um die GmbH & Co. KG und die GmbH & Co. OHG), auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Daten angeben müssen:
  • Rechtsform der Gesellschaft (zum Beispiel GmbH & Co. KG; GmbH & Co. OHG)
  • Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
  • Nummer, unter der die Gesellschaft (hier die KG oder OHG) in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 10000)
  • Firmen der persönlich haftenden Gesellschafter, d.h. in der Regel der GmbH, die die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafter übernommen haben, nicht jedoch der Kommanditisten (zum Beispiel Komplementärin: XYZ GmbH).
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben, wie die Postadresse, die Kontoverbindung, die Telefon- und die Telefaxnummer. Der Unternehmer muss außerdem auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. angeben. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen“)
Ferner müssen auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft die Angaben für die persönlich haftenden Gesellschafter gemacht werden, zu denen die GmbH gemäß § 35a Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) ihrerseits verpflichtet ist, also:
  • Rechtsform der Gesellschaft
  • Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
  • Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 10000)
  • Namen sämtlicher - auch stellvertretender - Geschäftsführer jeweils mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • Vorsitzender des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (nur dann, wenn bei der GmbH ein Aufsichtsrat gebildet wurde und dieser einen Vorsitzenden hat).
  • Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, so muss die Höhe des Stammkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden, noch nicht eingezahlten Einlagen angegeben werden.
Bei den vorgenannten Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.

Rechtsfolgen bei Verstößen

Zur Einhaltung der vorgenannten Vorschriften kann das Registergericht – außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - vertretungsberechtigte natürliche Personen der persönlich haftenden Gesellschafter (d.h. Geschäftsführer der GmbH) durch Festsetzung eines Zwangsgeldes anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber dies (kostenpflichtig) abmahnen.

Muster

Hier finden Sie ein Muster. (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 13 KB)

Stand: November 2024
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