Handelsrecht
Angaben auf Geschäftsbriefen
Bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe müssen die gesetzlichen Vorschriften (§§ 37a, 125a, 177a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG) beachtet werden.
Die Angaben sollen Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse eines Unternehmens zu informieren. Durch die Mitteilung der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für einen neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über eine Firma einzuholen. Die Vorschriften sollen also helfen, „böse“ Überraschungen zu verringern.
Hier finden Sie die entsprechenden Muster:
- Geschäftsbriefe - Aktiengesellschaften (AG)
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:- Angebote,
- Bestellscheine,
- Empfangsbestätigungen,
- Preislisten,
- Rechnungen,
- Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.
Bei den Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.
Für Aktiengesellschaften ist in § 80 Aktiengesetz (AktG) geregelt, dass Aktiengesellschaften auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Angaben machen müssen:- Rechtsform der Gesellschaft (AG)
- Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
- Nummer unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRB 50000)
- alle Vorstandsmitglieder (der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen) mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, muss in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben: genaue Adresse, Telefon und Telefax, BIC und IBAN.Pflichtangaben auf Rechnungen
Auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) muss neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundes-zentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. angegeben werden. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen“).Besonderheiten bei der Liquidation einer AG
Besonderheiten bei einer Aktiengesellschaft in Liquidation:
Befindet sich die Aktiengesellschaft in Liquidation, müssen die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Vorstandsmitglieder sind alle Liquidatoren mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben.
Auch in der Firmenbezeichnung ist darauf hinzuweisen, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z.B. XY AG i.L.).Rechtsfolgen bei Verstößen:
Werden die Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen nicht befolgt, so kann das Registergericht – außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - die Vorstandsmitglieder beziehungsweise Abwickler durch Festsetzung eines Zwangsgeldes hierzu anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber dies (kostenpflichtig) abmahnen.Muster
Stand: November 2024 - Eingetragener Kaufmann (e.K.) - Muster
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:- Angebote,
- Bestellscheine,
- Empfangsbestätigungen,
- Preislisten,
- Rechnungen,
- Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.
Bei den Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.
Einzelkaufleute (e.K.) müssen auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Angaben machen (§ 37:- Firma (Name laut Handelsregistereintragung)
- Rechtsformzusatz (zum Beispiel „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“)
- Sitz (zum Beispiel Augsburg)
- Registergericht (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
- Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 1000)
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben, wie die Postadresse, die Kontoverbindung, die Telefon- und die Telefaxnummer.Pflichtangaben auf Rechnungen
Auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) muss neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundes-zentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. angegeben werden. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen“).Rechtsfolgen bei Verstößen
Werden die Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen nicht befolgt, so kann das Registergericht - außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - den Inhaber durch Festsetzung eines Zwangsgeldes hierzu anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber oder bestimmte Verbände dies (kostenpflichtig) abmahnen.Muster
Stand: November 2024 - Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:- Angebote,
- Bestellscheine,
- Empfangsbestätigungen,
- Preislisten,
- Rechnungen,
- Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.
Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) sollten – auch wenn für sie im Gegensatz zu den in Handelsregister eingetragenen Unternehmen keine unmittelbare rechtliche Verpflichtung besteht - auf ihren Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, die Vor- und Familiennamen aller Gesellschafter sowie die ladungsfähige Anschrift (Postanschrift) angeben. Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben wie die genaue Adresse, die Kontoverbindung, die Telefon- und die Telefaxnummer.
Ein Hinweis auf die Rechtsform, zum Beispiel "Max und Martha Mustermann GbR“, ist zwar nicht zwingend erforderlich, wird aber aus Gründen der Rechtsklarheit empfohlen.
Zu dem Namen und der Rechtsform kann noch eine Geschäftsbezeichnung, wie zum Beispiel „Max und Martha Mus-termann Schreibwaren GbR“ hinzugefügt werden.
Wegen der möglichen Verwechslungsgefahr mit einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist der Namens-zusatz "mbH" oder "mit beschränkter Haftung" nicht zulässig. Eine Haftungsbeschränkung kann nur durch individuelle Vereinbarung mit dem Gläubiger erreicht werden.Branchenbezeichnungen und Tätigkeitsangaben können selbstverständlich jederzeit den Namen angefügt werden. Zum Beispiel: Anton und Anna Müller, Videothek; Fuhrunternehmen Ernst Schulze & Heinrich Schmidt. Sie dürfen al-lerdings keine irreführenden Vorstellungen über das Unternehmen hervorrufen, sonst besteht die Gefahr einer wettbe-werbsrechtlichen Abmahnung.
Sogenannte Etablissementbezeichnungen, wie „Zum goldenen Hirsch“, „Rosen-Apotheke“, „Wollkörbchen“, sind stets zulässig. Auf Geschäftsbriefen sollte jedoch immer der Name des Gewerbetreibenden mit angegeben werden.
Auch graphisch besonders gestaltete Bildzeichen (Logos) können auf den Geschäftsbriefen angebracht werden. Sie sollten jedoch nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Namen, sondern räumlich und graphisch davon abgesetzt verwendet werden.Pflichtangaben auf Rechnungen
Auf Rechnungen ist immer neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Fi-nanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. anzugeben. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen “).Muster
Hinweis: Diese Informationen sollen nur erste Hinweise in übersichtlicher Form geben und erheben daher keinen An-spruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden .
- GmbH & Co. KG
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:- Angebote,
- Bestellscheine,
- Empfangsbestätigungen,
- Preislisten,
- Rechnungen,
- Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.In den §§ 125a und 177a des Handelsgesetzbuches (HGB) ist geregelt, dass Gesellschaften, bei denen - mit Ausnahme der Kommanditisten - kein Gesellschafter eine natürliche Person ist (insbesondere handelt es sich hier um die GmbH & Co. KG und die GmbH & Co. OHG), auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Daten angeben müssen:- Rechtsform der Gesellschaft (zum Beispiel GmbH & Co. KG; GmbH & Co. OHG)
- Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
- Nummer, unter der die Gesellschaft (hier die KG oder OHG) in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 10000)
- Firmen der persönlich haftenden Gesellschafter, d.h. in der Regel der GmbH, die die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafter übernommen haben, nicht jedoch der Kommanditisten (zum Beispiel Komplementärin: XYZ GmbH).
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben, wie die Postadresse, die Kontoverbindung, die Telefon- und die Telefaxnummer. Der Unternehmer muss außerdem auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. angeben. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen“)
Ferner müssen auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft die Angaben für die persönlich haftenden Gesellschafter gemacht werden, zu denen die GmbH gemäß § 35a Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) ihrerseits verpflichtet ist, also:- Rechtsform der Gesellschaft
- Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
- Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 10000)
- Namen sämtlicher - auch stellvertretender - Geschäftsführer jeweils mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- Vorsitzender des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (nur dann, wenn bei der GmbH ein Aufsichtsrat gebildet wurde und dieser einen Vorsitzenden hat).
- Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, so muss die Höhe des Stammkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden, noch nicht eingezahlten Einlagen angegeben werden.
Bei den vorgenannten Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.Rechtsfolgen bei Verstößen
Zur Einhaltung der vorgenannten Vorschriften kann das Registergericht – außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - vertretungsberechtigte natürliche Personen der persönlich haftenden Gesellschafter (d.h. Geschäftsführer der GmbH) durch Festsetzung eines Zwangsgeldes anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber dies (kostenpflichtig) abmahnen.Muster
Stand: November 2024 - GmbH und UG (haftungsbeschränkt)
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:- Angebote,
- Bestellscheine,
- Empfangsbestätigungen,
- Preislisten,
- Rechnungen,
- Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.Eine GmbH beziehungsweise UG (haftungsbeschränkt) muss auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Angaben machen (§ 35 a GmbHG):- Rechtsform der Gesellschaft GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt)
- Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
- Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRB 50000)
- Der Name aller Geschäftsführer, d.h. auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer, mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet hat und dieser einen Vorsitzenden hat, dessen Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- bei Angaben über das Gesellschaftskapital, muss die Höhe des Stammkapitals und der Gesamtbe-trag der ausstehenden, d.h. noch nicht eingezahlten Einlagen bezeichnet werden
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben, wie die Postadresse, die Kontoverbindung, die Telefon- und die Telefaxnummer.Pflichtangaben auf Rechnungen
Auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) muss neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. angegeben werden. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen“).Bei den vorgenannten Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.Besonderheiten bei der Liquidation einer GmbH/UG (haftungsbeschränkt)
Für den Fall, dass sich die GmbH/UG in Liquidation befindet, müssen die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben. Auch in der Firmenbezeichnung ist darauf hinzuweisen, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (zum Beispiel Max Mustermann GmbH i.L.).Rechtsfolgen bei Verstößen
Werden die Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen nicht befolgt, so kann das Registergericht – außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - die Geschäftsführer beziehungsweise Liquidatoren durch Festsetzung eines Zwangsgeldes hierzu anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber dies (kostenpflichtig) abmahnen.Muster
Stand: 11.2024 - Kommanditgesellschaft (KG)
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:- Angebote,
- Bestellscheine,
- Empfangsbestätigungen,
- Preislisten,
- Rechnungen,
- Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.Kommanditgesellschaften müssen auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Daten angeben (§ 177a HGB):- Firma (Name laut Handelsregistereintragung)
- Rechtsformzusatz (zum Beispiel „Kommanditgesellschaft“ oder eine allgemein verständliche Abkür-zung dieser Bezeichnung, insbesondere „KG“).
- Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
- Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 5000)
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben, wie die Postadresse, die Kontoverbindung, die Telefon- und die Telefaxnummer.Bei Kommanditgesellschaften, bei denen kein persönlich haftender Gesellschafter (Komplementär) eine natürliche Person ist, sind auf den Geschäftsbriefen darüber hinaus die Firmen der persönlich haftenden Gesellschafter (zum Beispiel Mustermann GmbH) anzugeben. Für diese Gesellschafter müssen die nach § 35 a Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) oder § 80 Aktiengesetz (AktG) erforderlichen Angaben gemacht werden.Pflichtangaben auf Rechnungen
Auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) muss neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen“)Bei den vorgenannten Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.Rechtfolgen bei Verstößen
Werden die Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen nicht befolgt, so kann das Registergericht – außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - die zur Vertretung der Gesellschaft ermächtigten Gesellschafter durch Festsetzung eines Zwangsgeldes hierzu anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber dies (kostenpflichtig) abmahnen.Muster
Hier finden Sie ein Muster. (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 20 KB) .Stand: 11.2024 - Offene Handelsgesellschaft (OHG)
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:- Angebote,
- Bestellscheine,
- Empfangsbestätigungen,
- Preislisten,
- Rechnungen,
- Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.
Bei den Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.Offene Handelsgesellschaften müssen auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Angaben machen (§ 125 a Abs. 1 HGB):- Firma (Name laut Handelsregistereintragung)
- Rechtsformzusatz („offene Handelsgesellschaft“, oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „OHG“).
- Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
- Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 6000)
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben, wie die Postadresse, die Kontoverbindung, die Telefon- und die Telefaxnummer.
Sofern keiner der Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind auf den Geschäftsbriefen darüber hinaus die Firmen der Gesellschafter (zum Beispiel Mustermann GmbH) anzugeben. Zudem müssen für diese Gesellschafter die nach § 35 a GmbHG oder § 80 AktG (Aktiengesetz) auf Geschäftsbriefen erforderlichen Angaben gemacht werden (vergleiche IHK-Artikel „Angaben auf Geschäftsbriefen für GmbH & Co KG „).Pflichtangaben auf Rechnungen
Auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) muss neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. angegeben werden. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen“).Rechtsfolgen bei Verstößen
Werden die Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen nicht befolgt, so kann das Registergericht – außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - die zur Vertretung der Gesellschaft ermächtigten Gesellschafter durch Festsetzung eines Zwangsgeldes dazu anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber dies (kostenpflichtig) abmahnen.Muster
Stand: 11.2024
Die Informationen und Auskünfte der IHK Schwaben enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.