Kontrollorgan im Familienunternehmen

Typischerweise sind es drei bis fünf Personen, die das Unternehmen vorrangig beraten sollen. Die Entscheidung, ob, und wenn ja, inwieweit der Beirat ein Unternehmen auch kontrollieren soll, müssen die Gesellschafter selbst fällen. Die Ausgestaltung von Aufgaben und Kompetenzen von Beiräten ist nicht geregelt - es herrscht also Gestaltungsfreiheit. Gerade dies macht den Beirat so interessant. So können nützliche Elemente des bekannten Aufsichtsrates einer AG übernommen werden, ohne sich selbst mit Reglementierungen zu gängeln.

Zu den nützlichsten Elementen eines Beirates zählen:
• Drei Köpfe wissen mehr als einer.
• Sparringspartner für die Geschäftsführung und die Gesellschafter.
• Konstruktive Kritik bringt voran und öffnet die Augen bei Betriebsblindheit.
• Kompetenzen, die im Unternehmen schwach vertreten sind, können kompensiert werden.
• Erfahrene Unternehmer, Manager oder Berater mit guten Kontakten können manche Türe öffnen.
• Familienstreitigkeiten können durch distanzierte Fremde entemotionalisiert und moderiert werden.

Familienunternehmer fürchten oftmals die Preisgabe von Firmenwissen. Indes gilt: Sie müssen über das Unternehmen nur so viel preisgeben wie sie wollen. Allerdings: Ein Beirat, der wenig weiß, kann auch nur begrenzt beraten! Zudem: Jedes Unternehmen, das auf Kredit von außen angewiesen ist, muss heutzutage Umsatz-, Ertrags- und Liquiditätszahlen an das Kreditinstitut liefern. Warum sollte man diese nicht zuvor mit Personen seines Vertrauens besprechen?

Die Funktionen eines Beirates hängen stark von der Unternehmenssituation ab. Ausschlaggebend ist beispielsweise, ob es sich um ein Unternehmen mit nur einem Gesellschafter oder um eines mit mehreren Gesellschafterstämmen handelt und beispielsweise aus einem Stamm der Geschäftsführer stammt; maßgeblich ist auch, ob sich das Unternehmen im Generationswechsel, in der Krise oder in einer Wachstumsphase befindet. Im Kern unterscheidet man drei Funktionen:

Beratung
Der Beirat wird als Berater und Impulsgeber für das Unternehmen tätig. In der Regel wird er dann bei mittelständischen Firmen mit Spezialisten aus den Bereichen Finanzierung, Recht /Wirtschaft und Unternehmern besetzt. Oftmals ist die Besetzung mit einem Kenner der Branche, einem Vertriebsspezialisten oder einem, der über Erfahrung mit Krisenbewältigung verfügt, der richtige Weg. Personen, mit denen im Tagesgeschäft zusammenarbeitet wird, sollten grundsätzlich nicht Mitglied des Beirats werden, da ihnen die für bestimmte Fragen notwendige Distanz und Unabhängigkeit fehlt.

Kontrolle
Sind mehrere Gesellschafterstämme vorhanden, wobei einer den Geschäftsführer stellt, oder ist ein Fremdgeschäftsführer eingesetzt, wird einem Beirat häufig eine Kontrollfunktion zugewiesen. Er kann innerhalb bestimmter Grenzen sogar die Aufgaben der Gesellschafterversammlung einer GmbH wahrnehmen, z. B. Feststellung der Jahresabschlüsse. Typisch sind hierbei auch sog. Zustimmungskataloge. Der Geschäftsführer kann dann beispielsweise ein neues Geschäftsfeld nur mit Zustimmung des Beirates eröffnen.

Moderation
Für viele Familienunternehmen ist die Moderationsfunktion eines Beirates von großem Nutzen. Der Beirat kann als Öl im Getriebe der verschiedenen Gesellschafterstämme und Generationen fungieren und damit auch das Management bei widerstreitenden Gesellschafterinteressen zum Wohle des Betriebs unterstützen. Er kann sich dabei insbesondere auch als neutrales Gremium zur Auswahl eines geeigneten Nachfolgers aus der Familie oder von außen erweisen.

Gesellschafter sollten auch die Möglichkeit haben, daran teilzunehmen, oder gar selbst Beiratsmitglied zu werden. Auf diese Weise schafft man Beteiligung und Verständnis der Anteilsinhaber. In der Regel bietet sich eine Sitzung im Frühjahr an, bei der die Bilanz des Vorjahres im Mittelpunkt steht, eine Sitzung sollte dem Geschäftsverlauf und der Firmenstrategie gewidmet sein, und im Herbst sollte die Jahresplanung des Folgejahres auf der Tagesordnung stehen.

Informationsveranstaltungen
Bei IHK-Spezial-Veranstaltungen wird an unterschiedlichen Standorten durch erfahrene Spezialisten informiert.

Merkblatt „Der Beirat im Familienunternehmen“
Das Merkblatt „Der Beirat im Familienunternehmen“ können Sie hier (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 130 KB) kostenlos downloaden.

Mustergeschäftsordnung für einen Beirat
Mitgliedsunternehmen der IHK Schwaben können kostenlos eine Mustergeschäftsordnung für einen Beirat mit beratender Funktion beziehen.

Prüfen Sie die Errichtung eines Unternehmensbeirates
Nicht jedes Unternehmen muss einen Beirat haben, sollte aber die Frage der Errichtung prüfen. Auch Unternehmen mit nur zehn Beschäftigten sollten einen Beirat erwägen. Die Mitarbeiterzahl und Umsatzgröße ist für die strategische unternehmerische Entscheidung für einen Beirat ohne Belang.

Nutzen Sie den Beirat als integrierte Unternehmensberatung
Ein kontinuierlich tagendes Gremium, das mit erfahrenen Persönlichkeiten besetzt ist, die über unterschiedliches Wissen verfügen, ist gleichsam ein Sicherheitsring wie ein Zukunftsmotor. Wesentliche Gefahren können kaum übersehen werden, wesentliche Chancen ebenfalls nicht. Sie haben einen Sparringspartner für jede Unternehmensphase.

Wählen Sie die Beiratsmitglieder sorgfältig aus
Die richtige Besetzung ist wegweisend für den Nutzen des Gremiums. Häufig erweist sich eine Besetzung mit eng verbundenen Partnern des Tagesgeschäfts, wie dem befreundeten Steuerberater, Rechtsanwalt, Unternehmerkollegen usw. als wenig zielführend - da konstruktiv kritische Diskussionen unterbleiben. Trotzdem sollten es Personen des Vertrauens sein, die aber eine Distanz zum Unternehmen haben und völlige Unabhängigkeit vom Unternehmer mitbringen. Die Mitarbeiterzahl und Umsatzgröße ist für die strategische unternehmerische Entscheidung für einen Beirat ohne Belang. Gesellschafter sollten nur bei einer für alle Beteiligten nachvollziehbaren Begründung von einer Mitarbeit im Beirat grundsätzlich ausgeschlossen sein.

Vergüten Sie den Beirat angemessen
Beiratsmitglieder tragen Verantwortung und werden sich wie Mitarbeiter und Berater nur bei sachgerechter Honorierung anstrengen. Bei kleineren und mittleren Unternehmen kann man beispielsweise den Beirat pro Sitzung mit dem Tageshonorar eines Unternehmensberaters vergüten. Aufgrund seiner bedeutenden Rolle sollte der Beiratsvorsitzende mindestens das 1,5 Fache erhalten.

Neutralisieren Sie Ihre Konflikte
Familienunternehmen müssen den Spagat zwischen Familie und Unternehmen, zwischen enger emotionaler Beziehung und abgeklärten Managemententscheidungen bewältigen. Emotionale Konflikte, die nicht nur bei der Nachfolgefrage typisch sind, können mit den richtigen
Beiratsmitgliedern versachlicht und gelöst werden.