Kassensysteme

Kassengesetz

Aktueller Hinweis: Ab dem 1. Januar 2025 ist die notwendige Meldung elektronischer Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) an die Finanzverwaltung möglich und erforderlich. Darauf hat das Bundesfinanzministerium (BMF) mit Schreiben vom 28. Juni 2024 hingewiesen.
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie beispielsweise die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen. Forderungen nach technischen Manipulationsschutzmaßnahmen haben mit dem sogenannten “Kassengesetz” Eingang in die Gesetzgebung gefunden. Dazu zählen unter anderem der Einsatz einer TSE, die Meldung von elektronischen Kassen, die Einzelaufzeichnungs- und Belegausgabepflicht sowie die Kassen-Nachschau. Ab 2017 müssen Unterlagen im Sinne des § 147 Absatz 1 AO, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzähler erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 2 Abgabenordnung).

Meldepflicht von elektronischen Kassen

Bereits seit dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (tSE) dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO)). Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung einer neuen elektronischen Kasse erfolgen. Da allerdings die Finanzverwaltung bisher kein digitales Meldeverfahren anbieten konnte, ist die Pflicht bis dahin noch ausgesetzt. 
Aktueller Hinweis: Meldung von elektronischen Kassen ab Januar 2025 möglich
Ab dem 1. Januar 2025 soll die Meldung elektronischer Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) an die Finanzverwaltung (endlich) möglich sein. Darauf hat das Bundesfinanzministerium (BMF) mit Schreiben vom 28. Juni 2024 hingewiesen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen damit elektronische Kassen(systeme) sowie EU-Taxameter und Wegstreckenzähler mit einer TSE an das Finanzamt gemeldet werden. Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme. Die Meldungen sollen über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle erfolgen.
Die wichtigsten Fristen:

Kassen (-systeme)

  • Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  • Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden.
  • Außer Betrieb genommene Systeme ab dem 1. Juli 2025 müssen innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme gemeldet werden.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

Werden EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.
  • Bei Geräten, für die die genannte Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch genommen wird, ist längstens bis zum 31. Dezember 2025 keine Mitteilung erforderlich.
  • Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit einer TSE ausgerüstet wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgestattete Geräte sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme mitzuteilen.

Verschärfte Anforderungen für elektronische Registrierkassen bzw. elektronischer Aufzeichnungssysteme

Eckpunkte für den Einsatz elektronischer Registrierkassen bzw. elektronischer Aufzeichnungssysteme sind insbesondere folgende Anforderungen:
Eine Registrierkassenpflicht gibt es nach aktueller Rechtslage nicht. Bei der Aufzeichnung von Bargeschäften können sich Unternehmer also frei entscheiden, ob sie dies manuell mithilfe einer offenen Ladenkasse, mit einer elektronischen Registrierkasse, einem PC-Kassensystem oder mit einer Cloud-basierten App-Lösung erfassen möchten.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Die mit elektronischen Kassensystemen aufgezeichneten Daten müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen nachträgliche Veränderungen geschützt werden. Die Kassensysteme und TSEs müssen beim Finanzamt bei Anschaffung (nicht erst bei Inbetriebnahme) an- und bei Außerbetriebnahme abgemeldet werden; die entsprechende Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.
Zunächst war eine Nachrüstung der Kassen bis zum 1. Januar 2020 vorgesehen. Mangels technischer Voraussetzungen und auf Nachdruck der Wirtschaftsverbände wurde der Einsatztermin betreffend der Vorschrift zum zertifizierten Sicherheitsmodul mehrmals verschoben. Entsprechend durften seit Oktober 2020 grundsätzlich nur noch zertifizierte Kassensysteme verwendet werden, die folgende Merkmale aufweisen (siehe allerdings “Nichtbeanstandungsregelung“ im Text weiter unten):
  • ein Sicherheitsmodul
  • eine Speichermedium
  • eine digitale Schnittstelle.
Auch bestehende Kassensysteme müssen nachträglich mit einer TSE ausgestattet werden, sofern diese Nachrüstung technisch (“bauartbedingt”) möglich ist. Nicht nachrüstbare Geräte, die nach dem 25. November 2010 und bis Ende 2019 angeschafft wurden und die den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen, dürfen unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2022 weiterverwendet werden. Bei Betriebsprüfungen müssen die aufgezeichneten Daten in einem standardisierten Format – der “Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme” (DSFinV-K) – vorgelegt werden. Zudem können die Finanzbehörden mit unangekündigten Kassen-Nachschauen jederzeit die korrekte Nutzung der Systeme und vollständige Erfassung der Verkäufe prüfen.
Mit Schreiben vom 21. August 2020 äußert sich das BMF zudem zu Fragen der steuerlichen Behandlung der Kosten der Implementierung der tSE und der einheitlichen digitalen Schnittstelle nach § 4 KassenSichV. Aus Vereinfachungsgründen wird es nach Ziffer 3 des Schreibens  nicht beanstandet, wenn die Kosten für die nachträgliche erstmalige Ausrüstung bestehender Kassen oder Kassensysteme mit einer TSE und die Kosten für die erstmalige Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle eines bestehenden elektronischen Aufzeichnungssystems in voller Höhe sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Einzelaufzeichnungspflicht

In § 146 Absatz 1 Seite 3 AO wird nunmehr eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Kasseneinnahmen und -ausgaben festgeschrieben, sofern es sich nicht um einen Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung handelt. Damit wird dem Diktum des BFH (Urteil vom 12. Mai 1966) Rechnung getragen.
Allerdings stellt § 146 Absatz 1 Seite 4 AO klar, dass diese Ausnahme nicht bei der Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems, sondern ausschließlich bei offenen Ladenkassen zur Anwendung kommt.

Belegausgabepflicht

Soweit ein elektronisches oder PC-gestütztes Kassensystem (und keine offene Ladenkasse) im Einsatz ist, sind Unternehmen seit dem 1. Januar 2020 verpflichtet, unmittelbar einen Beleg (in Papierform oder bei Zustimmung des Kunden elektronisch) zu erstellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Der Beleg muss folgende Angaben enthalten:
  • Name und Anschrift des Unternehmers
  • Belegdatum und Vorgangsbeginn/-beendigung („Transaktionszeitraum“)
  • Anzahl und Art der gelieferten Waren/Dienstleistung
  • Transaktionsnummer
  • Bruttoentgelt sowie Umsatzsteuersatz
  • Seriennummer des Kassensystems oder der TSE
Aufgrund der Änderung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sind insbesondere Regelungen zu Taxametern, Kassenautomaten, Ladesäulen für E-Autos und Mindestangaben für Belege betroffen. Danach werden in § 6 KassenSichV für den Beleg, der von elektronischen oder computergestützten Kassensystemen und Registrierkassen auszugeben ist, als zusätzliche Mindestangaben der Prüfwert nach § 2 Seite 2 Nummer 7 KassenSichV und der fortlaufende Zähler festgelegt. Diese zusätzlichen Angaben sollen eine Belegverifikation auch außerhalb der Geschäftsräume der Steuerpflichtigen ermöglichen.
Ausnahme aus Zumutbarkeitsgründen
Sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt, kann aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität eine Befreiung von der Belegausgabepflicht erfolgen. Hierfür ist ein Antrag gemäß § 148 AO zu stellen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung stellt der zusätzliche Kostenaufwand der Unternehmen per se keinen Grund für eine sogenannte “sachliche oder persönliche Härte“ dar, die eine Befreiung rechtfertigen würde.

Kassen-Nachschau

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsmäßigen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems kann gemäß § 146b AO ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten eine sogenannte Kassen-Nachschau durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle resp. Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.

Verfahrensdokumentation

Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie zum Beispiel Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen, etc. enthalten.

Ordnungswidrigkeit

Wird ein nicht zertifiziertes Aufzeichnungssystem verwendet, kann dieses gem. § 379 Absatz 1 Seite 1 Nummer 5 in Verbindung mit Absatz 4 AO mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro als Gefährdungstatbestand geahndet werden.
Bußgelder können ab 2020 nicht nur gegen den Unternehmer erhoben werden, der ein nicht ordnungsgemäßes Kassensystem führt, sondern auch gegen Vertreiber derartiger Systeme bzw. Manipulationssoftware. Ein Inverkehrbringen (und sogar Bewerben) von Systemen, die nicht den Anforderungen des § 146a AO entsprechen, ist nach § 379 Absatz 1 Seite 1 Nummer 6 in Verbindung mit Absatz 6 AO eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden kann. 
Ein Bußgeld kann bei Verstoß unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist oder nicht, verhängt werden.
Hinweis: Sollten durch den Nicht-Einsatz eines zertifizierten Auszeichnungssystems sogar Steuerverkürzungen eingetreten sein, so sind § 370 (Steuerhinterziehung) und § 378 AO (leichtfertige Steuerverkürzung) anwendbar.
 
Das BMF hat am 22. Juni 2021 FAQs im Hinblick auf das Kassengesetz veröffentlicht, die die neueste Rechtslage berücksichtigen und eine Hilfestellung bei allgemeinen Fragen liefern können. Sie können hier abgerufen werden:  www.bundesfinanzministerium.de. Der DIHK bietet ein Informations­blatt zu den steuerlichen Anforde­rungen in dem die neuen Vorgaben zur Belegausgabe und der Verwen­dung einer zertifizierten Sicher­heitseinrichtung erläutert werden. Weitere Informationen zu den Anforderungen an Kassensysteme können Sie auch über den Podcast „handelkompetent“ des Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrum Handel erhalten.

Weitere Informationen