Dienstreisen richtig abrechnen

Der Arbeitgeber darf nach Paragraf 3 Nr. 16 des Einkommensteuergesetzes dem Arbeitnehmer entstandene Aufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit steuerfrei erstatten. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist. Zudem sind den Erstattungen Grenzen in der Höhe gesetzt.

Erste Tätigkeitsstätte

Eine "erste Tätigkeitsstätte" liegt bei einer "ortsfesten Einrichtung des Arbeitgebers, eines Dritten oder eines verbundenen Unternehmens" vor, wenn der Arbeitnehmer dieser dauerhaft zugeordnet ist oder an ihr dauerhaft arbeiten soll. "Dauerhaft" bedeutet, dass der Arbeitnehmer unbefristet oder über 48 Monate hinaus dort arbeiten soll. Arbeitet der Beschäftigte an mehreren Orten und ordnet der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte zu, ist die Betriebsstätte zu wählen, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich beziehungsweise zwei volle Arbeitstage arbeitet oder mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit verbringt. Gelten diese Kriterien für mehrere Tätigkeitsstätten, so kann der Arbeitgeber die Festlegung treffen. Alternativ gilt diejenige, die am nächsten zur Wohnung liegt.

Fahrtkosten

Für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte gilt eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro je einfachen Kilometer. Reisende können diese steuerlich als Werbungskosten geltend machen. Fahrten zu anderen Standorten beziehungsweise bei Auswärtstätigkeiten sind als Dienstreise zu behandeln und mit 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer per Pkw steuerfrei abzurechnen. Bahn- oder Flugkosten können steuerfrei erstattet werden.

Verpflegungspauschale

Ist der Arbeitnehmer über acht Stunden auswärts tätig und von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend, kann er zwölf Euro steuerfrei erhalten. Ist er mehrtägig auswärts tätig, kann er für jeden An- und Abreisetag zwölf Euro, egal wann er losfährt oder ankommt, steuerfrei bekommen. Für volle Tage mit 24 Stunden stehen Reisenden 24 Euro zu. Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten besondere Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium (BMF) mit einem Schreiben im Dezember für das Folgejahr bekannt gibt.

Mahlzeiten

Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit Mahlzeiten steuerfrei erstatten. Voraussetzung ist, dass die Rechnung auf den Arbeitgeber lautet, der die Mahlzeiten auch tatsächlich zahlt. Die Mahlzeit darf 60 Euro inklusive Umsatzsteuer pro Arbeitnehmer nicht übersteigen. Im Gegenzug muss der Arbeitgeber eine ausgezahlte Verpflegungspauschale kürzen. Die Kürzung erfolgt nach festgelegten Prozentsätzen. Von der Pauschale sind für ein Frühstück 20 Prozent vom Tageshöchstsatz (24 Euro) abzuziehen - für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40 Prozent vom Tageshöchstsatz. Das Ergebnis: Bei Vollverpflegung wird die Verpflegungspauschale auf null Euro gekürzt. Kann der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale erhalten, etwa weil er acht Stunden oder weniger unterwegs ist, und erhält er dennoch eine Mahlzeit, ist diese mit einem Sachbezugswert zu bewerten. Der Sachbezugswert beträgt ab 1. Januar 2017 für ein Frühstück 1,70 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen 3,17 Euro. Dieser Wert ist entweder beim Arbeitnehmer zu versteuern, mit 25 Prozent pauschaler Lohnsteuer vom Arbeitgeber zu besteuern oder mit anderen Kosten des Arbeitnehmers - etwa Fahrtkosten - zu verrechnen.

Unterkunftskosten

Der Arbeitgeber kann nachgewiesene Kosten der Unterkunft bei Dienstreisen eines Arbeitnehmers übernehmen. Kann der Arbeitnehmer die Kosten nicht durch einen Beleg nachweisen, gilt eine steuerfreie Pauschale von 20 Euro im Inland. Die Pauschalen für Übernachtungen im Ausland sind im BMF-Schreiben festgelegt.

Daniela Karbe-Geßler

Veröffentlicht am 2. Januar 2017