Was sich für Unternehmen ändert

Carsten Döring: Im B2B-Bereich kommt die E-Rechnung zum 1. Januar 2025, das heißt, alle Unternehmen müssen sich empfangsbereit machen. Die Pflicht zum Empfangen von ERechnungen gilt nur für Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmern. Für das Ausstellen von Ausgangsrechnungen gibt es für die Betriebe eine zweijährige Übergangsphase, in der Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen (wie zum Beispiel PDFs) aber weiterhin zulässig bleiben. Ab dem 1. Januar 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich dann verpflichtend. Allerdings gibt es auch ein paar Ausnahmen. Nicht betroffen von der E-Rechnungspflicht sind etwa Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250 Euro, Rechnungen für Fahrausweise, steuerfreie Umsätze ohne Recht zum Vorsteuerabzug und B2C-Umsätze. Unternehmer mit maximal 800.000 Euro Vorjahresumsatz haben ein Jahr länger Zeit, um E-Rechnungen auszustellen. An das Finanzamt gibt es zunächst keine Meldepflicht: Das sogenannte Digital Reporting soll erst zu einem späteren Zeitpunkt, frühestens ab 2028, eingeführt werden.

Döring: Folgende Fragen müssen sich alle Unternehmen stellen: Wie viele ERP-Systeme kommen zum Einsatz? Und in welchen weiteren Systemen/Modulen werden rechnungsbearbeitende Prozesse auf der Eingangs- und Ausgangsseite durchgeführt? Denn für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Ulrich Schmidt: Je nachdem, wie weit die Digitalisierung im Unternehmen bereits fortgeschritten ist, sind die zu überwindenden Hürden unterschiedlich hoch. Dabei sind es nicht nur die technischen Herausforderungen (Empfangskanäle, Formatwandlung, Archivierung), sondern auch organisatorische (Rechnungsprüfung und Weiterverarbeitung). Grundsätzlich dürfte für alle Unternehmen die Überprüfung folgender Punkte anstehen: Wie nehmen wir elektronische Rechnungen an? Wie prüfen wir elektronische Rechnungen? Wie verwahren wir elektronische Rechnungen?

Schmidt: Es ist zunächst zu unterscheiden, ob die Rechnung im Bereich B2C oder B2B gestellt wird. Die gesetzliche Regelung zur Einführung der elektronischen Rechnung ab 2025 bezieht sich auf den Versand/Empfang von Rechnungen im Bereich B2B. Im Bereich B2G gibt es ja schon seit 2020 die Verpflichtung zur Übermittlung von XRechnungen an Bundesbehörden. Im Bereich B2B gilt ein einfaches PDF – auch wenn es ein digitales Format darstellt – nicht als elektronische Rechnung im Sinne der gesetzlichen Regelung des Wachstumschancengesetzes. Daher ist die Antwort hier zunächst einmal Nein. Im Rahmen einer Übergangsregelung ist der Versand einfacher PDFRechnungen jedoch unter den oben bereits genannten Ausnahmen weiterhin zulässig, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers. Für die Übermittlung via EDI gibt es ebenfalls Ausnahmeregelungen.

Schmidt: Auch wenn es seitens des Gesetzgebers nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist (es können auch andere technisch-organisatorische Vorkehrungen getroffen werden): Nur ein Informationsmanagementsystem oder eine Dokumentenmanagementlösung mit Archivkomponente liefert die künftig benötigten Bestandteile einer Unternehmens-IT. Es wird damit nicht nur die Aufbewahrungspflicht erfüllt, sondern der korrekte Umgang mit elektronischen Rechnungen wird ermöglicht und enorm vereinfacht. Der Prozess für Ein- und Ausgangsrechnungen kann digital optimal unterstützt werden. Auch kleine „technische Helferlein“ gibt es natürlich, wie die Formatprüfung und Validierungstools oder Formatwandler wie die OpenXRechnungToolbox. Diese bietet eine grafische Benutzeroberfläche zu den mit dem Standard XRechnung herausgegebenen Tools. Die Software UltramarinViewer verwendet die von der deutschen Koordinierungsstelle für IT-Standards bereitgestellte XRechnungs- Visualisierung und erleichtert damit die Prüfung von XRechnungen. Das Bundesfinanzministerium möchte die Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung elektronischer Rechnungen unterstützen. Eine solche Lösung soll vor dem 1. Januar 2025 allen Unternehmen zur Verfügung stehen.