Mysterium Berichtsheft – unsere Profis klären auf

Dazu habe ich unsere zwei IHK Experten Neele Nielsen und Niklas Möller zu den häufigsten Fragen und Problemen interviewt. Niklas Möller sitzt im Geschäftsbereich Ausbildungsberatung und Prüfungskoordination der IHK Flensburg und dementsprechend direkt an der Quelle. Neele Nielsen ist Mitarbeiterin im Service-Center der IHK Flensburg, der ersten Anlaufstelle bei Fragen von Auszubildenden.

1. Begriffsklärung: Warum führt man ein Berichtsheft?

In einem Ausbildungsnachweis – in Schriftform Berichtsheft genannt – dokumentiert ihr als Azubis sämtliche Stationen und Inhalte eurer dualen Ausbildung. Es dient als Nachweis, dass die sachliche und zeitliche Gliederung laut Ausbildungsvertrag eingehalten wurde und zusätzlich als Vorbereitung für die Abschlussprüfung. „Ein lückenlos geführtes Berichtsheft ist Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung und als Pflicht im Ausbildungsvertrag festgelegt“, sagt Neele. Die IHK prüft als zuständige Stelle die Form und Vollständigkeit des Berichtsheftes. Deswegen muss das Berichtsheft der IHK Flensburg bei Prüfungsanmeldung digital über das Bildungsportal vorliegen. Niklas betont, dass es ein Irrglaube ist, dass jeder Auszubildende am Tag seiner Abschlussprüfung seinen Ausbildungsnachweis ausgedruckt dabeihaben muss. Außerdem: Bei einer Prüfung werden keine Dinge aus dem Berichtsheft abgefragt.

Weiterlesen: Einfach machen – das IHK-Bildungsportal

2. Muss der Ausbildungsnachweis wöchentlich oder monatlich und über das Bildungsportal erfolgen?

Für uns Azubis gilt eine bundesweite Empfehlung zur wöchentlichen Führung des Berichthefts. Das Bildungsportal der IHK Flensburg gibt deshalb eine wöchentliche und digitale Führung vor. Wer seine Berichte nicht digital über das Bildungsportal einreichen möchte, sondern sie lieber handschriftlich verfassen will, darf dies auch tun. Gleiches gilt für monatliche Berichte. Diese können nicht digital über das Bildungsportal geführt werden und müssen dementsprechend handschriftlich oder über einen anderen digitalen Berichtsheftanbieter erfolgen. Auch die Nutzung firmeninterner Vorlagen oder Programme ist gestattet. Solltest du die Berichte nicht wöchentlich digital einreichen, ist es wichtig, dass diese bis zur Prüfungsanmeldung gesammelt vorliegen. Dazu lädst du sie eingescannt und als zusammenhängende PDF-Datei im Bildungsportal der IHK Flensburg hoch. „Nur so kann die Prüfungsanmeldung durchgeführt werden“, sagt Neele.

Ihr merkt, am einfachsten ist eine von Anfang an wöchentliche und digitale Führung über das Bildungsportal. Noch eine Randinfo: Solltet ihr zu Beginn eurer Ausbildung das Berichtsheft handschriftlich geführt haben, könnt ihr jederzeit auf das Bildungsportal umschwenken. In diesem Fall müssen alle anfänglichen handschriftlichen Berichte als zusammenhängende PDF-Datei hochgeladen werden.

3. Wie solltet ihr euer Berichtsheft führen?

Vonseiten der IHK Flensburg gibt es keine genauen Vorgaben zur Führung des Ausbildungsnachweises. Ob die Berichte im Fließtext oder stichwortartig geschrieben werden, ist nicht relevant. Hier gelten die Vorgaben des Betriebes und eurer Ausbilderin oder eures Ausbilders. „Wichtig ist lediglich, dass die Berichte so verfasst werden, dass Dritte den Kontext verstehen können“, betont Niklas. Dies ist spätestens bei der Berichtsprüfung durch die IHK im Rahmen der Prüfungsanmeldung relevant.

Es gibt natürlich noch einige weitere Dinge zu beachten, die ich euch im Folgenden zusammengefasst habe.

Vorbereitung:
Macht es euch einfach: Schreibt jeden Freitagnachmittag oder Montagvormittag euren Nachweis der vorangegangenen Woche. So sind die Erinnerungen noch frisch und nichts Wichtiges geht verloren.
Und noch ein Tipp: Um nichts zu vergessen, führt schon in der Woche ein kleines Notizheft, in dem ihr täglich stichwortartig eure Aufgaben notiert. Dann müsst ihr nur noch die gesammelten Informationen zusammentragen – einfacher geht’s nicht. Alternativ könnt ihr auch eure To-do-Listen von jedem Tag sammeln und euch daran orientieren. Auch kann jederzeit online auf das Ausbildungsportal zugegriffen werden, sodass ihr auch schon während der Arbeit schnell digital Stichpunkte sammeln könnt.

Jetzt geht es ans Eingemachte, das eigentliche Schreiben:

Der eigentliche Bericht kann sowohl als Fließtext als auch nur stichwortartig verfasst werden. Dies liegt in eurer Hand oder der eures Ausbilders. „Prinzipiell gilt beim eigentlichen Schreiben: Fragt, was euer Ausbilder von euch erwartet, hier ist er der Boss“, sagt unser Profi Niklas. Auch von Abteilung zu Abteilung kann jeder Ausbilder etwas anderes von euch erwarten.

Erläutert, was ihr die Woche über gemacht, welche Aufgaben ihr übernommen und was ihr Neues gelernt habt. Einige Sachen dürft ihr gerne etwas detaillierter ausführen. Ein Tipp von Niklas: Verknüpft schon beim Schreiben die gelernten Inhalte aus Schule und der Praxisarbeit im Betrieb, so merkt ihr euch Sachen besser.

Hier ein fiktives Beispiel für einen wöchentlichen Eintrag:

Neben euren Tätigkeiten auf der Arbeit, müsst ihr auch Berichte über eure Tätigkeiten in der Schule führen. Hier reichen aber kurze Stichworte, meist sind keine längeren Erklärungen notwendig.

In dem Feld „Unterweisungen oder betrieblicher Unterricht“ könnt ihr Schulungen, Seminare oder Einweisungen aufführen, wie zum Beispiel eine Brandschutzbelehrung. Manche Unternehmen führen auch zu Beginn der Ausbildung kleine Schulungen zum Thema Word oder Excel durch, auch so etwas könnt ihr in dieses Feld schreiben. Wenn dies aber meistens leer bleibt, ist das völlig normal.

Am Ende sendet ihr den Bericht digital im Bildungsportal ab oder reicht den handschriftlichen Bericht an euren Ausbilder weiter.

Abgelehnt und jetzt?

Von Zeit zu Zeit kommt es vor, dass euer Ausbilder euren Bericht ablehnt. Dies passiert meist zu Beginn, wenn noch nicht genau geklärt ist, was euer Ausbilder von euch verlangt. Das ist aber überhaupt nicht schlimm und ganz normal. Die Berichte werden immer mit einem Kommentar abgelehnt, sodass ihr direkt einen Anhaltspunkt habt, was das Problem ist und ihr euren Bericht überarbeiten könnt. Wenn nicht, dann fragt einfach nach. In den meisten Fällen ist das Problem schnell beseitigt und ihr könnt euren Bericht erneut absenden.

4. Gibt es noch weitere Dinge zu beachten?

Ein paar Dinge solltet ihr noch wissen, um euch das Leben nicht unnötig schwer zu machen.

Das Datum muss stimmen! Da eine lückenlose Dokumentation gewährleistet sein muss, darf es im Bildungsportal keine zeitlichen Lücken geben und die komplette Woche, inklusive Wochenende, muss im Bildungsportal angegeben werden.

Rechtzeitig sein! Am Tag der Prüfungsanmeldung darf der letzte Bericht maximal 14 Tage zurückliegen.

Während der Arbeitszeit schreiben! Jeder Ausbildungsbetrieb ist verpflichtet, seinen Auszubildenden während der Arbeitszeit Zeit zum Schreiben des Berichtsheftes zu geben.

Nehmt euch Zeit! Lasst euch Zeit beim Schreiben, überprüft die E-Mail-Adresse des Ausbilders auf Richtigkeit, sonst kommt der Bericht nicht an. Auch auf Rechtschreibung sollte geachtet werden.

Es ist eine Pflicht! Mit dem Unterschreiben des Ausbildungsvertrages verpflichtet sich jeder Auszubildende zum Führen eines Berichtsheftes und der Ausbildungsbetrieb zu einer vorschriftsgemäßen Ausbildung.

Du hast noch Fragen zum Berichtsheft oder zum Bildungsportal der IHK Flenbsurg? Unser Service-Center (Telefon: 0461 806-806, service@flensburg.ihk.de) hilft dir gerne weiter.

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Veröffentlicht Oktober 2020
Autorin: Maja