Anforderungen an die Kassenführung

Allgemeines

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden verstärkt ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Seit die Finanzverwaltungen Manipulationen an elektronischen Registrierkassen aufgedeckt haben, stehen Forderungen nach technischen Manipulationsschutzmaßnahmen (Stichwort: „INSIKA) im Raum, die Eingang in ein Gesetzgebungsverfahren gefunden haben, das Ende Dezember 2016 seinen Abschluss gefunden hat (siehe unten).

Ferner lief zum 31. Dezember 2016 die Übergangsfrist zur Nachrüstung von elektronischen Kassen ab. Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, die die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen waren spätestens bis Ende 2016 auf den geforderten technischen Stand zu aktualisieren.

Was gilt nun im Einzelnen?

Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gem. §§ 140 - 148 AO, § 238 ff. HGB führen, welche auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben (Kassenbuch) umfassen. Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Buchführungspflichtig sind alle Kaufleute, aber auch Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro beziehungsweise mehr als 600.000 Euro Umsatz.

Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung, sog. § 4 Abs. 3 - Rechner, ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist aber auch hier eine Einzelaufzeichnung, die in der geordneten Ablage von Belegen bestehen kann. Führen Einnahmen-Überschussrechner allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Die gesetzlichen Regelungen sehen nach wie vor keine Festlegung hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Eine Registrierkassenpflicht gibt es nach aktueller Rechtslage nicht. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier- beziehungsweise PC-Kasse verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und detailliert aufgezeichnet werden.

Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse funktioniert ohne technische Unterstützung und wird deshalb auch Schubladenkasse genannt. Diese ist häufig bei Kleinstbetrieben oder Marktbeschickern anzutreffen. Da durch die Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss) vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden.

Bei Bareinnahmen und -ausgaben gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht, die nunmehr gesetzlich fixiert ist. Da sich diese jedoch „im Rahmen des Zumutbaren“ bewegen muss, kann hierauf insbesondere bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verzichtet werden.

Registrier- beziehungsweise PC-Kassen

Hinsichtlich des Einsatzes elektronischer Registrierkassen hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten in einem BMF-Schreiben vom 26. November 2010 festgelegt.

Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 AO sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren, sofern sie mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Dieses betrifft Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler. Die Aufbewahrungsdauer beträgt regelmäßig zehn Jahre, wobei eine Verlängerung insbesondere durch eine Betriebsprüfung eintreten kann.

Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugten Rechnungen im Sinne von § 14 Umsatzsteuergesetz unveränderbar und vollständig aufzubewahren.

Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass alle Verkaufsvorgänge dokumentiert werden, wenn Warenverkäufe mit Hilfe eines modernen PC-Kassensystems erfasst werden. Dazu gehören: Datum, Zeit, Bediener/Verkäufer, Artikelbezeichnung, Anzahl und Einzelpreis sowie Gesamtpreis. Die Vorlage eines Tagesendsummenbons (sogenannter Z-Bon) ist nicht ausreichend. Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Umsätze von Trainingsbedienern (Stichwort: Trainee-Taste) auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden. Gleiches gilt für die vollständige Nachvollziehbarkeit von Storno-Buchungen. Für Buchungen gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit, das heißt zwischenzeitlich erfolgte Änderungen müssen protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Dieses gilt unter Umständen auch für Änderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem.

Vorzuhalten ist auch eine Verfahrensdokumentation, die neben einer allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen) auch eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthält.

Wenn formelle oder sachliche Mängel vorliegen, die so wesentlich sind, dass von ordnungsmäßiger Buchführung nicht mehr gesprochen werden kann, darf die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen, das heißt ihre Anerkennung versagen. Ob ein derart schwerwiegender Mangel tatsächlich gegeben ist, beurteilt sich danach, ob trotz des Mangels die Nachprüfung der Bilanz innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist. Das Vorliegen formeller Mängel in der Kassenführung reicht hierzu in der Regel nicht aus, dennoch geben diese einem Betriebsprüfer Anlass für weitergehende Prüfungen, um die Beweiskraft der Buchführung zu erschüttern. Liegt jedoch ein materieller Mangel vor – beispielsweise unvollständiges Verbuchen von Einnahmen – besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kasse zu verwerfen. Dies eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (ggf. Vollschätzung) nach § 162 AO.

Ende 2016 wurde das neue Kassengesetz beschlossen, das unter anderem die Umstellung von elektronischen Registrierkassen auf ein fälschungssicheres System vorsieht. Sogenannte elektronische Aufzeichnungssysteme, deren Definition und Umfang noch offen ist, müssen ab 2020 durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden, so dass eine Löschung von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Die technischen Anforderungen definiert und zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI).

Außerdem wird eine Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an Kunden eingeführt. Aus Gründen der Praktikabilität können sich jedoch Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, von der Belegausgabepflicht befreien lassen.

Daneben wird es eine Meldepflicht an das zuständige Finanzamt bezüglich der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme geben. Zusätzlich zu den schon vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle wurde zum 1. Januar 2018 die Möglichkeit der Kassennachschau eingeführt – also unangemeldete Kontrollen durch die Steuerbehörden, um möglichen Steuerbetrug aufzudecken.

Die weiteren Neuregelungen gelten ab 2020 für alle Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen.

Einen guten Überblick finden Sie im Merkblatt der OFD Karlsruhe zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung

Quelle: IHK Region Stuttgart