Anforderungen an Kassensysteme

UPDATE:
Unternehmen in Rheinland-Pfalz erhalten mehr Zeit für die Ausrüstung elektronischer Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Um die Unternehmen vor dem Hintergrund der Corona Krise und den Folgen daraus nicht noch mehr zu belasten, wurde am 22.07.2020 vom rheinland-pfälzischen Finanzministerium eine Fristverlängerung bis zum 31.03.2021 beschlossen. Das Ministerium bekräftigte gleichzeitig die Bedeutung manipulationssicherer Registrierkassen.
Möglich ist die Fristverlängerung, wenn eine der beiden nachfolgenden Fallgruppen vorliegt:
a) Der Steuerpflichtige hat bis spätestens 31. August 2020 einen Kassenfachhändler, einen Kassenhersteller oder einen anderen Dienstleister im Kassenbereich mit dem Einbau einer TSE verbindlich beauftragt und von diesem eine Bestätigung eingeholt, dass eine Implementierung bis zum 30. September 2020 nicht möglich ist.
b) Der Steuerpflichtige hat den Einbau einer cloudbasierten TSE vorgesehen.
Die Unternehmen müssen dem Finanzamt lediglich melden, wenn sie die Voraussetzungen erfüllen und von der Fristverlängerung Gebrauch machen wollen. Auf der Homepage des Landesamts für Steuern (www.lfst-rlp.de) sind ein Hinweis sowie - zur Erleichterung der Meldung - auch ein Vordruck eingestellt.
Die „händische“ Kasse befindet sich mittlerweile nur noch sehr eingeschränkt im Einsatz. Weit verbreitet sind die elektronischen Registrierkassen, an denen durch unzulässige Software und nachträgliche Storno-Buchungen Manipulationen möglich sind, durch die die Steuerschuld illegal vermindert werden kann. Unternehmen mit Bargeldverkehr müssen die Umsätze aber vollständig und nachvollziehbar dokumentieren und nachweisen können. Alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme im Einsatz haben, sollen daher verpflichtet werden, diese entsprechend umzurüsten oder neue Systeme anzuschaffen. Dies betrifft vor allem Einzelhändler, aber auch Gastronomen, Kantinenbetreiber oder Taxi- und Busunternehmen.
Was die Finanzverwaltung von den Kassennutzern erwartet und welche Anforderungen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften gefordert werden, hat die Finanzverwaltung bereits klargestellt. An den niedergelegten Aussagen hat sich auch durch die am 14. November 2014 veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 1124 KB)des Finanzministeriums nichts geändert. Diese GoBD wurden zwischen den Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, und den steuerberatenden Berufen abgestimmt und umfassen praxisgerecht die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung. Danach müssen elektronische Registrierkassen unter anderem alle steuerlich relevanten Einzeldaten vollständig und unveränderbar zehn Jahre lang speichern. Ausschließlich Rechnungsendsummen aufzuzeichnen ist unzulässig. Bisher erfüllen in der Regel nicht alle elektronischen Registrierkassen die technischen Voraussetzungen, um beispielsweise Journal-, Auswertungs-, Programmierdaten oder Stammdatenänderungen im Gerät zu speichern. Daher müssen diese Daten dann unveränderbar extern und maschinell auswertbar gespeichert werden. Dabei sind auch Einsatzorte und Einsatzzeiträume einer Kasse zu protokollieren.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) mit Schreiben vom 11. Juli 2019 neu gefasst. Unter anderem wurde in den GoBD folgendes geändert:
  • Klarstellung zur Nutzung von Cloud-Systemen
  • Neufassung der Definition, wann eine Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist (offene Ladenkasse mit Verweis auf § 146 AO)
  • Neufassung der Ausführungen zu elektronischen Meldungen bzw. Datensätzen
  • Klarstellung zum bildlichen Erfassen von Papierdokumenten
  • Ergänzung beim Datenzugriff
BMF-Schreiben “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” (Stand: 28. November 2019)
Kassensysteme, die diese technischen Vorgaben nicht erfüllen, müssen ersetzt werden. Jeder Nutzer elektronischer Registrierkassen ist verpflichtet zu prüfen, ob eine Nachrüstung seines Kassensystems beispielsweise durch Software-Updates möglich ist.
Wegen der besonderen Relevanz der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung in der Betriebsprüfung sollten sich alle Betriebe mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut machen und auf deren konsequente Befolgung achten. Denn ist die Kassenführung fehlerhaft, kann die Finanzverwaltung die Buchhaltung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen.
Zudem sollen elektronische Registrierkassen nach einem Gesetzentwurf der Bundesregierung vom 13. Juli 2016 künftig über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Der Entwurf schreibt keine bestimmte Lösung vor, sondern ist technologieoffen und herstellerunabhängig ausgestaltet.
Ab dem 1. Januar 2020* sind alle Unternehmen, die elektronische Kassen benutzen, verpflichtet, diese mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten. Zurzeit sind jedoch noch keine technologischen Lösungen beziehungsweise zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen verfügbar. Da es absehbar nicht möglich sein wird, dass die technischen Sicherheitseinrichtungen bis Ende des Jahres zur Verfügung stehen, steht eine Verschiebung des Anwendungszeitpunkts in Aussicht. DIHK und IHKs stehen mit der Finanzverwaltung in Kontakt. Auf einer aktuellen Bund-Länder-Arbeitsgruppensitzung (25./26. September 2019) wurde nunmehr eine entsprechende “Nichtaufgriffsregelung” mit Wirkung längstens bis zum 30. September 2020 beschlossen. Zugleich wurde vereinbart, dass entsprechende Meldungen der Unternehmen erst bei Verfügbarkeit eines elektronischen Meldeverfahrens durch die Finanzverwaltungen erfolgen müssen.

Hinweis: Mit einer derartigen Nichtbeanstandungsregelung kann dem Umstand Rechnung getragen werden, dass eine flächendeckende Ausstattung der Kassen nicht mehr fristgerecht möglich ist. Unternehmen bekommen nunmehr Zeit, die für ihre Kassensysteme passenden Sicherheitseinrichtungen auszuwählen und zu implementieren. Jedoch dürfen die Maßnahmen nicht auf die lange Bank geschoben werden, vielmehr sollten die Betriebe rasch auf ihre Kassenhersteller zugehen, um gemeinsam passgenaue Sicherheitslösungen finden. Hierzu empfiehlt es sich, einen Zeitplan für die Umstellung zu erstellen und die vorgenommenen Maßnahmen zu dokumentieren.

*Hinweis: Fristverlängerung auf 31.03.2021 > siehe oben
Unternehmen, die bereits eine neue Kasse gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 angeschafft haben und diese bauartbedingt nicht aufrüstbar ist, soll eine längere Umsetzungsfrist, voraussichtlich bis zum 31. Dezember 2022, eingeräumt werden. Eine Einführung einer allgemeinen Registrierkassenpflicht ist allerdings nicht vorgesehen, da dies aus Sicht des Bundesministeriums der Finanzen unverhältnismäßig wäre. Dies gälte insbesondere bei Wochenmärkten, Volks- oder Gemeindefesten oder beispielsweise bei Hofläden.
Ergänzend zu den vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle kann mit einer sogenannten Kassen-Nachschau ab 1. Januar 2018 die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsmäßigen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems gemäß § 146b Abgabenordnung ohne vorherige Ankündigung geprüft werden. Die gesetzliche Grundlage bildet das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“. Verstöße können mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.