Angaben auf Geschäftsbriefen

Nichtkaufleute

Für Gewerbetreibende die nicht im Handelregister eingetragen sind besteht keine allgemeine Pflicht zu Angaben auf Geschäftsbriefen. Grundsätzlich sind jedoch die Angaben folgender Informationen auf den Geschäftsbriefen ratsam:
  • Vor- und Zuname
  • ladungsfähige Anschrift
  • bei der GbR die Vor- und Zunamen aller Gesellschafter

Kaufleute

a) Für alle Einzelkaufleute (vgl. § 37 a HGB) Personengesellschaften (OHG und KG) und Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) sind die folgenden Angaben zwingend vorgeschrieben:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft (OHG, KG, GmbH, AG) bzw. der die Kaufmannseigenschaft kennzeichnende Zusatz eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine Abkürzung wie e. K., e. Kfm., e. Kfr.
  • der Sitz der Gesellschaft bzw. der Ort der Handelsniederlassung des Kaufmanns
  • das Registergericht und die Handelsregisternummer
b) zusätzlich bei Personengesellschaften (OHG und KG), bei denen kein (persönlich haftender) Gesellschafter eine natürliche Person ist (vgl. §§ 125 a, 177 a HGB):
  • ein Hinweis auf die Haftungsbeschränkung (GmbH & Co. OHG, GmbH & Co. KG)
  • die Firmen der (persönlich haftenden) Gesellschafter
  • sowie auch für die (persönlich haftenden) Gesellschafter alle für diese jeweils vorgeschriebenen weiteren Angaben entsprechend den unter a) und c) bzw. a) und d) aufgeführten Unterpunkten
c) zusätzlich bei der Rechtsform GmbH (vgl. § 35 a GmbHG):
  • alle Geschäftsführer und deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern ein Aufsichtsrat gebildet wurde und dieser einen Vorsitzenden hat, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden
  • befindet sich die GmbH in Liquidation, so ist dies ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben. Hier treten die Liquidatoren an die Stelle der Geschäftsführer (vgl. § 71 V 1 GmbHG).
d) zusätzlich bei der Rechtsform AG (vgl. § 80 AktG):
  • alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen
  • der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • befindet sich die AG in Abwicklung, so ist dies ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben. Hier treten die Abwickler an die Stelle der Vorstandsmitglieder. (vgl. § 268 IV 1 AktG).
Wird der Angabenpflicht nicht nachgekommen, kann das Registergericht Zwangsgeld bis zu einem Betrag von fünftausend EUR im Einzelfall festsetzen.

Was sind Geschäftsbriefe?

Zu den "Geschäftsbriefen" zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, welche die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Die äußere Form der Mitteilung ist hierbei bedeutungslos. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint, sondern auch z. B. Postkarten etc. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Nachricht in Schriftform (Papier oder Bildschirm) erhält. Geschäftsbriefe sind daher z. B.:
  • mittels Telefax oder E-Mail übermittelte Schreiben
  • Geschäftsrundschreiben
  • gleichförmige Kaufangebote
  • Preislisten
  • Bestellscheine
  • formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z. B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen)
  • Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigung)
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z. B.:
  • interner Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen oder Niederlassungen Ihres Unternehmens,
  • Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (z. B. Werbeschriften, Info-Post, Zeitschriftenanzeigen),
  • Mitteilungen und Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.
In Zweifelsfällen ist es ratsam, die Mitteilung (so insbesondere beim Kurzbrief) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden.

Wo sind die Angaben zu machen?

Die Angaben zur Firma einschließlich Rechtsformzusatz sind grundsätzlich in den Briefkopf zu schreiben. Für die Rechtsform, die Handelsregisternummer usw. hat es sich eingebürgert, diese in der so genannten Fußzeile anzugeben.