Office-Manager*in (IHK) - Blended Learning

Im Zertifikatslehrgang Office-Manager*in (IHK) erwerben Sie vertiefte Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich des Officemanagements. Der methodische Ansatz ist praxisorientiert und reflexiv, was Ihnen ermöglicht, das Erlernte direkt in Ihrem Arbeitsumfeld anzuwenden. Ein zentraler Bestandteil des Lehrgangs ist das Lernen der Inhalte von- und miteinander: die Teilnehmenden stehen im Mittelpunkt. Durch eine aktive Mitarbeit werden die Inhalte sowohl auf kognitiver als auch auf affektiver Ebene vermittelt.

Modul 1: Grundlagen und Bedeutung eines effizienten Officemanagements

• Definition und Ziele des Officemanagements
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Einfluss auf die Unternehmensstruktur
• Vorteile eines effizienten Officemanagements
• Best Practices und Standards

Modul 2: Effiziente Chefentlastung - auch für mehrere Vorgesetzte

• Ein oder mehrere Vorgesetzte - wo ist der Unterschied?
• Priorisierung und Zeitmanagement
• Effektive Kommunikationstechniken
• Delegation von Aufgaben
• Nutzung digitaler Tools zur Chefentlastung
• Konfliktmanagement bei widersprüchlichen Anforderungen

Modul 3: Zeit- und Selbstmanagement

• Arbeitstypbestimmung
• Erstellung und Nutzung von To-Do-Listen
• Priorisierungstechniken (z.B. Eisenhower-Matrix, ABC, ALPEN etc.)
• Erkennen und Umgang mit Zeitfressern
• Techniken zur Steigerung der persönlichen Effizienz
• Nutzung von Kalender- und Planungstools
• Kollaborationstechniken

Modul 4: Kommunikation

• Grundlagen der effektiven Kommunikation
• Kommunikationsmodelle und -theorien
• Feedback geben und empfangen
• Konfliktlösung und Mediation
• Nutzung digitaler Kommunikationswerkzeuge
• Vorträge halten

Modul 5: Teamentwicklung und Teambuilding

• Teamrollen
• Phasen der Teamentwicklung
• Methoden zur Förderung des Teamzusammenhalts
• Resiliente Teams gestalten
• Agile Teams fördern
• Rolle der Führungskraft im Teambuilding
• Workshops und Aktivitäten zur Teamentwicklung
• Konfliktmanagement im Team

Modul 6: Ablage und Dokumentenverwaltung

• Grundlagen der Dokumentenverwaltung
• Digitale vs. analoge Ablage
• Rechtliche Anforderungen und Datenschutz
• Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
• Effiziente Archivierungsstrategien

Modul 7: Prozesssteuerung und Struktur

• Analyse und Optimierung von Arbeitsprozessen
• Einführung von Standard Operating Procedures (SOPs)
• Nutzung von Prozessmanagement-Software
• Methoden zur Qualitätssicherung
• Kontinuierliche Prozessverbesserung (Kaizen)

Modul 8: Stressmanagement

• Ursachen und Symptome von Stress
• Techniken zur Stressbewältigung
• Work-Life-Balance
• Entspannungs- und Achtsamkeitsübungen
• Betriebliche Gesundheitsförderung

Modul 9: Changemanagement

• Grundlagen des Changemanagements
• 8-Stufen-Modell nach Kotter
• Stakeholder, Projektkoalition und Multiplikatoren
• Phasen des Veränderungsprozesses
• Kommunikation im Veränderungsprozess
• Umgang mit Widerstand und Ängsten
• Erfolgsmessung und Nachbereitung von Veränderungen

Seminarziel

Nach Abschluss der Seminare sind die Teilnehmer*innen in der Lage, die gelernten Inhalte anzuwenden, zu analysieren und Lösungsmodelle zu entwickeln. Sie sind sich der Bedeutung eines effizienten Officemanagements hinsichtlich der vermittelten Module bewusst, können diese einschätzen und entsprechend anwenden und analysieren und adaptieren.

Dozentin

Natascha Schwemmle verfügt über 30 Jahre Erfahrung im Officemanagement, gesammelt in Regierungsinstitutionen, Versicherungen, Banken, der freien Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung. Ihre Leidenschaft für ein ganzheitliches Officemanagement kombiniert sie mit Fachkenntnissen in Projektmanagement, Social-Media-Marketing, Psychologie, systemischem Coaching, Teamentwicklung und Changemanagement. In ihren Trainings bringt sie diese Themen allen nahe, die ihre Skills im Officemanagement erweitern und vertiefen wollen.

Hinweise zum Leistungsnachweis und IHK-Zertifikat

• Um am lehrgangsinternen Leistungsnachweis teilnehmen zu können, müssen die Teilnehmer eine Anwesenheitsquote beim Lehrgang von mindestens 80% erfüllen.
• Um das abschließende IHK-Zertifikat zu erhalten, bereiten die Teilnehmer als Abschlusstest eine Abschlusspräsentation vor, die sie am letzten Kurstag direkt im Kurs durchführen und der Dozentin und den anderen Teilnehmern präsentieren.
• Die Teilnehmer erhalten nach Abschluss des Lehrgangs und bestandenem Abschluss das IHK-Zertifikat „Office-Manager*in“.

Technische Voraussetzungen

• PC, Apple Mac oder Tablet (ab 7 Zoll)
• mindestens Microsoft Windows 10 oder macOS 11 oder Android 10 oder iOS 11 oder iPadOS 13
• Headset (Kopfhörer mit Mikrofon)
• Webcam (dringend empfohlen)
• Internetzugang mit mind. 2 Mbps im Download und 1 Mbps im Upload