Erfolgreich und mit Plan an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen

Um Ihnen die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen etwas zu erleichtern, haben wir einen Acht-Stufen-Plan für Sie erstellt.

Allgemeines zu öffentlichen Ausschreibungen

In Zeiten wie diesen werden öffentliche Ausschreibungen als zweites Standbein für viele Unternehmen immer interessanter – schließlich ist der Markt für öffentliche Aufträge groß. Aufträge in der europäischen Union werden jährlich mit bis zu 1.9 Billionen Euro geschätzt, was einem Bruttoinlandsprodukt von 16 Prozent entspricht. Selbst das Marktvolumen bei nationalen öffentlichen Aufträgen beträgt bei einem Bruttoinlandsprodukt von 13 Prozent immerhin bereits rund 360 Milliarden Euro. Tendenz weiter steigend. Sie sehen, eine Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen kann sich also durchaus lohnen.
Um dem eigenen Angebot zum Erfolg zu verhelfen und die Chance auf den Zuschlag zu erhöhen, sollten sich Unternehmen mit den wesentlichen Anforderungen und vor allem den typischen Fehlerquellen bei der Angebotserstellung vertraut machen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die maßgeblichen Stufen einer öffentlichen Ausschreibung vor und geben Ihnen Tipps und Tricks zur Vermeidung von Fehlerquellen und zur Steigerung der Effizienz bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen und stellen Ihnen geeignete Services der IHK Auftragsberatungsstelle Baden-Württemberg hierfür vor.

Stufe 1 oder “ein bunter Strauß voller Möglichkeiten“ – wie finden Sie die für Ihr Unternehmen geeigneten Ausschreibungen?

Auf der Suche nach für Sie relevanten Ausschreibungen sind Ihnen bestimmt schon einige Webseiten, Magazine und Aushänge begegnet. Damit die Suche nach für Sie relevanten Ausschreibungen nicht der berühmten Nadel im Heuhaufen gleicht, ist es wichtig, dass Sie sich eine Strategie zurechtlegen, wie, wie oft und wo Sie auf die Suche gehen. Denn Sie möchten das Feld ja nicht Ihren Wettbewerbern überlassen.
Bei europaweiten Ausschreibungen werden Sie schnell fündig, denn hier besteht die Verpflichtung, diese auf einer einheitlichen Plattform namens TED (Tenders Electronic Daily) zu veröffentlichen.
Im Unterschwellenbereich also bei nationalen Ausschreibungen sind Auftragsbekanntmachungen auf den Internetseiten des Auftraggebers oder auf Internetportalen zu veröffentlichen. Zusätzlich können Auftragsbekanntmachungen in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder Fachzeitschriften veröffentlicht werden.
Auftragsbekanntmachungen auf Internetseiten des Auftraggebers oder auf Internetportalen müssen zentral über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können. Das bedeutet Sie brauchen in jedem Fall einen Plan um sich in diesem Sammelsurium zurechtzufinden. Wie gehen Sie also am besten vor?

Kostenfreie Strategie

  1. Nehmen Sie sich bewusst Zeit für die Recherche
  2. Suchen Sie nach geeigneten Oberbegriffen oder CPV-Codes
  3. Achten Sie auf die Fristen zur Angebotsabgabe
  4. Legen Sie sich eine Merkliste der für Sie geeignetsten Webseiten an
  5. Die meisten Bundesländer haben eigene Plattformen, auf denen Sie Ihre Ausschreibungen veröffentlichen, recherchieren Sie in unserem Artikel “Profitieren Sie von öffentlichen Ausschreibungen”
  6. Blocken Sie sich einen wöchentlichen oder auch täglichen Slot
  7. Nutzen Sie den kostenfreien IHK-Ausschreibungsdienst
  8. Lassen Sie sich finden: Nutzen Sie den kostenfreien Service
Praxistipp
Unternehmen können sich auch bei öffentlichen Auftraggebern proaktiv beispielsweise telefonisch melden und nach einer konkreten Vergabeabsicht und ggf. dem Zeitraum der Auftragsbekanntmachung fragen. Hintergrund ist, dass öffentliche Auftraggeber Ihre geplanten Beschaffungen bereits ein Jahr im Voraus im Haushaltsplan mit einem konkreten Zeitplan hinterlegen müssen.

Kostenpflichtige Strategie

  1. Sondieren Sie Ihr Leistungsportfolio
  2. Suchen Sie sich einen Anbieter, der die Recherche nach Ihren vorausgewählten Kriterien für Sie übernimmt
  3. Denken Sie an ein regelmäßiges Update – bzw. ggf. eine Anpassung Ihrer Suchkriterien
Wichtig ist, dass egal für welche Strategie Sie sich entscheiden, sich diese gut in Ihren beruflichen Alltag integrieren lässt und Sie die für Sie passenden Ausschreibungen finden können.

Stufe 2 oder “lohnt sich eine Teilnahme wirklich“? – die Teilnahmeentscheidung

In Stufe 2 haben Sie die bereits passende Ausschreibung für Ihr Unternehmen gefunden. Jetzt heißt es, die Unterlagen zu sichten und zu analysieren. Im Vorfeld jeder Angebotsabgabe sollten Sie sich dabei vielfältige Fragen stellen:
  1. Erfüllen Sie die Eignungskriterien?
  2. Können Sie die genannte Angebotsfrist einhalten?
  3. Können Sie den Auftrag allein stemmen? Oder benötigen Sie eventuell Subunternehmer, um Teilaufgaben zu erledigen? – sind diese überhaupt zugelassen?
  4. Entspricht die geforderte Leistungsbeschreibung Ihrem Leistungsprofil?
  5. Welche weitergehenden Verpflichtungen (durch etwaige Lastenhefte, Mindestlohn etc.) gehen Sie ein? Haben Sie hierfür Rückendeckung von der Geschäftsführung?
  6. Erfüllen Sie die in den Vergabeunterlagen angegebenen Mindestanforderungen?
  7. Können Sie die in den Vergabeunterlagen angegebenen Lieferzeiten einhalten?
  8. Brauchen Sie für die Teilnahme interne Genehmigungen oder müssen Sie bereits jetzt erste Prozesse anstoßen?
Darüber hinaus sollten Sie recherchieren, wie Ihre Auftragschancen stehen und welche Mitbewerber Sie bereits im Vorfeld ausmachen können. Wenn Sie die Zeit finden, dann erstellen Sie sich gerne eine Checkliste, die Sie bei der Teilnahmeentscheidung unterstützt oder bilden Sie ein Team.
Werfen Sie zusätzlich einen tiefgehenden Blick auf die geforderten Nachweise und prüfen Sie rechtzeitig, ob diese bereits vollständig vorliegen bzw. welche Nachweise Sie gegebenenfalls intern nachfassen oder sogar nachfordern müssen. Auch hierbei ist sicherlich der Zeitaufwand eine große Herausforderung. Beim Nachweismanagement im Liefer- und Dienstleistungsbereich unterstützen wir Sie gerne mit der Präqualifizierung Ihres Unternehmens. Denn wenn Ihr Unternehmen präqualifiziert ist, dann fällt die aufwändige Nachweissuche weg.
Um dieses Video ansehen zu können, müssen Sie Ihre Cookie-Einstellungen anpassen und die Kategorie „Marketing Cookies" akzeptieren. Erneuern oder ändern Sie Ihre Cookie-Einwilligung
In den Ausschreibungsunterlagen sind Fristen gesetzt, die Sie für die Angebotsabgabe unbedingt im Auge behalten sollten. Andernfalls riskieren Sie bereits sehr früh Ihren Ausschluss. Prüfen Sie genau, ob Sie diese Fristen unter Einhaltung Ihrer internen Prozesse und Vorgaben problemlos einhalten können und planen Sie falls möglich einen kleinen Puffer ein.

Stufe 3 oder “wie gehen wir es am besten an?“ Die Checkliste

Nachdem Sie Stufe 2 durchlaufen haben – stellen Sie fest, dass sich eine Teilnahme für Sie lohnen könnte. Was nun?
Wichtig ist, dass Sie sich einen Plan machen um alle internen Prozesse und Zeitfaktoren wie beispielsweise einzubindende Schnittstellen, Urlaubszeiten, eine Systemumstellung etc. bis zur Abgabe Ihres Angebots berücksichtigen zu können. Folgende Punkte sollten Sie berücksichtigen:
  1. Tracken Sie die Angebotsfrist
  2. Bestimmen Sie die Schnittstellen, die Sie für Ihr Angebot benötigen
  3. Informieren Sie die Schnittstellen über die Angebotsfrist (Praxistipp: Geben Sie eine kürzere Frist an, sodass Sie bei Zeitverzug durch die Schnittstellen noch einen Puffer haben)
  4. Lassen Sie sich regelmäßige Updates Ihrer Schnittstellen geben, sodass Sie ggf. nachjustieren können
  5. Haben Sie immer ein Auge auf das Vergabeportal, da hierüber etwaige Änderungen in den Vergabeunterlagen publiziert werden
  6. Kalkulieren Sie bei internationalen Projekt-Schnittstellen Themen wie Zeitverschiebungen und ggf. Feiertage etc. mit in Ihre Zeitmatrix ein
  7. Schreiben Sie sich die Mindestanforderungen aus den Vergabeunterlagen auf und kontrollieren Sie regelmäßig, ob diese berücksichtig werden können
  8. Notieren Sie sich die exakte Leistungsbeschreibung ggf. mit Lastenheften und tracken Sie, ob alle geforderten Punkte in Ihrer Angebotsmatrix berücksichtig sind
  9. Holen Sie sich notwendige interne Genehmigungen ein
  10. Geben Sie regelmäßige Status-Updates
Bereits an diesem Punkt sollten Sie sich Gedanken über geeignete Bieterfragen machen.

Stufe 4 oder “jetzt geht es um die Wurst“ – die Angebotserstellung

Sie haben sich einen Plan gemacht, Ihre Schnittstellen eingebunden, ggf. eine Matrix erstellt und sind nun bereit das Angebot mitsamt Preiskalkulation zu erstellen.
Jetzt kommt es darauf an, alle aus den Vergabeunterlagen geforderten Punkte in Ihr Angebot einzubauen. Dies kann aber nur erfolgreich funktionieren, wenn Sie keine offenen Fragen mehr bezüglich der Vergabeunterlagen und im speziellen der Leistungsbeschreibung haben.
Praxistipp
Generieren Sie für die Angebotserstellung ein Vier-Augen-Prinzip und lassen Sie nochmal jemanden drüber lesen und gleichen Sie ihr Angebot vor Abgabe nochmals genau mit den Anforderungen aus den Vergabeunterlagen ab.
Stellen Sie sich Kontrollfragen, die wie folgt lauten können:
  1. Stimmt die Leistungsbeschreibung in Ihrem Angebot mit den Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung in den Vergabeunterlagen exakt überein?
  2. Ist Ihre Preismatrix exakt so dargelegt worden, wie vom öffentlichen Auftraggeber gemäß den Vergabeunterlagen gefordert – enthält sie alle Angaben?
  3. Welche Fragen sind noch ungeklärt und bedürfen zwingend der Antwort des öffentlichen Auftraggebers?
  4. Stichwort: unzulässige Nebenangebote: Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie keine unzulässigen Nebenangebote mit einreichen
  5. Haben Sie alle geforderten Erklärungen vom zuständigen Personenkreis im Unternehmen unterschrieben und fristgerecht vorliegen?
  6. Wurden alle Kreuzchen auf den beiliegenden Formularen exakt vorgenommen? (Bsp.: Erklärung zur Einhaltung des Mindestlohns?)
  7. Liegen alle geforderten Zertifikate und Eigenerklärungen vor und sind diese noch gültig?
Diese Genauigkeit ist mühsam und zeitaufwendig, aber sehr wichtig, da anders als beim B2B Business formale Fehler im Angebot zum sofortigen Ausschluss im Vergabeverfahren führen. Denn Angebote, welche nicht alle in den Vergabeunterlagen geforderten Inhalte, Erklärungen und Preisangaben enthalten, können von der Ausschreibung ausgeschlossen werden, da sie nicht mit den anderen Angeboten der Wettbewerber vergleichbar sind.
Bitte beachten Sie auch, dass Sie die Vergabeunterlagen unter keinen Umständen, verändern, anpassen oder ergänzen dürfen. Dies führt in jedem Fall zum sofortigen Ausschluss Ihres Angebots.

Exkurs

Grundsätzlich ist der Auftraggeber verpflichtet, vor einem Ausschluss die Angebote genau zu prüfen und sorgfältig zu beurteilen. Für den Oberschwellenbereich sieht die Vergabeverordnung kurz VgV vor, dass es im Ermessen des Auftraggebers liegt, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachzufordern (vgl. § 56 Abs. 2 VgV). Er kann solche Nachforderungen im Vorhinein ausschließen, muss dies aber entsprechend bekanntgeben.
Im Unterschwellenbereich liegt es ebenfalls im Ermessen des öffentlichen Auftraggebers, ob er von einem Bieter Ergänzungen verlangt oder diesen direkt ausschließt (vgl. § 41 Abs. 2 UVgO). Auch hier muss er eine etwaige Nicht-Nachforderung der Unterlagen, Angaben etc. vorab in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen verankern.
Prüfen Sie die Vergabeunterlagen und die Auftragsbekanntmachung also auch unbedingt dahingehend und planen Sie einen ausreichenden Puffer für die Angebotsabgabe also das Hochladen des finalen Angebots oder in Ausnahmefällen für die postalische Abgabe ein, falls es zu technischen Schwierigkeiten oder dergleichen kommt oder es interne Verschiebungen gibt.

Stufe 5 oder “Fragen kostet nichts" – die Bieterfragen

Sie fragen sich jetzt bestimmt, wann soll ich denn überhaupt eine Bieterfrage stellen und was bringt mir das eigentlich konkret?
Bieterfragen sind bei Unklarheiten, Fehlern oder Defiziten in den Vergabeunterlagen vom Bieter zu stellen, um hierfür eine Aufklärung vom öffentlichen Auftraggeber zu verlangen. Dieser ist verpflichtet die entsprechenden Auskünfte bei rechtzeitiger Anforderung vor Ablauf der Angebotsfrist zu erteilen oder ggf. die Vergabeunterlagen zu überarbeiten oder zu korrigieren. Generell muss der öffentliche Auftraggeber dabei jede Bieterfrage und die entsprechende Antwort oder Ausführung allen Bewerbern unverzüglich, zum gleichen Zeitpunkt, in gleichem Umfang und in gleicher Weise unter Beachtung des Geheimwettbewerbs zugänglich machen. Öffentliche Auftraggeber dürfen nur im Ausnahmefall eine Bieterfrage individuell beantworten, und zwar dann, wenn sie offensichtlich ein individuelles Missverständnis eines Bieters oder dessen individuelle Informationsinteressen betrifft oder wenn die allseitige Beantwortung der Frage Betriebs- bzw. Geschäftsgeheimnisse verletzt oder die Identität des fragenden Bieters dadurch preisgegeben wurde.
Bei Bieterfragen spielt es grundsätzlich keine Rolle, wie kurzfristig die Frage vor dem Ablauf der Angebotsfrist eingeht. Reicht die Frist zur Angebotserstellung aufgrund der Korrektur oder Ergänzung nicht mehr aus, muss der Auftraggeber sie erforderlichenfalls angemessen verlängern.
Praxistipp
Halten Sie unbedingt nach Ihrer Registrierung immer die Bieterfragen sowie deren Beantwortung vom öffentlichen Auftraggeber im Auge, sodass Sie auf etwaige Anpassungen schnell reagieren können und Ihr Angebot immer auf dem aktuellen Stand ist. In der Regel erhalten Sie als registrierter Bieter auch automatisch eine Benachrichtigung, wenn Änderungen am Ausschreibungsverfahren vorgenommen bzw. neue Informationen bereitgestellt wurden.
Berücksichtigen Sie daher auch etwaige Urlaubs- und oder Krankheitszeiten von registrierten Mitarbeitern, sodass Sie die Antworten und Fragestellungen jederzeit einsehen können. Hier kann es sinnvoll sein eine allgemeine E-Mail-Adresse für das Team der Ausschreibungsbearbeitung anzulegen. Auf diese Weise haben alle mit der Ausschreibung betrauten Mitarbeiter immer Zugriff auf das Bietertool und bekanntlich sehen ja vier Augen mehr als zwei Öffentliche Auftraggeber dürfen unter Berücksichtigung einer angemessenen Frist die Möglichkeit Bieterfragen zu stellen befristen. Notieren Sie sich also auch unbedingt diese Frist in Ihrem Ablaufplan.

Stufe 6 oder “Alles hat ein Ende“ – die Angebotsabgabe

Jetzt wir es ernst! Herzlichen Glückwunsch, bald ist es vollbracht. Viele aufreibende Wochen der Abstimmungen, der internen Verhandlungen, der Preisgestaltung etc. liegen nun hinter Ihnen und vielleicht auch die ein oder andre schlaflose Nacht. Die Angebotsabgabe steht an.
Wichtig ist auf den letzten Metern jetzt nochmal alle Sinne beieinander zu halten und das finale Angebot erneut im Vier-Augen-Prinzip schrittweise auf mögliche fehlende Inhalte, Kreuzchen, Erklärungen, Unvollständigkeit, Unklarheit, fehlende Nachweise etc. durchzugehen, bevor Sie es dann final hochladen und die Abgabe besiegelt ist.
Praxistipp
Das Angebot sollte im besten Falle nicht erst eine Stunde vor Fristende in das Portal hochgeladen werden. Gerade wenn es zu IT-Problemen kommt, wird es ansonsten ziemlich eng. Besser ist die Angebotsabgabe ein bis zwei Tage vor Fristende (früher ist zwar immer besser; wenn es allerdings zu Änderungen an den Unterlagen kommt, muss ggf. auch das Angebot nochmals zurückgezogen und neu hochgeladen werden).
Halten Sie bei diesem Schritt auch immer die Kontaktdaten des Supports des Plattformanbieters bereit. Also stellen Sie sich erneut Kontrollfragen und haken Sie diese gedanklich ab:
  1. Nachweise: Sind alle geforderten Nachweise beigefügt, sind diese gemäß den Vorgaben aus den Vergabeunterlagen gültig und vollständig?
  2. Formblätter: Sind alle geforderten Formblätter ausgefüllt und alle Kreuzchen an den hierfür vorgesehenen Stelen gesetzt?
  3. Unterschriften: Wurden alle Unterschriften geleistet, die zu leisten sind? Haben die hierfür berechtigen Personen unterschrieben?
  4. Sicherheit: Steht ein IT-Experte bei etwaigen technischen Problemen beim Hochladen im Hintergrund zur Verfügung, falls möglich?
  5. Haben Sie die Kontaktdaten des jeweiligen Plattformanbieters griffbereit?
  6. Tracking: Wurden alle internen Prozesse eingehalten und ist dies auch dokumentiert?
  7. Vollständigkeit: Sind alle Angaben und Unterlagen vollständig gemacht worden
  8. Struktur; Klarheit: Ist das Angebot klar strukturiert und kann objektiv beurteilt werden?
  9. Leistungsbeschreibung: Gehen Sie auch diese nochmals im Detail durch
  10. Preismatrix: Auch hier unbedingt nochmals drüber gehen: Legen Sie Ihr Augenmerk auf die Preise aber auch auf die Bemerkungen auf dem Preisblatt, wie diese konkret abzugeben sind.
  11. Kontrolle: Speichern Sie Ihr finales Angebot auch unbedingt als solches final auf dem Laufwerk
Bevor Sie Ihr finales Angebot nun hochladen, ist es ratsam, dass Sie dieses sowie alle weiteren Unterlagen in einem finalen Ordner ablegen, sodass Sie immer wissen, welche Unterlagen denn konkret von Ihnen eingereicht worden sind und welches die finalen Versionen der einzelnen Dokumente sind.
Sie haben es geschafft! Herzlichen Glückwunsch!

Stufe 7 oder “Nach der Ausschreibung ist vor der Ausschreibung“ – die Analyse

Bestimmt kennen Sie den Spruch „es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen“ und dieser trifft auch auf die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen zu. Damit Sie hierfür eine Routine entwickeln und aus gemachten Fehlern lernen können ist es unabdingbar, dass Sie diese für sich notieren und im Team eine eigene Strategie zur Vermeidung entwickeln.
Denn Sie werden sehen, mit jeder Ausschreibung kommt mehr Routine dazu und nach ein paar Jahren haben Sie Ihre ganz eigene für Sie und Ihr Unternehmen passende Teilnahme-Strategie entwickelt.
Praxistipp
Setzen Sie sich nach jeder Ausschreibung mit Ihrem Team zusammen und erörtern Sie Dinge die gut gelaufen sind (das motiviert) und Dinge, die sie künftig besser machen sollten. Ja, das klingt mühsam ist aber tatsächlich sehr effektiv. Auf diese Weise werden Sie gemeinsam wachsen und erfolgreich werden.

Stufe 8 oder “Man lernt nie aus“ – die Weiterbildung

Auch das Vergaberecht bleibt vor Änderungen nicht verschont und entwickelt sich regelmäßig weiter – also bleiben Sie nicht stehen, sondern bilden Sie sich und Ihre Mitarbeiter regelmäßig weiter.
Die IHK-Auftragsberatungsstelle Baden-Württemberg unterstützt Sie hier gerne mit
  • geeigneten Veranstaltungen
  • Informationen
  • oder unserem kostenfreien Newsletter der Sie regelmäßig zu aktuellen Themen im Ausschreibungsmanagement und Vergaberecht informiert
  • oder rufen Sie die Auftragsberatungsstelle gerne an oder schreiben Sie eine E-Mail

Kontakt

IHK-Auftragsberatungsstelle Baden-Württemberg
Jägerstrasse 30, 70174 Stuttgart
Telefon: 0711/2005-1116
E-Mail: auftragsberatung@stuttgart.ihk.de
Zusammenfassend lässt sich also feststellen, dass der Markt für öffentliche Ausschreibungen riesig ist und auch, wenn die Teilnahme geübt sein will, mit einer geeigneten Strategie und Köpfchen gut zu bewältigen ist. Also zögern Sie nicht und wenden Sie Ihr Wissen an, denn: “Übung macht den Meister“.