E-Rechnungspflicht ab 2025 für B2B-Umsätze

Nach dem Wachstumschancengesetzes ist der Begriff E-Rechnung für Zwecke der Umsatzsteuer neu zu verstehen. Eine Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen für nationale B2B-Umsätze soll stufenweise bis 2028 umgesetzt werden. Der Empfang wird schon ab 2025 verpflichtend.

Was ist die künftige E-Rechnung?

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, dass dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Definition wurde in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-neu angepasst.
Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, werden künftig als “sonstige Rechnungen” im Umsatzsteuerrecht definiert. Darunter fallen beispielsweise die bisher als elektronische Rechnungen akzeptierten reinen Word- oder PDF-Formate. Rechnungsaussteller und -empfänger können eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungs-Format schließen (das genutzte Format muss die Extraktion der erforderlichen Angaben gem. Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).

Welche Unternehmen sind zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet?

In Deutschland ansässige Unternehmer, unabhängig von ihrer Größe, unterliegen die E-Rechnungspflicht (vgl. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu) auf alle ihre inländische B2B Umsätze (Business to Business, d.h. von Unternehmer zu Unternehmer). Voraussetzung für die E-Rechnungspflicht ist ein Inlandbezug: Sowohl Leistungsempfänger wie Leistungserbringer müssen in Deutschland ansässige Unternehmen sein.
Ausgenommen sind steuerfrei Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Auch für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrausweise kann weiterhin eine sogenannte sonstige Rechnung gestellt werden.
Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung (§19 Abs. 1 UStG) profitieren, sind auch ab 1. Januar 2028 zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet.

Ab wann gilt die neue Regelung?

Alle umsatzsteuerlichen Unternehmen müssen ab dem 1.Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung greift spätestens ab dem 1. Januar 2028. Große Unternehmen müssen früher umstellen. Bis einschließlich dem 31. Dezember 2027 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.
Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen geben:
  • Bis 2027 ist die Ausstellung von sonstigen Rechnungen (Papier, PDF) für alle Unternehmen möglich.
  • Bis 2028 ist die Ausstellung sonstiger Rechnungen für KMU (inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr bis zu 800.000 Euro möglich.

Hinweis für Rechnungsempfänger

Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller die o. g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen (z. B. durch eine Email-Adresse) und verarbeiten (z. B. durch einen Visualisierungstool) zu können.

Hinweis für Rechnungsaussteller

Leistungsempfänger dürfen für bereits ab 1. Januar 2025 erbrachte Leistungen selbst bestimmen, ob sie neben E-Rechnungen auch andere digitale Formate (z. B. PDF) akzeptieren. Bitte klären Sie daher mit Ihrem Geschäftspartner, wie viel Zeit für die digitale Umstellung eingeräumt wird.

Ist der bereits etablierte elektronische Datenaustausch (EDI) noch zulässig?

Entsprechend § 27 Abs. 39 Nr. 3 UStG-E bleibt das EDI-Verfahren bis zum 31. Dezember 2027 für die umsatzsteuerliche Rechnungsstellung anwendbar.
Das BMF hat mit dem Verbändeschreiben vom 2. Oktober 2023 erste Hinweise veröffentlicht, ob die bereits bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die Anforderungen an die neue E-Rechnung erfüllen. Auch zum weiteren Einsatz des EDI-Verfahrens äußert sich das BMF. Das vollständige Schreiben ist auf der Webseite des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. (DStBV) veröffentlicht. Mit weiteren Verlautbarungen der Finanzverwaltung wird im Laufe des Jahres 2025 gerechnet.

Weitere Informationen

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 13. Juni 2024 ein BMF-Schreiben-Entwurf zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025. Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreibens ist für Oktober 2024 geplant.

Veranstaltungen zur E-Rechnung

Sie möchten neben den Hintergründen zum rechtlichen Rahmen auch Praxishinweise für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen erhalten? Dann sind unsere Online-Seminare über die E-Rechnungspflicht genau das Richtige! Die Webinare finden regelmäßig statt. Jetzt passenden Termin finden und zum Webinar “Elektronische Rechnungsabwicklung mit ZUGFeRD und XRechnung” anmelden.
IHK-Newsletter
Bleiben Sie up to date zum Thema Recht und Steuern! Mit unserem kostenfreien Newsletter informieren wir Sie über aktuelle Themen und Veranstaltungen. Jetzt Rubrik “Recht und Steuern” auswählen und Newsletter abonnieren!