Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren

Die zunehmende Internationalisierung des Wirtschaftsverkehrs führt dazu, dass immer häufiger deutsche Unternehmen auch im Ausland tätig werden.

Möglichkeiten der Erstattung von ausländischer Umsatzsteuer

Mitarbeiter fahren zu Messen und Ausstellungen oder übernachten geschäftlich im Ausland; die Lastwagen deutscher Speditionen werden im Ausland vollgetankt. In diesen Fällen kommt es dazu, dass deutsche Unternehmen mit ausländischer Umsatzsteuer belastet werden.
Diese Umsatzsteuer kann anders als bei inländischen Rechnungen nicht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht werden.
Häufig ist nicht bekannt, dass es für eine erhebliche Anzahl von Ländern die Möglichkeit gibt, diese ausländische Umsatzsteuer im Rahmen des sogenannten "Umsatzsteuervergütungsverfahrens” erstattet zu bekommen:
  • innerhalb der Europäischen Union besteht diese Möglichkeit im Verhältnis zu allen Mitgliedsstaaten
  • außerhalb der Europäischen Union hängt dies davon ab, ob zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem jeweiligen Drittland ein zwischenstaatliches Abkommen, das die gegenseitige Erstattung regelt, besteht.

Materielle Voraussetzungen für die Inanspruchnahme des Vergütungsverfahrens

Das Vergütungsverfahren kann nur von Unternehmern im Sinne des Umsatzsteuerrechts in Anspruch genommen werden. Außerdem ist zu beachten, dass ein Unternehmer, der das Rückerstattungsverfahren beanspruchen will, in dem betreffenden Land:
  • nicht ansässig sein und
  • auch selbst keine steuerbaren, die Registrierung auslösenden Umsätze im Vergütungszeitraum in dem Land getätigt haben darf.
Insoweit geht das Erfordernis, sich dann gegebenenfalls umsatzsteuerlich registrieren zu lassen und die Vorsteuer hierüber geltend zu machen, dem Vergütungsverfahren vor.
Unschädlich für die Anwendung des Vergütungsverfahrens sind dabei allerdings in der Regel sonstige Leistungen, die zwar im betreffenden Ausland steuerbar sind, bei denen sich jedoch aufgrund der Anwendung des sogenannten “reverse-charge-Verfahren” die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger verlagert.
Im Vergütungsverfahren sind auch die Vorsteuerabzugsbeschränkungen zu beachten. In einer Reihe von Ländern gibt es materielle Einschränkungen des Vorsteuerabzugs. Insbesondere betrifft dies Vorsteuern, die im Zusammenhang mit Reisekosten angefallen sind; diese wirken auch im Vergütungsverfahren.
Für die Antragsabwicklung ist zwischen Anträgen in Drittlandstaaten und EU-Mitgliedstaaten zu unterscheiden:

Anträge ins Drittland

Antrag

Die Antragsstellung erfolgt direkt bei der ausländischen Erstattungsbehörde auf dem hierfür vorgesehenen Antragsformular. Das Bundeszentralamt für Steuern hält einige Kontakte und Anschriften der Erstattungsbehörden nebst Antragsformularen vor. Zu beachten, ist, dass das Formular in der jeweiligen Landessprache bzw. vom Land zugelassenen Sprachen ausgefüllt wird.

Vergütungszeitraum

Der Vergütungszeitraum beträgt in der Regel mindestens drei aufeinanderfolgende Kalendermonate, höchstens ein Kalenderjahr.

Originalrechnungen

Die im Antragsformular einzeln aufgeführten Vorsteuerbeträge müssen in der Regel durch Originalrechnungen belegt werden. Die Rechnungen müssen den formellen Anforderungen im Umsatzsteuergesetz des betreffenden Landes entsprechen.

Unternehmerbescheinigung

Der Antragsteller hat durch eine Bescheinigung des für ihn zuständigen Finanzamts nachzuweisen, unter welcher Steuernummer er eingetragen ist. Die Bescheinigung hat ein Jahr Gültigkeit ab Ausstellungsdatum. Ein Muster der Bescheinigung USt 1 TN kann auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums abgerufen werden ist beim Bundeszentralamt für Steuern abrufbar.

Mindestbetrag

In den einzelnen Drittstaaten gibt es bestimmte Mindestbeträge für jährliche oder vierteljährliche Vergütungen.

Antragsfrist

Ein Antrag auf Vergütung muss bei der zuständigen Behörde spätestens am 30. Juni des folgenden Jahres eingegangen sein. Achtung: Diese Frist ist derzeit kürzer als die Frist für EU-Anträge!

Dauer des Verfahrens

Grundsätzlich soll die zuständige Behörde innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags entscheiden. In der Praxis hat sich erwiesen, dass in einigen Ländern erheblich längere Zeiträume bis zur Rückerstattung des Vorsteuerbetrages abzuwarten sind. Die Auszahlung des Vergütungsbetrages erfolgt in der Regel durch Überweisung auf ein in- oder ausländisches Konto des Erstattungsberechtigten.

Anträge in Mitgliedstaaten der Europäischen Union

In jedem Mitgliedstaat ist ein elektronisches Portal eingerichtet, über das die in diesem Land ansässigen Unternehmen ihre Erstattungsanträge an die anderen Mitgliedstaaten einreichen können. In Deutschland wurde dieses elektronische Antragsportal beim Bundeszentralamt für Steuern eingerichtet. Details zu dem hierüber einleitbaren Antragsverfahren finden Sie beim Bundeszentralamt für Steuern.

Antragstellung/Einleitung des elektronischen Verfahrens

Ein im Inland ansässiger Unternehmer, dem in einem anderen Mitgliedstaat von einem Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt worden ist, kann über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bei der zuständigen Behörde dieses Mitgliedstaates einen Antrag auf Vergütung dieser Steuer stellen. Beantragt der Unternehmer die Vergütung für mehrere Mitgliedstaaten, ist für jeden Mitgliedstaat ein gesonderter Antrag zu stellen.
Anträge auf Vergütung von Vorsteuerbeträgen in einem anderen Mitgliedstaat sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung dem BZSt zu übermitteln (§ 18g UStG).
Für die Nutzung des BZSt-Online-Portals ( BOP) ist ein Zertifikat erforderlich. Inländische Unternehmer und deren Bevollmächtigte können ein bereits vorhandenes ELSTER-Zertifikat nutzen und sich mit diesen Zugangsdaten im BOP einloggen. Wenn noch kein Zertifikat vorhanden ist, empfiehlt das BZSt, das Zertifikat durch die Registrierung in Mein ELSTER zu erwerben. In dem Vergütungsantrag ist die Steuer für den Vergütungszeitraum zu berechnen.

Antragsfrist

Der Vergütungsantrag ist bis zum 30. September des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen. Für die Einhaltung der Frist nach Satz 1 genügt der rechtzeitige Eingang des Vergütungsantrags beim BZSt.

Mindestbetrag

Der Vergütungsbetrag muss mindestens 50 Euro betragen oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entsprechen. Der Unternehmer kann auch einen Antrag für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten stellen, wenn der Vergütungsbetrag mindestens 400 Euro beträgt oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entspricht.

Antragsinhalt

Der Unternehmer hat in dem Vergütungsantrag Folgendes anzugeben:
  • den Mitgliedstaat der Erstattung
  • Name und vollständige Anschrift des Unternehmers
  • eine Adresse für die elektronische Kommunikation
  • eine Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmers, für die die Gegenstände bzw. Dienstleistungen erworben wurden, auf die sich der Antrag bezieht
  • den Vergütungszeitraum, auf den sich der Antrag bezieht
  • eine Erklärung des Unternehmers, dass er während des Vergütungszeitraums im Mitgliedstaat der Erstattung keine Lieferungen von Gegenständen bewirkt und Dienstleistungen erbracht hat, mit Ausnahme bestimmter steuerfreier Beförderungsleistungen (vgl. § 4 Nr. 3 UStG), von Umsätzen, für die ausschließlich der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, oder innergemeinschaftlicher Erwerbe und daran anschließender Lieferungen im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG
  • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer (St-Nr.) des Unternehmers
  • seine Bankverbindung (inklusive IBAN und BIC).
Neben diesen Angaben sind in dem Vergütungsantrag für jeden Mitgliedstaat der Erstattung und für jede Rechnung oder jedes Einfuhrdokument folgende Angaben zu machen:
  • Name und vollständige Anschrift des Lieferers oder Dienstleistungserbringers
  • außer im Falle der Einfuhr die USt-IdNr. des Lieferers oder Dienstleistungserbringers oder die ihm vom Mitgliedstaat der Erstattung zugeteilte Steuerregisternummer
  • außer im Falle der Einfuhr das Präfix des Mitgliedstaats der Erstattung
  • Datum und Nummer der Rechnung oder des Einfuhrdokuments
  • Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung
  • Betrag der abziehbaren Steuer in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung, Seite 14
  • gegebenenfalls einen (in bestimmten Branchen anzuwendenden) Pro-rata-Satz
Art der erworbenen Gegenstände und Dienstleistungen aufgeschlüsselt nach Kennziffern:
  1. Kraftstoff
  2. Vermietung von Beförderungsmitteln
  3. Ausgaben für Transportmittel (andere als unter Kennziffer 1 oder 2 beschriebene Gegenstände und Dienstleistungen)
  4. Maut und Straßenbenutzungsgebühren
  5. Fahrtkosten wie Taxikosten, Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel
  6. Beherbergung
  7. Speisen, Getränke und Restaurantdienstleistungen
  8. Eintrittsgelder für Messen und Ausstellungen
  9. Luxusausgaben, Ausgaben für Vergnügungen und Repräsentationsaufwendungen
  10. Sonstiges. Hierbei ist die Art der gelieferten Gegenstände bzw. erbrachten Dienstleistungen anzugeben.
Soweit es der Mitgliedstaat der Erstattung vorsieht, hat der Unternehmer zusätzliche elektronisch verschlüsselte Angaben zu jeder Kennziffer zu machen (sogenannte Subcodes), wenn dies auf Grund von Einschränkungen des Vorsteuerabzugs im Mitgliedstaat der Erstattung erforderlich ist.

Hinweis:

Für die Vergütung sind grundsätzlich die materiellen Vorschriften des Vergütungslandes maßgeblich. Vorsteuern auf bestimmte Kosten können nicht in allen Mitgliedstaaten gleichermaßen geltend gemacht werden. Die meisten Staaten kennen sogenannte Vorsteuerausschlüsse. Das betrifft insbesondere den Bereich der Repräsentationskosten sowie Reisekosten und Aufwendungen für Unterbringung und Verpflegung. Aber auch im Bereich der Kfz-Aufwendungen existieren zum Teil weitreichende Vorsteuerausschlüsse.

Rechnungskopien

Beträgt die Bemessungsgrundlage in der Rechnung oder dem Einfuhrdokument mindestens 1.000 Euro (bei Rechnungen über Kraftstoffe mindestens 250 Euro), hat der Unternehmer elektronische Kopien der Rechnungen oder der Einfuhrdokumente (als eingescannte Originale) dem Vergütungsantrag beizufügen, wenn der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht.

Tätigkeitsbeschreibung

Der Erstattungsstaat kann vom Unternehmer verlangen, in dem Antrag eine Beschreibung seiner unternehmerischen Tätigkeit anhand des harmonisierten Codes vorzunehmen. Er kann außerdem zusätzliche Angaben im Vergütungsantrag fordern. Informationen über die Antragsvoraussetzungen der einzelnen Mitgliedstaaten stellt das BZSt in einer Präferenzliste EU-Staaten zur Verfügung.

Prüfung der Zulässigkeit durch das Bundeszentralamt

Die dem BZSt elektronisch übermittelten Anträge werden vom BZSt als für das Vorsteuer-Vergütungsverfahren zuständige Behörde auf ihre Zulässigkeit vor-geprüft. Dabei hat das BZSt ausschließlich festzustellen, ob
  • die vom Unternehmer angegebene Umsatzsteueridentifikationsnummer bzw. Steuernummer zutreffend und ihm zuzuordnen ist und
  • der Unternehmer ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer ist.

Weiterleitung an den Mitgliedstaat der Erstattung

Stellt das BZSt nach Durchführung der Vorprüfung fest, dass der Antrag insoweit zulässig ist, leitet es diesen an den Mitgliedstaat der Erstattung über eine elektronische Schnittstelle weiter. Mit der Weitergabe des Antrags bestätigt das BZSt, dass
  • die vom Unternehmer angegebene USt-IdNr. bzw. StNr. zutreffend ist und
  • der Unternehmer ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer ist.
Die Weiterleitung an den Mitgliedstaat der Erstattung hat innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags zu erfolgen.

Übermittlung einer Empfangsbestätigung

Das BZSt hat dem Antragsteller eine elektronische Empfangsbestätigung über den Eingang des Antrags zu übermitteln.

Verzinsung

Der Vergütungsbetrag ist grundsätzlich zu verzinsen, wenn die Auszahlung nicht innerhalb von vier Monaten und zehn Tagen nach Eingang des Vergütungsantrags erfolgt ist

Hilfestellungen bei der Abwicklung von Vorsteuervergütungsanträgen

Die Abwicklung von Vorsteuervergütungsverfahren bedeutet aufgrund deren Formalisierung einen nicht unerheblichen Aufwand. Aus diesem Grund bieten die Auslandshandelskammern deutschen Unternehmen ein spezielles Serviceangebot, indem sie die Vergütungsanträge direkt vor Ort abwickeln. Die Kontaktdaten der Auslandshandelskammern sowie Informationen zu den Konditionen finden Sie nach Ländern sortiert im Internet unter www.ahk.de.
Die Informationen in dieser IHK-Information wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt zusammen gestellt. Eine Haftung für die Richtigkeit kann dennoch nicht übernommen werden.
Bitte verstehen Sie dieses Information als eine Orientierungshilfe. Eine (steuerliche) Beratung können und dürfen wir Ihnen nicht anbieten. Bitte wenden Sie sich bei weitergehenden Fragen an einen Steuerberater bzw. an das für Sie zuständige Finanzamt.