Österreich – Arbeitseinsätze von Mitarbeitern

Meldepflichten, Einhaltung der Lohn- und Arbeitsbedingungen und Benennung eines Vertreters: Hier finden Sie eine Übersicht, worauf Sie achten müssen, wenn Sie Mitarbeiter nach Österreich entsenden.

Meldepflichten

Deutsche Unternehmen, die Ihre Mitarbeiter für zeitlich befristete Einsätze nach Österreich entsenden, müssen diese vor Arbeitsaufnahme bei der Zentralen Koordinationsstelle für die Kontrolle der illegalen Beschäftigung melden. Nachträgliche Änderungen müssen unverzüglich mit der jeweiligen Änderungsmeldung der Zentralen Koordinationsstelle mitgeteilt werden.

Meldeplattform

Die Meldung der entsandten Mitarbeiter erfolgt ausschließlich über die elektronische Meldeplattform des Bundesministeriums für Finanzen anhand der elektronischen Formulare ZKO3.
Die Meldung enthält Angaben zum Arbeitnehmer, Arbeitgeber und zum Arbeitseinsatz in Österreich.

Unterlagen

Während der Dauer der Entsendung müssen folgende Unterlagen in Papierform oder in elektronischer Form am Einsatzort in Österreich zugänglich sein:

Meldeunterlagen

  • eine Kopie der Entsendemeldung ZKO 3 und die Meldung über etwaige nachträgliche Änderungen (Änderungsmeldung)
  • Unterlagen über die Anmeldung der Arbeitnehmerin / des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung, A1 Bescheinigung
  • sofern für die Beschäftigung im Sitzstaat des Arbeitgebers eine behördliche Genehmigung erforderlich ist, muss auch diese bereit gehalten werden

Lohnunterlagen

  • Arbeitsvertrag oder Dienstzettel (entweder in deutscher oder in englischer Sprache)
  • Lohnzettel
  • Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege
  • Lohnaufzeichnungen
  • Arbeitszeitaufzeichnungen
  • Unterlagen betreffend die Lohneinstufung zur Überprüfung, dass die in Österreich geltenden Lohnbedingungen während des Einsatzes eingehalten werden

Meldungen auf Vorrat (zusammengefasste Meldungen)

Meldungen auf Vorrat oder zusammengefasste Meldungen sind nur in zwei Fällen möglich:
  • bei konzerninternen Entsendungen kann eine Rahmenmeldung für einen Zeitraum bis zu drei Monaten vorgenommen werden
  • bei Mehrfacheinsatz eines Arbeitnehmers, der zur Erfüllung mehrerer gleichartiger Dienstleistungsverträge entsandt wird, sofern die Erfüllung der Dienstleistungsverträge in einem engen örtlichen und zeitlichen Zusammenhang erfolgen

Ausnahmen

Tätigkeiten von geringem Umfang und von kurzer Dauer sind nicht meldepflichtig. Das sind insbesondere
  • geschäftliche Besprechungen ohne Erbringung von weiteren Dienstleistungen
  • die Teilnahme an Seminaren und Vorträgen ohne Erbringung von weiteren Dienstleistungen
  • die Teilnahme an Messen und messeähnliche Veranstaltungen, ausgenommen der Vorbereitungs- und Abschlussarbeiten für die Veranstaltung (Auf- und Abbau der Ausstellungseinrichtungen und An- und Ablieferung des Messegutes)
  • der Besuch von und die Teilnahme an Kongressen und Tagungen

Ansprechperson vor Ort und Aufbewahrung der Unterlagen

Während des Einsatzes muss eine Ansprechperson genannt werden, die vor Ort ist und den als Verbindungsstelle zwischen dem entsendenden Unternehmen und den österreichischen Behörden fungiert.
Der Ansprechperson kann entweder der entsandte Mitarbeiter selbst sein, sofern nur ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen entsandt wird, oder ein in Österreich berufsmäßig zur Parteienvertretung befugten Person (AHK Österreich, Steuerberater, Rechtsanwalt, Wirtschaftstreuhänder, Notar etc.)
Die Unterlagen müssen während der Dauer des Einsatzes in Österreich entweder bei dem Mitarbeiter, also am Einsatzort, oder bei der Ansprechperson aufbewahrt werden. Wenn das entsendende Unternehmen ein Zweigniederlassung oder eine Tochtergesellschaft in Österreich hat, können auch diese zur Aufbewahrung der Unterlagen gewählt werden.
Einhaltung der Lohn- und Arbeitsbedingungen
Während des Zeitraums der Entsendung müssen die in Österreich geltenden Lohn- und Arbeitsbedingungen eingehalten werden. Diese werden in den österreichischen Kollektivverträgen geregelt. Eine Übersicht der Kollektivverträge und den wichtigsten Inhalten zu Mindestlöhnen und Arbeitszeit finden Sie hier.

Dienstleistungserbringung

Wenn ein deutsches Unternehmen Dienstleistungen in einem in Österreich reglementierten Beruf erbringen möchte, muss es vor Arbeitsaufnahme eine Dienstleistungsanzeige beim Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort beantragen. Die Dienstleistungsanzeige dient als Nachweis dafür, dass das Unternehmen in seinem Herkunftsland zur Ausübung der Dienstleistung befähigt und ordnungsgemäß zugelassen ist. Der Nachweis erfolgt in Form der sogenannten EU Bescheinigung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 98 KB), die von der IHK Rhein-Neckar ausgestellt wird. Die Dienstleistungsanzeige muss jedes Jahr erneuert werden, sofern Einsätze in Österreich geplant sind. Die Erneuerung der Dienstleistungsanzeige wird in das Dienstleistungsregister eingetragen.

Sozialversicherung

Der entsandte Arbeitnehmer unterliegt in Deutschland weiterhin dem Sozialversicherungsrecht, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
  • der entsandte Arbeitnehmer ist gewöhnlich in Deutschland aktiv
  • der Arbeitnehmer ist EU Bürger
  • es handelt sich um eine Entsendung
  • die Beschäftigung muss im Voraus zeitlich begrenzt sein und darf 24 Monate nicht überschreiten.
Als Nachweis für die Sozialversicherungspflicht in Deutschland dient die Bescheinigung A1, die von der zuständigen Krankenkasse ausgestellt wird. Der Sozialversicherungsnachweis berechtigt dazu, in Österreich sozialversicherungsrechtliche Leistungen zu beantragen.

Steuerpflicht

Mehrwertsteuer

Bei der grenzüberschreitenden Dienstleistungserbringung innerhalb der EU gilt der Grundsatz des sogenannten “reverse charge” Prinzip, das heißt die Steuerschuldnerschaft wird vom Leistungserbringer auf den Leistungsempfänger verlagert, sofern es sich beim Leistungsempfänger um ein Unternehmen oder eine Körperschaft des öffentlichen Rechts handelt. Ausländische Unternehmen, die in Österreich weder Wohnsitz noch eine Betriebsstätte haben und Umsätze tätigen, die nicht auf den Leistungsempfänger übertragen werden können, sind verpflichtet, sich in Österreich umsatzsteuerlich zu registrieren.

Einkommenssteuer

Grundsätzlich gilt bei der Besteuerung der Arbeitnehmer die 183-Tage Regelung nach der ein Arbeitnehmer, der nach Österreich entsandt wird, nach deutschem Recht besteuert wird, sofern er sich weniger als 183 Tage im Lauf eines Kalenderjahres in Österreich aufhält. Wenn die Vergütung des Arbeitnehmers durch eine Betriebsstätte oder feste Einrichtung in Österreich getragen wird, richtet sich die Besteuerung des Arbeitnehmers nach dem österreichischen Steuerrecht. Die Definition der Betriebsstätte wird im Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Republik Österreich (PDF) geregelt.