Recht

Die Mahnung im Geschäftsverkehr

Unter Mahnung versteht man eine bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen.

Ziel der Mahnung

Ziel des Mahnwesens ist es, die dem Unternehmen zustehenden Gelder möglichst termingerecht einzutreiben. Außenstände schränken die Liquidität des Gläubigers ein. Gleichzeitig müssen unter Umständen für nicht termingerecht erfolgte Zahlungen Kredite aufgenommen werden. Dies verursacht zusätzliche Kosten. Darüber hinaus besteht die Gefahr eines Forderungsausfalls. Die Mahnung ist rechtlich erforderlich, damit der Schuldner in Verzug kommt (§ 286 Abs. 1 Satz 1 BGB: „Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritte der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.“). Ab diesem Zeitpunkt muss er dann den gesamten Verzugsschaden ersetzen, der in erster Linie aus den später erwachsenden Anwaltskosten (Rechtsverfolgungskosten) und den Zinsen besteht. Allerdings ist im Verkehr zwischen Kaufleuten (also denjenigen, die in das Handelsregister eingetragen sind) eine Mahnung als Voraussetzung für die Geltendmachung von Zinsen nicht erforderlich (§ 353 Satz 1 HGB).

Eintritt des Verzuges

Der Verzug tritt ein, wenn der Schuldner die Forderung bei Fälligkeit nicht bezahlt und auf die Mahnung nicht reagiert. Kurz gesagt: Verzug liegt nur bei vom Schuldner zu vertretendem „Nichtleisten“ trotz Fälligkeit und Mahnung vor. Der Schuldner kommt nicht in Verzug, solange die Leistung infolge eines Umstandes unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat, § 286 Abs. 4 BGB (kein Verzug ohne Verschulden). Dies bedeutet im Einzelnen: Um eine Forderung gel­tend machen zu können, muss diese also fällig sein. Die Fälligkeit ergibt sich aus den zwischen Gläubiger und Schuldner getroffenen Absprachen, seien es vertragliche Vereinbarungen oder vom Vertragspartner akzeptierte Allgemeine Geschäftsbe­dingungen. Sobald eine Forderung fällig geworden ist, kann der Gläubiger Zahlung verlangen. Der Schuldner kommt somit grundsätzlich dann in Verzug, wenn er fällige Rechnungen nicht bezahlt und er hierfür einzustehen hat; außerdem muss ihn der Gläubiger durch Mahnung zur Zahlung besonders aufgefordert haben.

Verzögerungsschaden

Kommt der Schuldner in Verzug, kann der Gläubiger Ersatz des Verzögerungsschadens verlangen. Eine Ersatzpflicht besteht für alle zur Rechtsdurchsetzung sachdienlichen Maßnahmen, z.B. Klageerhebung. Der Anspruch auf Ersatz des Verzögerungsschadens tritt neben den Leistungsanspruch.
Als Mindestschaden können Verzugszinsen geltend gemacht werden. Der Verzugszinssatz beträgt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, § 288 Abs.1 S.2 BGB.
Bei Rechtsgeschäften zwischen Unternehmern und bei Rechtsgeschäften, an denen die öffentliche Hand beteiligt ist, beträgt der Zinssatz für die Entgeltforderung neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, § 288 Abs.2 BGB.
Der Basiszinssatz, geregelt in § 247 BGB, wird jeweils zum 01. Januar und 1. Juli eines Jahres neu festgelegt. Informationen zum aktuellen Basiszinssatz sowie einen Zinsrechner finden Sie im Internet.

Zu ersetzen sind die Kosten von Mahnschreiben, sofern die Mahnung nach Eintritt des Verzugs erfolgt ist und eine zweckentsprechende Maßnahme der Rechtsverfolgung darstellt. Die Kosten der den Verzug begründende Erstmahnung kann der Gläubiger nicht ersetzt verlangen, weil sie nicht durch den Verzug verursacht worden sind. Inwieweit die Kosten eines Inkassobüros dem Grund und der Höhe nach als Verzugsschaden erstattungsfähig sind, ist in der Rechtsprechung umstritten.
Neben dem Anspruch auf Verzugszinsen hat jeder Gläubiger einer Entgeltforderung, bei Verzug des Schuldners, wenn dieser kein Verbraucher ist, außerdem einen Anspruch auf Zahlung einer Pauschale in Höhe von 40,00 €. Die Pauschale ist allerdings auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist, § 288 Abs.5 BGB.

Form

Die Mahnung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann schriftlich, mündlich oder auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Gesetzlich erforderlich ist nur eine einzige Mahnung, bis zu drei Mahnungen je nach Bonität des Kunden entsprechen jedoch der kauf­männischen Gepflogenheit.

Inhalt eines Mahnschreibens und Beispiele

  • Erste Mahnung:
    Im Allgemeinen wird die erste Mahnung zwar unmittelbar nach der Feststellung der Nichtzahlung, gleichwohl aber in der höflichen Form einer „Zahlungserinnerung“ erfolgen (vgl. Formulierungsbeispiel. Nr. 1 in der Anlage). Eine Fristsetzung ist nicht nötig, ebenso wenig die Androhung bestimmter Folgen. Es genügt, wenn der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt.
  • Zweite Mahnung:
    Ist innerhalb von 14 Tagen nach der ersten Mahnung keine Zahlung eingegangen, so könnte eine zweite Mahnung erfolgen. Inhaltlich kann diese als „Mahnung“ formuliert werden, mit der ausdrücklichen Bitte, nunmehr der Leistungspflicht innerhalb einer bestimmten Frist nachzukommen (vgl. Formulierungsbeispiel Nr. 2 in der Anlage).
  • Dritte Mahnung:
    Nach weiteren 14 Tagen ohne Zahlungseingang kann dann eine dritte und letzte Mahnung erfolgen. Sie wird in unmissverständlicher Weise eine letzte Frist zur Zahlung setzen und die gerichtliche Verfolgung der Forderung in Aussicht stellen (vgl. Formulierungsbeispiel Nr. 3 in der Anlage).
Allgemein gilt zu beachten, dass die Mahnungen die Angabe von Datum und Nummer der Rechnung und des Lieferscheins sowie der Fälligkeit beinhalten sollte. Dies dient der Eindeutigkeit und schafft dem Schuldner Klarheit darüber, welcher einzelne Rechnungsposten vom Gläubiger angemahnt wird.

Bei Erfolglosigkeit

Gerichtliches Mahnverfahren nach §§688 ff. ZPO

Reagiert der Schuldner auf die Mahnung(en) nicht, so kann der Gläubiger gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen und einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen. Das gerichtliche Mahnverfahren ist aber nur zulässig bei fälligen und nicht von einer noch zu erbringenden Gegenleistung abhängigen Ansprüchen auf Zahlung einer bestimmten Geldsumme in inländischer Währung.
Die Einzelheiten des gerichtlichen Mahnverfahrens haben wir hier zusammengestellt.

Ausnahmen von der Notwendigkeit einer Mahnung

Eine Mahnung ist nicht erforderlich,
  • wenn „für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist“ (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Es genügt daher die Bestimmung „8. Kalenderwoche“, „3 Wochen nach Ostern“.
  • wenn die Leistung an ein vorhergesehenes Ereignis anknüpft, z.B. „Bezahlung 2 Wochen nach Lieferung“, „Lieferung 3 Wochen nach Abruf“, „60 Tage nach Rechnungsstellung“, „1 Jahr nach Baubeginn“ (§ 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB: „Der Mahnung bedarf es nicht, wenn der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung in der Weise bestimmt ist, dass sie sich von dem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt.“).
  • wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert (§ 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB).
  • wenn aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzuges gerechtfertigt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 4 BGB). Darunter können besonders eilbedürftige Leistungspflichten (z.B. Reparatur eines Wasserrohrbruches) fallen, bei denen eine förmliche Mahnung sinnlos und kontraproduktiv ist. Ferner sind darunter auch die Fälle zu fassen, in denen der Schuldner von sich aus zu verstehen gibt, dass er zu einem bestimmten Termin leisten will und gleichwohl nicht leistet (sog. Selbstmahnung des Schuldners).
  • wenn der Schuldner einer Entgeltforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung seiner Zahlungspflicht noch nicht nachgekommen ist (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB: „Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung leistet.“). Zu beachten ist jedoch, dass diese Regelung für Geschäfte mit Verbrauchern (§ 12 BGB: „Verbraucher ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu einem Zweck abschließt, der weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden kann.“) nur dann gilt, wenn der Verbraucher in der Rechnung oder Zahlungsauffor­derung besonders auf den Eintritt des Verzuges hingewiesen worden ist (§ 286 Abs, 3, S.1, 2.Hs BGB). Den Zugang der Rechnung hat im Streitfall der Gläubiger zu beweisen. Ist jedoch der Zugang der Rechnung unsicher, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug (§ 286 Abs. 3, S.2, letzter Hs. BGB).
  • wenn der Schuldner auf eine Mahnung verzichtet hat.
  • wenn im Verkehr zwischen Kaufleuten (also denjenigen, die in das Handelsregister eingetragen sind) Zinsen geltend gemacht werden (§ 353 Satz 1 HGB).

Tipps für die betriebliche Organisation des Mahnwesens

Um das Mahnwesen besser im Griff zu behalten, können folgende Maßnahmen ergriffen werden:
  • Rechnungsstellung unmittelbar mit der Lieferung der Ware oder der Ausführung der Dienstleistung
  • Anbieten von Skonti als Anreiz für eine kurzfristige Zahlung
  • Beifügen von weitgehend ausgefüllten Zahlungskarten bei der Rechnung zur Erleichterung für den Kunden
  • Laufende Terminkontrolle der Zahlungsfristen von Rechnungen und Mahnungen

Formulierungsbeispiel Nr. 1: Erste Mahnung

Zahlungserinnerung
Rechnung Nr. .. vom ...
Sehr geehrte ...,
auf unsere o.a. Rechnung haben wir noch keinen Zahlungseingang feststellen können.
Falls Ihrer Aufmerksamkeit unsere o.a. Rechnung entgangen ist, haben wir Ihnen eine Kopie unserer Rechnung beigefügt. Wir bitten Sie, die Regulierung nachzuholen und sehen dem Eingang ihrer Zahlung entgegen.
Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Formulierungsbeispiel Nr. 2: Zweite Mahnung

Mahnung
Rechnung Nr. ... vom ...
Sehr geehrte ...,
leider haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom ... nicht reagiert. Wir bitten Sie daher, den überfälligen Betrag in Höhe von ... bis zum ... auf unser Konto zu überweisen. Sofern Sie den Termin nicht einhalten, werden wir Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen.
Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Formulierungsbeispiel Nr. 3: Dritte Mahnung

Letzte Mahnung
Rechnung Nr. ... vom ...
Sehr geehrte ...,
trotz unserer schriftlichen Erinnerungen vom ... und vom ... konnten wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang feststellen.
Zur Zahlung offen sind folgende Beträge:
Rechnungsbetrag: ... Euro
Verzugszinsen (... %) ... Euro
Mahnkosten: ... Euro
Summe: ... Euro
Wir bitten Sie daher letztmalig, den fälligen Betrag bis zum ... auf unser Konto zu überweisen.
Nach fruchtlosem Ablauf dieser Frist werden wir ohne erneute Aufforderung gerichtliche Schritte gegen Sie einleiten.

Mit freundlichen Grüßen