International

Checkliste Auslandsmessen

Einstieg

(Zeitleiste 12-9 Monate vorher)
  • Exportfähigkeit der eigenen Produkte prüfen (wenn die Exportfähigkeit nicht gegeben ist, sollte von einer Teilnahme an einer Auslandsmesse abgesehen werden)
  • Definition der Messeziele:
    • Positive Beeinflussung der Firmenimages
    • Präsentation neuer Produkte
    • Konkurrenzfähigkeit überprüfen
    • Vorstellung neuer Produktentwicklung
    • Überprüfung der Produkt- und Sortimentsgestaltung
    • Pflege bestehender Kontakte
    • Schaffung neuer Kontakte
    • Vertretersuche
    • konkrete Verkaufsabschlüsse
  • Auswahl einer Wirtschaftsregion
  • Auswahl einer bestimmten Messe
  • Informationen sammeln über:
    • den Markt
    • die Messe
  • Fördermöglichkeiten durch Bund oder Länder
  • Wenn keine Förderung gewährt, Teilnahme als Einzelaussteller
  • Messebudget festlegen

Planung

(Zeitleiste 9-6 Monate vorher)
  • Bestimmen des Messekoordinators innerhalb des Unternehmens
  • Anmeldung beim Veranstalter
  • Firmeninterne Vorbereitung für:
    • Exponate
    • Prospekte
    • Werbemaßnahmen
  • Reiseplanung
  • Persönliche Vorbereitung

Vorbereitung

(Zeitleiste 6-3 Monate vorher)
  • Standplan
  • Standbau
  • Standausstattung (Grafik, Design)
  • Standbesetzung
  • Transport (Spedition)
  • Kontakte am Messestandort suchen (Botschaft, AHK)
  • Besucherwerbung
  • Detaillierte Kostenplanung erstellen:
    • Grundkosten (Standmiete, Energie, Anmeldegebühren)
    • Kosten für Standbau und -gestaltung (Grafik, Dekoration)
    • Kosten für Standservice und Kommunikation (Fremdpersonal, Bewirtung, Werbung, Katalog, Telefon, Telefax)
    • Kosten für Transport (Spedition, Versicherung, Verpackung)
    • Personal- und Reisekosten
    • Kosten für Messevorbereitung und -nachbereitung (Mitwirkung anderer
      Abteilungen, spezielle Produktentwicklung)
  • Reiseplanung (Flugbuchung, Hotelbuchung, Visum, Impfungen)
  • Information über Land und Leute

In letzter Minute

  • Planung überprüfen
  • Sicherheitspaket zusammenstellen Kopien der wichtigsten Unterlagen anfertigen (Aufträge, Bestellungen, Proforma-Rechnungen)
    • Grafiken
    • Prospekte
    • Geschäftskarten
    • Namensschilder
    • Werbegeschenke
    • Finanzen
    • Formulare (Tagesberichte, Auftragsformulare)
  • Reiseplanung im Unternehmen bekanntgeben
  • Standbetrieb vorbereiten (Personal, Bewirtung)

Am Messeplatz

  • Kontrolle des Standbaus
  • Kontrolle des Ausstellungsgutes
  • Kontakt mit Veranstalter
  • Registrierung
  • Kontakt mit offiziellen deutschen Vertretungen
  • Kontakt zu potentiellen Kunden
  • Kontakt zu Medien
  • Einarbeitung des Standpersonals

Während der Messe

  • Beobachten des Messegeschehens
    • Einzugsgebiet der Messe
    • Ausstellerstruktur
    • Qualität der Besucher
    • Konkurrenz
  • Besucherkontakte
  • Verkaufsgespräche
  • Tagesberichte
  • Verbleib der Exponate

Nacharbeit und Auswertung

  • Kundenanfragen beantworten
  • Informationen an Besucher
  • Presseinformationen
  • Abrechnung/Budgetüberprüfung
  • Überprüfung der gesetzten Ziele
  • Auswertung (Kosten-Nutzen)
  • Konsequenzen